什么是预付款(imprest)？

定额备用金是企业用来支付日常小额开支的现金账户。定额备用金中的资金定期补充，以保持固定余额。“定额备用金”一词也可指为特定目的向某人提供的预付款。

关键要点

• 定额备用金是指一家公司维持的一种现金账户，用于支付小额的附带费用或日常开支。
• 定额备用金账户中有一个固定账户余额，在提取工资、差旅费或零用金等项目的款项时，根据需要予以退还。
• 由于其小而固定的性质，易于监测，定额备用金劝阻未经授权或奢侈的开支。

预付款的工作原理

最有名的预付款是零用现金账户，当支票不实用或不方便时，用于支付小额交易。这样的账户在现场有固定数额的现金，可以用来报销员工和支付小额开支。零用现金资金通常由保管人处理，保管人负责监控账户并向员工发放现金，而员工则提供与业务相关的收据。

定额备用金还可用于支付员工工资、股息、员工差旅和奖金。支付这些支出后，资金通常由公司主要银行账户的资本偿还。

定额备用金阻止使用未经授权的支出，因为这些资金被指定用于特定用途。因此，定额备用金通常定期支付相同金额的款项，理想情况下，在自动补充相同金额的款项之前，使账户接近零余额。这个系统可以更容易地监控费用，标记差异，并最终发现欺诈行为。

定额备用金制度

定额备用金制度包括以下步骤：

• 设立小额现金基金，有一定数额的现金。这是记录在公司的分类账上的。
• 通过零用金支付的任何费用必须与收据一起记录。
• 基金定期补充 以支付收据维持固定余额。
• 该基金受到密切监测 预期现金（基于文件）和实际现金之间的任何差异。如果存在任何差异，将对其进行调查。

预付款的未来

随着公司越来越依赖电子交易，定额备用金制度正逐渐失宠。使用公司信用卡通常比预付款更容易，因为前者提供交易的电子文档，并且不需要补充任何流出的资金。