既然我们现代的工作交流很大程度上依赖于我们的收件箱,学习如何通过电子邮件进行有效的交流是每个人义不容辞的责任。这是真的,即使你是一个化学工程师谁不知道从门把手介词。
如果你发现你的电子邮件不知何故漏掉了重点,也许你的同事们比帖子开始前更困惑了,那么没有什么理由担心:有办法确保你的电子邮件能流利地表达观点,你不需要成为一个文学天才就能完成工作。
把它想象成一本你可能会读给孩子听的初级故事书:应该有开始、中间和结束。没有悬崖勒马或解开结,如果你能帮助它。
例如,如果你正在向一个团队报告你领导的项目,首先解释项目是什么以及你希望通过它完成什么。然后,描述你已经完成了什么,以及项目的发展方向。最后,通过询问想法或问题来结束,然后优雅地退出,并正式签字。
另一种思考方法是把它煮成四个步骤。正如Growth C***ultancy Partners所写,您可以遵循以下蓝图:
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这听起来可能过于简单,但人们很容易陷入细节繁重的散文中,偏离了电子邮件的整体观点。你最不想让接收端的人感到困惑,所以要用清晰、简单的语言使你的信件简洁。
在电子邮件礼仪中,没有什么比一封不涉及主题的电子邮件更令人厌恶的了(至少对我来说是这样)。如果你只是想在紧要关头引起一个人的注意,比如在邮件正文中写“你能打电话给我吗?”那么也许没关系。不过,一般来说,没有主题行的电子邮件会让人抓狂,比如我以前的一个会计尽管在一个线程中给我发了50多封邮件,但还是没能添加一封。
所以,如果你在给别人发邮件说一些重要的事情,在主题栏加上你谈话的主题。使它简短易读,不需要**任何酸奶。你的同事们可能正在梳理堆积如山的未读信息,他们会感激你对清晰性的强调。
如果你在一个公司工作的环境里有很多你只认识的人,不要以为每个人都会理解你的幽默感。如果你不确定一个智囊团,不要把它包含在你的电子邮件中。有些笑话最好当面说,尤其是当你了解你的听众时。在现实世界中说的话并不总是能无缝地转化为数字领域,这意味着你应该经常缓和你对玩笑的需求,尤其是当你可以把更愚蠢的对话留给快乐时光的时候。
这些只是基本规则,但清楚通常是电子邮件礼仪的普遍规则,除了在主题行时使用常识,并将你的幽默留到以后。
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