信件样本

给雇主的说服信样本

给政府的说服信样本

给教授的说服信样本

第1部分第1/4部分：准备写信

1. 把你的想法说出来。在开始写信之前，先进行头脑风暴。确保它陈述了你想要什么，为什么你想要它，为什么它应该被批准，以及任何反对你的论点。这真的是你想要的话题吗？把你的想法写下来可以帮助你清楚地起草你的信，充分理解你在这个话题上的立场。从这个开始：我想说服我的听众达到我的目的。把我的听众和你想说服的人交换一下，把我的目的和你想说服他们做的事情交换一下。在你确定了这一点之后，问问自己：为什么？列出你希望观众做你想让他们做的事情的原因。在你头脑风暴的原因，排序的重要性。将所有重要的细节放在一列中，然后将所有不太重要的细节放在另一列中。这一步有助于缩小推理范围，从而强调相关的突出点。

2. 我知道你的目的。确保你确切地知道你想要什么或需要什么。你想完成什么？你想发生什么？当你确定自己的目标时，想想你能提供的任何解决方案。

3. 现在是你的读者。分析和理解你的读者将有助于你决定如何构建你的信。如果可能的话，确定你的读者是否同意你，不同意你，或者是中立的。这将有助于你决定你的论点的每一方应该有多少分量。试着找一个真实的人给你写信。他们是谁，他们到底有什么力量来帮助你？他们将如何改变你的想法？他们会转达你的抱怨吗？你应该如何称呼他们？他们是高级还是职务？根据他们的立场与他们交谈。试着发现读者对你的话题有什么看法和偏见。你和你的读者之间可能会产生什么分歧？你怎么能恭敬地提出反驳？找出你的读者对这个话题的担忧。他们可以分配的资金有限吗？他们是否直接受到主题的影响？他们需要多少时间来考虑你的文件？想想你的读者在你的论点中需要什么样的证据才能被说服。

4. 4.研究这个话题。有效的说服信包含支持该立场的事实证据和信息。确保考虑多个观点。不要只研究你的一面；提到相反的观点和事实。使用事实、逻辑、统计数据和轶事证据来支持你的主张。不要站出来说对方错了；相反，当你解释为什么你的地位更强大，值得注意时，要尊重他人。

第2部分第2部分，共4部分：字母格式

1. 1使用块格式。商务信函有特定的格式。如果操作得当，格式就不会以这样或那样的方式影响读者。然而，如果操作不当，格式会对你产生不良影响，读者可能会把它扔到一边。首先，使用单间隔、分块的段落。左对齐每个段落；换句话说，不要像散文或散文那样缩进段落。在每段之间留一行。使用标准字体，通常为Times New Roman或Arial，大小为12。

2. 2正确填写信头地址。首先在左上角输入你的地址。不要写你的名字——只需输入街道地址、城市、州和邮政编码。您还可以在单独的线路上提供电话号码和电子邮件。如果你住在英国，地址在右边。跳过一行。键入日期。写出月份的名称，然后给出日期和年份。跳过一行。2013年6月4日提供收件人的姓名和地址。试着找一个特定的人给你写信。跳过一行。

3. 3.在信的开头打个招呼。公认的做法是先用“亲爱的”这个词开头，再加上对方的名字。请确保键入时拼写正确。姓名应与信头地址中的姓名匹配。称呼对方时，使用他们的头衔（先生/女士/博士/小姐/等）和姓氏。如果你不确定一个女人的偏好是什么，请把她称为“女士”。请在后面加一个冒号。在问候语和第一段之间留一行。亲爱的布朗博士：

4. 4.在信中附上结束语。在选择结束语时，要考虑文章的语气。有些东西，比如谢谢，相当标准，而另一些东西，比如问候，则更友好。决定你的信是否需要正式或友好的结尾。无论你选择什么，第一个单词都应该大写，而后面的单词则不能。在结束语后加逗号。选择尊重你的，更正式的。真诚、亲切的问候、谢谢，或者你的真诚，是正式商务电子邮件的标准。最好的，最好的问候，或者祝你有一个愉快的一天，都是不那么正式和友好的。在输入你的名字之前，跳过4行，留下签名的空间。非常感谢。

第三部分第三部分，共四部分：写信

1. 1.简洁。有说服力的信件必须简短、礼貌。忙碌的人很少读这样一封信，如果它超过一页或如果语气恶劣。不要太罗嗦。尽量使用清晰、整洁的句子。不要离题，不要提供不必要的信息、旁白和轶事。避免过长的句子。确保使用强有力的陈述句。你的写作应该简洁、中肯、易读。不要把段落写得太长。不要把太多的信息塞进书里，以至于你失去了读者，偏离了重点，或者让你的观点难以理解。坚持相关信息，当你开始一个新想法时，改变段落。

2. 2.在前两句话中陈述你的主要观点。从一句友好的开场白开始，然后直奔主题。在前两句话中陈述你的需要（即你的主要观点）。这一段可能只有2-4句话。

3. 3.在第二段中强调你的要求的重要性。在这一段中，概述你的担忧、要求或要求。你还没有给出具体的理由、支持或分数；相反，你要充分解释你的立场、你的关切或要求的参数，以及为什么它足够重要，需要采取行动。记住要保持逻辑性、礼貌性和事实性。避免过度情绪化的语言，不要要求采取行动，或对你写信给的人或公司或对方粗鲁。

4. 4在接下来的段落中支持您的请求。接下来的几段应该通过提供背景信息和细节来证明你的立场。确保它们符合逻辑、事实、合理、实用和合法。不要把你的吸引力仅仅建立在情感、信仰或个人欲望上。不要用长篇大论让读者厌烦；快速准确地切入要点。你可以使用几种不同的策略来实现这一点：引用统计数据和事实来吸引读者的理性。确保你的统计数据和事实来自可靠、受尊重的来源，并且你在真实地使用它们，而不是断章取义。一定要引用消息来源。引用支持你观点或不同意对方观点的专家的话。这些专家应该在各自的领域受到尊重，并有资格就此问题发表意见。提供一个你的请求应该被批准的理由。告诉某人他们需要做某事并不是一种非常有效的说服技巧，但向他们解释为什么你认为应该做某事可以帮助他们改变主意。解释当前的情况以及为什么需要改变。为您的职位和要求提供详细信息、规格和限制。谈谈与你的请求有关的过去的努力，或者没有采取任何行动。举例说明与你的职位相关的推荐信。想想你能提供的任何其他证据，说明你的立场为何重要。记住要限制你在文章中的内容。简单地陈述你的情况。不要过于详细，但要包括所有要点。只选择最相关的统计数据、专家和推荐。

5. 5.向对方申诉。有效说服的一个关键是解决对方的问题。你想预测读者可能遇到的任何反驳、反对或问题，以便在信中加以说明。找到与反对派的共同点，或者为自己的立场提供有力的支持。确保公开承认你与对方立场的差异。不要试图隐藏它们；这削弱了你的论点。相反，强调与对方共享的价值观、经验和问题。避免做出评判性的陈述。这会给你的信增添太多情感，降低你的逻辑吸引力。过于消极和评判可能会阻止对方同意你的观点。

6. 6.复述你的请求以结束这封信。最后重申你的要求或观点。在这一段中，你可以提出解决方案或行动要求。告诉读者，你将通过电话、电子邮件或亲自跟进这些信件。以一个有力的句子结尾，这将有助于说服读者站在你这边，或者至少从你的角度看得更清楚。提供你自己的解决方案或帮助。同意妥协，或在中间相遇。展示你已经做了什么或准备做什么来应对这种情况。

第四部分第四部分共四部分：进行最后润色

1. 1检查错误。糟糕的语法和拼写错误的单词会给人留下糟糕的第一印象。你希望读者关注你的想法和要求，而不是你信中的错误。在寄出这封信之前，请再读几遍。大声读这封信，听听它的发音。如果需要，让人检查你的文字拼写（或在软件中使用拼写检查器）。

2. 2.签名。如果你是邮寄信件而不是发送电子邮件，那么你需要在信上签名。这既可以使你的信件个性化，也可以验证你的信件。

3. 3如果需要，在正式信函中抄送其他关键人员。如果公司或其他组织的其他人需要看这封信，请给他们寄一份副本。这意味着打印并发送多封带有原始签名的信件。

4. 4自己留一份。始终保留一封信作为自己的记录，以及你何时寄信以及寄信人。在问题解决之前，写下你的后续工作记录。

• 正式点。如果你使用健谈或非正式的语言，读这封信的人不会相信你。正式语言也比毫无意义的俚语更有礼貌！
• 使用奉承。你试图说服的人宁愿帮助对他们友善的人。
• 继续话题。注意不要添加与当前问题无关的随机信息。相反，要坚持相关事实并保持简单。用事实来描述。
• 只有当你有一套非常明确的步骤、行动或建议时，才能在中间段落中使用要点。
• 用标准的英文书写。这不是文本或社交媒体；这是一封正式的信。速记、俚语和表情符号会让你被忽视。
• 根据公司或机构的类型调整你的观点。非营利组织的想法可能与大公司不同。
• 不要把读者当作他们欠你的东西和索取的东西。相反，在保持信件友好和专业的同时说服他们。
• 使用情绪化的词语。它给人一种你想让读者感受到的感觉。