如何建立办公室档案系统(establish an office filing system)
步骤
- 1决定归档系统。不管它是什么，它必须是有意义的，这样你就能确切地知道每一张纸在哪里。你的选择是：按字母顺序。当你的大部分文件都是客户、病人或顾客的名字时，这个系统是最好的。主题或类别：大多数文件系统都是按主题或类别组织的，如果设置正确，效果会很好，但如果设置不正确，也可能最令人困惑。数字/时间顺序。当你的文件主要由编号或注明日期的材料，如采购订单或收据组成时，这是最好的选择。
- 2在文件抽屉里放上挂着的文件夹。悬挂的文件夹永远不会被移除，就像马尼拉信封的支架一样，你将从抽屉中取出。
- 3.按类别将你的论文分成几堆。如果一堆的高度超过一英寸或两英寸，将其划分为子类别。如果一堆太薄，将其与另一堆合并并重命名。这些纸堆的名称应该可以很容易地确定每一张纸放进哪一堆。
- 4.将每一堆放在马尼拉文件夹中，并清楚地贴上标签。最好使用标签位于中间而不是交错的文件夹，因为这样会使文件看起来更整洁。
- 5将马尼拉文件夹放入悬挂文件夹中。对于大多数文件，常规挂起的文件夹可以使用，但对于厚文件或必须划分为子类别的文件，请使用框底文件夹。你可以按照自己的意愿对文件夹进行排序，但大多数人在这一点上使用字母系统。
- 6用与马尼拉文件夹相同的名称标记悬挂文件夹。将所有塑料标签放在文件夹的左侧，除非您使用的是横向文件柜。对于横向文件，如果打开抽屉时从左到右，而不是从前到后，请将标签放在右侧。
- 7.在文件附近放置悬挂文件夹和马尼拉文件夹，这样，如果你发现自己有一张不属于现有文件夹的纸，就可以轻松添加文件夹。避免文件夹太厚或太薄。如果你决定需要重新分类，你可能还想重新标记文件夹和重新分发论文。
- 8在年底，移除所有文件夹，用相同的类别名称标记新的马尼拉文件夹，并将其放入文件中。浏览旧文件夹，查看是否需要将任何内容传输到当前文件，并将其余内容放入存档中。
- 你可能会对文件进行颜色编码，使用电脑打印文件标签，或者以其他方式使文件更具吸引力。然而，当你不得不做出改变时，比如添加一个文件夹，如果你发现你的文件夹颜色不对，或者不得不手写一个文件标签，你会不高兴。最好保持简单。
- 发表于 2022-03-25 21:57
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- 分类：教育
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