特定类型的信息需要特定类型的信息传递。你可以通过当面传递情感信息和保留电子邮件中的事实来避免大多数沟通问题。
发送一封包含鼓舞士气的消息的电子邮件可能会破坏它本应给予的鼓舞,而花时间亲自向某人传达基本事实是浪费和低效的。公司的杰弗里·詹姆斯(Geoffrey James)建议面对面地传递情绪化的好消息或坏消息:
……如果你有一个好消息会让每个人都兴奋起来,那么如果你亲自传递,它会更有效,并创造更多的积极能量。例如,宣布大的销售胜利的小组会议就像是一个即时庆祝。相比之下,一封宣布同样胜利的电子邮件似乎有点像是事后的思考。同样,如果你有坏消息或批评,它会更好地被接受,并且更有可能是有用的,如果它是亲自交付。如果你使用电子邮件,你似乎不在乎,或者你懦弱。
你什么时候用电子邮件?詹姆斯建议把它留给事实:
人们在口头交流时只保留一小部分事实。因此,对这些事实进行书面记录有助于确保他们在决策时不会迷失方向。。。向大群体口头交流事实是极其低效的。最好是通过电子邮件让每个人都了解最新情况,然后讨论还需要完成的工作。
为以后需要引用的任何重要内容保存电子邮件。为电子邮件保存事实也可以减少会议时间,因为你花更少的时间谈论其他人可以自己阅读的东西。区分这些类型的交流可以使信息不至于失去吸引力,也可以使你不至于浪费每个人的时间。
5种更清晰的沟通方式。
尼克麦克菲摄。
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