借方票据是向债务人提供有关未偿债务信息的文件。它们由贷款人或债权人发行,用于通知即将开具发票的债务,或提醒之前已开具发票且当前未偿付的债务。虽然发票也是对所欠债务的正式通知,但不被视为借项通知。
典型的借项通知单采用信函或某种类型的文件格式,由公司实施,作为提醒。当发票未在期限内支付时发出的催款函通常使用简单的“提醒”信函格式,提醒人们注意所欠金额尚未支付的事实。随着时间的推移,余额仍未支付,票据的措辞可能会从友好的提醒转变为付款要求。
一些公司选择使用非字母的借项票据格式。取而代之的是,票据的形式可能是明信片或类似于发票的付款单。装箱单包括交付货物的费用明细表,这是借记单的一个例子,借记单不是信函格式,但包含买方欠卖方多少钱的信息。
本文件的主要功能是向买方提供第二份文件,提醒买方注意债务。有时,当发票放错地方或从未送达买方时,这会有所帮助,因为该文件为买方提供了他或她结算未偿债务所需的一切。
同时,重要的是要注意,借项票据不是正式发票。本说明不一定包括任何有关付款条件的信息,也不一定提供卖方可接受的付款方式的详细信息。注释中包含卖方的联系信息(如邮寄地址、电话号码或电子邮件地址)并不少见。
客户可能永远不会收到借项通知单。除非卖方定期发出借项通知单,作为开具已交付货物和服务发票的前提,否则及时支付未付发票的任何客户都不太可能需要任何类型的催款单提醒其账户已到期付款。
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