复印机、扫描仪、数码相机和打印机都是很好的工具。它们使我们很容易复制家谱文件和记录，这样我们就可以把它们带回家，在闲暇时研究它们。因此，许多研究家族史的人从未认识到手工复制信息的重要性——即提取和转录的技术。

虽然影印和扫描非常有用，但抄本和摘要在家谱研究中也占有重要地位。成绩单，逐字逐句的副本，提供了一个长的、复杂的或难以辨认的文件的易读版本。对文件的仔细、详细分析也意味着我们不太可能忽视重要信息。摘要或总结有助于展示文件的基本信息，特别是对于土地契约和其他具有重要“样板”语言的文件。

抄写家谱文献

用于家谱目的的抄本是原始文件的精确副本，可以是手写的，也可以是打字的。这里的关键词是准确的。所有内容都应该完全按照原始源代码中的内容呈现——拼写、标点符号、缩写和文本的排列。如果一个单词在原文中拼写错误，那么它应该在你的抄本中拼写错误。如果你正在抄写的契约每两个字都大写，那么你的抄写也应该大写。扩展缩写、添加逗号等可能会改变原文的含义——随着研究中发现更多证据，您可能会更清楚地理解原文的含义。

通过多次阅读录音开始转录。每一次，笔迹都可能更容易阅读。有关处理难读文档的其他提示，请参见破译旧笔迹。一旦您熟悉了文档，就应该对演示文稿做出一些决定了。有些人选择精确地复制原始页面布局和行长，而另一些人则通过在打字脚本中换行来节省空间。如果您的文档包含一些预打印文本，例如重要记录表单，您还可以选择如何区分预打印文本和手写文本。许多人选择用斜体表示手写文本，但这是个人的选择。重要的是，你要做的区别，你包括一个关于你的选择在你的转录开始注意。e、 g.[注：文本的手写部分以斜体显示]。

添加评论

有时，当您在抄写或摘录文档时，您会觉得需要插入注释、更正、解释或澄清。也许你想包括一个名字或地方的正确拼写，或一个难以辨认的单词或缩写的解释。这是可以的，只要您遵循一个基本规则-您添加的任何未包含在原始文档中的内容都必须包含在方括号中[如下所示]。不要使用括号，因为这些括号经常出现在原始资料中，可能会导致混淆材料是出现在原始资料中，还是由您在转录或摘要时添加的。括号内的问号[？]可以替代无法解释的字母或单词，或者替代有疑问的解释。如果您觉得有必要更正拼写错误的单词，请将正确的版本放在方括号内，而不是使用[sic]一词。对于普通的、易读的单词，这种练习是不必要的。它在有助于口译的情况下最为有用，例如人名、地名或难读单词。

转录提示：如果您使用文字处理器进行转录，请确保已关闭拼写检查/语法正确选项。否则，软件可能会自动更正您试图保留的拼写错误、标点符号等！

如何处理难以辨认的内容

当墨水污渍、书写不良和其他瑕疵影响原始文档的易读性时，在[方括号]中做一个注释。

• 如果您对某个单词或短语不确定，请在方括号内用问号标出。
• 如果一个单词太不清楚而无法阅读，则用方括号中的[难以辨认]替换。
• 如果整个短语、句子或段落不可读，请注明段落长度[难以辨认，3个单词]。
• 如果单词的一部分不清楚，则在单词中包含[？]以表示不清楚的部分。
• 如果你能读懂足够多的单词进行猜测，你可以给出一个部分难以辨认的单词，不清楚的部分后跟一个用方括号括起来的问号，如cor[nfie？]ld。
• 如果一个单词的某个部分模糊或缺失，但您可以使用上下文来确定该单词，只需将缺失部分包含在方括号内，无需问号。

更多需要记住的规则

• 抄本通常包含整个记录，包括页边空白注释、标题和插页。
• 姓名、日期和标点符号应始终完全按照原始记录中的文字（包括缩写）进行转录。
• 记录过时的信笺及其现代等价物。这包括长尾巴、单词开头的ff和刺。
• 按照《芝加哥风格手册》的建议，使用拉丁语单词[sic]，意思是“如此书写”，并采用适当的形式（斜体字并用方括号括起来）。不要用[sic]来表示每个拼错的单词。它最好用于原始文档中存在实际错误（不仅仅是拼写错误）的情况。
• 复制上标，如“Mary”，否则，您可能会更改原始文档的含义。
• 包括原始文档中出现的划线文本、插入、下划线文本和其他更改。如果您不能准确地表示文字处理器中的更改，请在方括号内附上说明。
• 用引号将抄本括起来。如果你在一个较大的文本中包含一个抄本，你也可以选择遵循芝加哥风格惯例手册中由缩进段落隔开的长引号。

最后一点非常重要。只有向原始来源添加引用，才能完成转录。任何阅读你作品的人都应该能够使用你的文档轻松找到原作，以防他们想要进行比较。你的引证还应该包括抄写的日期，以及你作为抄写者的姓名。