責任計劃

責任計劃是一項遵循美國國稅局（IRS）規定的計劃，用於向員工報銷不計入收入的業務費用。這意味著報銷不需要預扣稅或W-2報告。然而，這些費用必須與業務相關，才能納入一個負責任的計劃。...

什麼是負責任的計劃(an accountable plan)？

責任計劃是一項遵循美國國稅局（IRS）規定的計劃，用於向員工報銷不計入收入的業務費用。這意味著報銷不需要預扣稅或W-2報告。然而，這些費用必須與業務相關，才能納入一個負責任的計劃。

關鍵要點

負責任的計劃是補償員工工作相關成本的過程。
負責任的計劃不需要納稅，因為它們不被視為一種工作補償形式。
只有當成本與業務相關、報告準確，並且超額報銷被退回時，才能將其視為責任計劃的一部分。
如果報銷的費用被認為是不負責任的，那麼它將由國稅局徵稅。超額資金一般必須在120天內歸還。

責任計劃的工作原理

責任計劃不同於非責任計劃。如果企業的報銷計劃不符合美國國稅局對責任計劃的要求，則該計劃是非責任計劃，費用報銷被視為員工薪酬的一部分，因此需要扣繳，並且必須在員工的W表上報告。

根據美國國稅局的規定，在一個負責任的計劃下，如果費用是與業務相關的，並且得到了充分的核算，則可以報銷。此外，超過實際成本的支付金額必須在規定的時間內返還給公司。員工發生的與業務相關的費用包括差旅、餐飲、住宿、娛樂或交通等。員工必須有記錄地充分說明費用，併在合理期限內退還任何超額報銷。

僱主不需要向國稅局提交他們計劃的細節，但他們必須能夠證明他們符合責任計劃的要求。

僱主通常能夠使用比國稅局公佈的更嚴格的責任計劃要求。

責任計劃的要求

問責計劃的要求是，這些計劃與業務有關，僱員費用應以合理和及時的方式充分計入僱主，任何超額報銷必須在合理的時間內退還僱主。

對於被視為與業務相關的費用，它們必須（寬鬆地）滿足以下要求：費用必須在受僱期間發生，並且個人費用和業務費用之間的任何費用都應適當地進行核算，僱主和僱員分擔費用。一個常見的例子是用於商務旅行的私人汽車：在這種情況下，員工可能需要說明在個人交通和工作相關交透過程中產生的里程，並適當分攤成本。

充分的會計核算通常需要第三方確認，以證明員工的資金與業務有關。收據是第三方證明的一種常見形式，員工將使用收據來證明其資金申請的合法性。不過，這一規定也有例外，包括金額低於75美元的非住宿費用、符合國稅局每日津貼標準的餐費報銷以及難以獲得官方付款證明的交通費用，如出租車、地鐵和公共汽車。一般來說，對超額償還資金的返還預期是，這些資金在支付後120天內返還給僱主。