吉娜·特拉帕尼

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你的配偶在办公室的Outlook中储存了一些联系人，你在Gmail和家里电脑的通讯录中也有一些联系人。您如何协调您的假日卡列表？谷歌电子表格就是这样。

我们中的一些人仍然很守旧，可以“喘息”发送蜗牛邮件节日贺卡，甚至可以“喘息”一次，用一支真正的钢笔自己写，他们仍然可以使用技术来组织。今天，我简要介绍了如何使用谷歌电子表格创建节日卡片列表并进行协作，并加入了一些额外的邮件合并和标签打印。

导出您的联系人

无论您的联系人住在哪里，无论是Gmail、Outlook还是Thunderbird，您的通讯簿都肯定支持导出功能。从每个地址源将地址列表导出为CSV（逗号分隔文本文件）文件。原始CSV需要稍加修改，才能进入谷歌电子表格。使用文本导入在Excel中打开它。请务必将分隔符设置为逗号，否则将造成混乱。

一旦你的通讯录在Excel中打开，开始清理。将您的列表缩小到您想要删除假日卡的人，并删除您不需要的邮件栏，如电子邮件、便笺、**号码等。在以下六个字段中进行拍摄：

名字、姓氏、街道地址、城市、州、邮编

让您的CSV文件保持打开状态。

将您的列表放入谷歌电子表格

点击这个极其简单的公共假日卡片列表电子表格。任何使用Google帐户登录的人都可以查看，但您只能编辑自己的副本，因此请选择文件-&gt；从菜单中复制电子表格以**您自己的可写副本。

我在这个谷歌电子表格中添加了一些示例条目以供说明，所以在开始之前请随意删除这些条目。

现在是有趣的部分，这部分让我想把每一个谷歌电子表格开发人员亲切地按在我的怀里（以一种非常柏拉图式的、虚拟的、隐喻的方式）：选择本地Excel电子表格中的单元格，点击Ctrl-C将其复制到剪贴板，然后将它们粘贴到谷歌电子表格中，然后砰的一声，每样东西都以你所期望的方式进入单个细胞。它很神奇。

对所有导出的通讯簿CSV文件进行清洗、冲洗和重复操作，直到您在工作表中获得所需的所有名称和地址。完成后，点击Google电子表格协作选项卡，邀请您的配偶查看和编辑此表格。通过这种方式，她可以做同样的事情，并将其他人添加到列表中。

你会注意到我在地址信息后面加了几个栏：“Received 2005”、“Send 2006”、“Received 2006”。看，这里你要跟踪你的假日卡的来来往往，那么明年呢？你不必再经历这整个繁琐的事情了。

一旦您的假日卡列表由ball and chain和您自己最终确定并安全存储在Google云中，直到明年，从文件菜单选择导出>.xls并将最终的电子表格保存到磁盘。

但你说吉娜。难道我不能一直从桌面上的主Excel电子表格工作吗？为什么要让谷歌参与进来？

好吧，蚱蜢，通过谷歌电子表格，你可以与其他发送节日贺卡的同胞进行协作，还可以检查谁在什么时候给你发了什么。所以，当一些意想不到的人在办公室给你的妻子寄卡片时，她可以登录，添加他们的姓名和地址。然后，回到家里，你就可以在最后一刻发一封新的“天哪，我忘了这些人了”的邮件。

选项1：打印您自己的标签

现在你已经建立了你的名单，是时候处理一些卡片了。要打印您自己的邮件标签，请下载一个Word模板，如图所示，每个投递员20份（遗憾的是，这需要Internet Explorer下载）。我知道。）

在Word中打开那个坏男孩，然后从“工具”菜单中选择“邮件合并”。从这里开始，只需跟随Office向导即可。当需要导入地址时，请选择上面保存的.xls文件。一定要点击“映射字段”，告诉Word合并时哪些字段是什么。

显然，您需要拿起一包邮件标签打印出来（此模板适用于Avery 8161和5161）。或者你可以像我一样便宜，把它们打印在纸上，然后贴在你的卡片上。你的邮件列表越大，标签就越有价值。

选项2：让美国邮政为您发送这些卡片

或者，美国邮政服务为懒散和/或忙碌的人提供了一个非常好的选择：将你的电子表格连同照片（或选择其中一张）一起上传到他们的网站，然后他们打印出定制的节日卡，并邮寄给你。这张照片非常适合忙碌的父母，他们想用最少的麻烦发送孩子们的最新快照。

我自己也没试过，但我哥哥去年就试过了，他除了好话什么也没说。卡片的质量很好，价格合理，而且不会出现剪纸或印刷危机。这项服务被称为NetPost，虽然这个网站并不是世界上最直观的导航工具，但你还是应该避免自己被那些卡片、信封、标签和邮票弄得乱七八糟。

另见：

这篇文章的灵感来自Lifehacker的读者Donn，他问读者如何处理他的卡片列表。与往常一样，在这场讨论中有大量精彩的回应，包括：

• scornish的G表用法与我们在这里描述的非常相似。
• rogerkaplan的高级Excel和Word邮件合并技巧让我的简单电子表格蒙羞。
• andyjoe16使用Gmail的notes字段来区分谁得到了卡，谁没有。
• Ryan每年都会更新一个Access数据库，这是他为婚礼请柬而创建的。
• 杰克逊对Plaxo及其Thunderbird插件发誓。

谢谢大家的好主意。这个假期你是如何协调和合作的？请在评论中告诉我们。

《生活黑客》的编辑吉娜·特拉帕尼（Gina Trapani）正逐渐被基于浏览器的办公套件所吸引。她的半周专题片《极客生活》每周三和周五在Lifehacker上播出。订阅Geek to Live订阅源，在您的新闻阅读器中获得新的分期付款。