会议是集体交流的过程，几个人聚在一起讨论他们的业务或其他相关的事情。议程和会议记录都是会议的重要组成部分。这两项都很重要，因为议程规定了要讨论的议题，会议纪要规定了所有讨论的报告。

议程(agenda) vs. 分钟(minutes)

议程和会议记录的主要区别在于，议程是会议前准备的清单，其中包含所有要讨论的主题，并且是将来时态，而会议记录是会议结束时准备的结论。

议程被认为是会议前准备的清单，其中包含了所有需要在会议上讨论的重要议题。它将发送给所有成员，并仅由主席批准。它让成员了解将要讨论的内容。

会议记录是会议讨论的全部议题的记录；会议结束后由秘书编制，经委员批准后由主席确认。它很重要，因为它包含了会议上发生的一切细节。

议程与会议记录对照表

什么是议程(agenda)？

议程是一个计划，其中包括了会议期间必须讨论的议题和活动。会议议程由秘书制定，并在会前分发给各成员。它从来不是用现在时态或过去时态写的，而是用将来时态写的，因为它是事先准备好的。

议程应包括的重要事项：

1. 位置
2. 日期
3. 时间安排
4. 主题
5. 主题描述
6. 分配给每个主题的时间
7. 每个成员的姓名

议程的重要性

1. 说明目标：议程的主要目的是详细说明会议的目标。如果会议的每个成员都不清楚会议的目标，就会造成混乱。从而解决了这一问题。
2. 准备时间：它让成员有时间准备和了解会议将要讨论的活动的所有信息。因此，他们没有理由没有时间准备。
3. 保持焦点：议程减少了所有的时间浪费，并保持了会议的焦点，这样每件事都应该在不浪费太多时间的情况下进行适当的讨论。

什么是分钟(minutes)？

会议记录或会议纪要，是对会议期间发生的所有事情的详细记录。会议结束后，由秘书与全体成员讨论后作出的会议结论。与议程不同的是，会议记录从不使用将来时态或现在时态。它总是用过去时写的，这背后的原因是它是在会议结束后准备的。

应包括的项目：

1. 会议的时间和日期
2. 成员姓名
3. 所有的话题都讨论得很详细。
4. 作出的决定

会议记录很重要，原因如下：

1. 法律保护和证明：记录所有讨论的主题和讨论过的活动；因此，如果需要办理任何法律手续，就可以起到法律保护的作用。
2. 提供指导：它提供指导，因为它包含所有活动和主题的详细信息，以及会议上作出的决定。
3. 在讨论了所有方面之后，在进行必要的更改时提供帮助。
4. 这节省了很多时间，因为每个人都知道自己的角色。
5. 这对那些因故错过会议的人是有帮助的。因此，他们通过它获得所有的知识。

议程和会议记录的主要区别

1. 议程是会议顺序的详细清单；它是一份包含必须讨论的主题的声明，而会议记录则是所有讨论内容的会议记录。
2. 议程对主席和成员来说是很有用的，因为他们可以提前知道讨论的所有议题，而会议记录则是会议中讨论过的任何问题的重要证据和证明。
3. 会议议程由秘书在会前编制，经主席批准后发给委员；会议纪要由秘书在会后编制，经委员批准，最后由主席确认。
4. 议程本身没有任何记录簿，因此记录在会议通知中，而会议记录簿称为会议记录簿。
5. 由于它的准备议程总是用将来时态写的，而会议记录是在最后准备的，所以它总是用过去时态写的。

结论

会议议程和会议纪要都是重要的，因为议程奠定了会议的基础，会议纪要完成了会议的进程。此外，议程对成员和主席都很有帮助，因为他们有时间准备要讨论的议题，并在会议开始前了解这些议题；另一方面，如果任何成员忘记或需要了解会议期间发生的一切，会议记录起着重要作用。

参考文献

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388