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OneNote作为一个记笔记的应用程序常常被忽视,但它值得更多的关注。这些特性是详尽的,支持是极好的,它与微软的其他办公产品配合得很好。
如果你使用该应用程序的竞争对手之一,比如Evernote或Todoist,那么要想获得成功可能会让人望而生畏。我想帮助您尽可能顺利地过渡,因此在本指南中,我将带您了解OneNote的一些主要功能。
当你完成阅读时,你将成为OneNote专业版!
在本指南中:
简介—什么是OneNote |如何获得OneNote支持的平台
基本原则笔记本|章节|页|子页|笔记
如何保持组织—标记|按标记搜索|搜索框|将任务发送到Outlook |管理Outlook会议
高级用法--嵌入文件|音频笔记|创建链接笔记|手写笔记|数学公式|共享和协作|键盘快捷键| Webclipper
疑难解答--打印格式|文本格式| OneDrive笔记本标题不更新|恢复已删除的笔记
在深入了解如何使用应用程序的功能之前,了解什么是OneNote以及如何获取OneNote非常重要。
描述OneNote的最佳方式是“数字笔记本”。它将在你所有的设备上同步,不管平台是什么,让你无论走到哪里都能随身携带所有的内容。
你可以用它做笔记(手写和打字),画图,截图和录音。因为它是microsoftoffice套件的一部分,所以它还包含协作工具;在用户之间共享笔记和项目很容易。
重要的是要意识到它不是一个文字处理器;所有的页面都是自由形式的——你可以点击窗口中的任何地方开始打字。它不是为创建已发布的材料而设计的;如果您想创建供公众使用的内容,请改用Microsoft的其他服务之一。
OneNote最好的地方可能是它100%免费。与Evernote不同的是,Evernote会向你收取额外功能的费用,它的所有潜力从一开始就被释放了。
有几种方法可以让你得到一份拷贝。
OneNote可用于Windows、Mac、Android、iOS和Windows Phone。还有一个web应用程序。在撰写本文时,还没有官方支持的Linux或Chromebook版本,不过您可以使用web应用程序在这些平台**问该服务。
Mac版没有Windows版那么多的功能,这让一些用户很懊恼。如果您对OneNote在Apple系统上能做什么和不能做什么感到好奇,您应该查看我们的OneNote for Mac指南。本指南将专门介绍Windows桌面版。
要成为OneNote专业版,您需要充分了解应用程序的基本原则。如果不牢牢掌握这些基本知识,您将无法利用其最佳功能。
组织内容的主要方式是通过笔记本。你想要多少笔记本就有多少。
把它们想象成一个传统的纸质笔记本。你可能有一个专门做家务,一个做工作笔记,一个保存旅行计划和其他重要文件,等等。
在下图中,您可以看到我如何使用OneNote应用程序。
在本指南的其余部分中,我将使用食谱书的示例。我们走的时候我会去的,你可以在家里跟着去。
要新建笔记本,请单击“文件”>;“新建”。您可以选择在本地计算机或OneDrive上创建它。
这一点很重要:如果您选择在本地PC上**笔记本,您将无法从其他设备访问它。在OneDrive上运行是更好的选择。给笔记本起个名字,然后点击Create。
新笔记本将显示在屏幕左侧的列中。
分区在笔记本中充当分组。同样,您可以有任意多个部分。
以我的食谱书为例,我想创建一个咖喱区、一个沙拉区和一个墨西哥食品区。
第一次创建新笔记本时,OneNote会创建一个名为“新建分区1”的默认分区。通过双击将其重命名为所需的名称。
要添加新分区,请单击现有分区右侧的+图标。
您可以通过右键单击分区选项卡来更改其颜色。
正如您可能已经猜到的,页面是您的部分中的单个注释。
在食谱书的上下文中,这是存储每个主食谱的地方。正如你在下面的图片中看到的,我已经选择了五个单独的食谱,我想保存在我的咖喱部分。
要添加新页面,请单击“添加页面”按钮。
子页是OneNote层次结构中最精细的级别。它们的作用方式与页面完全相同,但可以进一步对内容进行分类。
要创建子页面,首先必须创建一个新页面。然后右键单击它并选择“生成子页面”。
如开头所述,OneNote允许您在页面上的任何位置添加内容。内容保存在便笺容器中。它们可以存储文本、图片、音频、视频剪辑、手写和屏幕剪辑。
一旦你点击一段内容,内容容器的轮廓就会显示出来。您可以拖动轮廓以调整其大小,并将鼠标悬停在顶部栏上以移动它。
在下面的图片中,你可以看到我有两个容器-一个是配料,一个是烹饪说明。
如果使用得当,这些容器是一个很好的方式创造视觉愉悦和易于遵循的笔记。
要格式化笔记,您可以在OneNote窗口顶部的“主页”选项卡中找到所有常用选项(字体、大小、颜色、粗体、项目符号等)。
当你的笔记本开始增长时,确保你的内容井井有条是很重要的。如果你不能控制住它,很快就会造成混乱,你很难找到你想要的东西。
除了前面解释的注释层次结构之外,最好的方法就是使用标记系统。
如果你来自Evernote,你会很精通标签的工作原理。它们的主要目的是让您将不同笔记本和分区的内容连接起来。
在我的例子中,我将用一些主要成分来标记食谱。这意味着,如果我冰箱里有一些剩菜鸡,我可以搜索“鸡肉”标签,看到所有的食谱,包括它。
可以通过“主页”选项卡添加标记。OneNote附带了一些已包含的默认标记,但如果您认为永远不会使用它们,则可以安全地删除这些标记。
要创建自己的标记,请单击“开始”选项卡,然后展开标记列表并选择“自定义标记”>;“新建标记”。
只能将标记应用于便笺容器中的单个文本行。不能向整个节或页添加标记。因此,对于大多数人来说,只在注释列表的第一行添加标记是有意义的。
要添加标记,请将光标放在相关文本的开头,然后导航到“主页”>;“标记”并选择所需的标记。
或者,在要放置标记的行上单击鼠标右键,在出现的菜单中单击右上角的箭头以展开菜单中的标记项,然后选择标记。
一旦正确标记了所有内容,就需要知道如何使用标记来查找所需的信息。
转到“主页”>;“查找标记”以查看所有标记的列表。正如您在下面看到的,我标记为“Chicken”的所有注释现在都显示在屏幕右侧的一个窗口中。单击其中一个标题以跳转到该特定注释。
通过标签进行搜索将导致下一个重要功能–搜索框。
当然,这个框的作用和您期望的完全一样;输入文本,按enter键,然后得到一个结果列表。但它的功能远远超出了这种简单的用法。
该功能具有可调范围。这意味着您可以决定是搜索所有笔记本、当前所在的笔记本还是当前所在的分区。
您还可以按修改日期、标题或节对结果进行排序。有趣的是,这是按修改日期查找注释的唯一方法,其他地方无法访问该信息。
如果您花费大量时间执行类似的搜索,您可以通过单击下拉菜单中的set This Scope as default来设置默认搜索参数。
搜索功能还允许您像搜索普通文本一样搜索语音备忘。默认情况下,该选项处于禁用状态,因为它会减慢搜索速度。
要启用音频搜索,您需要导航到“文件”>;“选项”>;“音频和视频”。在“音频搜索”部分下,选中“启用搜索音频和视频录制中的单词”旁边的复选框,然后单击“确定”。
因为OneNote和Outlook都是Microsoft产品,所以它们可以无缝地协同工作。它使管理电子邮件收件箱和OneNote内容之间的分隔变得更加容易。
要创建Outlook任务,请突出显示要添加到Outlook的文本。然后单击“主页”>;“Outlook任务”,并选择适当的时间范围。OneNote中的任务旁边将显示一个标志,该标志将添加到Outlook中。
这也可以反过来进行,但您需要将OneNote加载项安装到Outlook中。Ryan写了一篇精彩的文章,更详细地解释了这个过程。
如果在同一台计算机上安装了Outlook 2016和OneNote 2016,则可以使用OneNote管理、录制和记录会议。您可以包括日期、地点、议程、主题和与会者。
要添加会议,请导航到“主页”>;“会议详细信息”。您将看到Outlook日历中今天所有会议的列表。单击“从另一天选择会议”更改日期。
当您发现自己一遍又一遍地创建相同类型的页面时,您应该查看OneNote模板。
现在,您了解了OneNote的基本原则,以及如何在使用应用程序时保持井然有序。是时候来看看这款应用最酷的一些功能了。
您可以将任何文件直接嵌入OneNote。如果你的硬盘乱七八糟的话,这真的很方便,但是这也是一个很好的生产力特性。
当你嵌入microsoftexcel工作表时,它才是真正的亮点。您可以直接在OneNote中编辑它们,如果您定期更改预算或其他表单,这将非常有用。
要**文件,请导航到要嵌入文件的页面,然后单击“**”选项卡。选择“文件附件”以嵌入任何文件格式,或选择“电子表格”以嵌入Excel文件。
在**选项卡中,您还可以将视频、音频、屏幕截图和表格添加到笔记中。录音笔记是OneNote最好的部分之一。
只需单击录制音频图标,OneNote即可开始收听。功能区将更改为提供各种音频选项。完成后按停止按钮,音频将自动保存并嵌入到便笺中。
如果你在一个有很多笔记本的大项目上工作,很有可能你会想在笔记之间创建链接。它们允许更快更容易的导航。
创建链接很容易。转到要创建链接的页面,并将要链接的笔记本页面的名称放在双方括号之间。
例如,我可能想在我的鸡肉Korma和鸡肉Madras食谱之间创建一个链接。我导航到我的马德拉斯笔记,键入[[Chicken Korma]],链接就会自动出现。
OneNote支持手写笔记。如果你在触摸屏设备或平板电脑上使用应用程序,它们特别有用,但它们也可以在普通电脑上与鼠标配合使用。
单击“绘制”选项卡以查看可用的手写选项。您可以从多种颜色和笔类型中进行选择,还可以找到其他绘图工具,如形状、图形和图表。
一旦你完成了你的手写杰作,就很容易把它转换成文本。单击套索工具,将所选内容拖到要转换的笔迹上,然后单击墨迹转换为文本。
还记得你学校所有的老师都告诉你不要依赖计算器,因为在现实世界中你不会一直有一个计算器在身边吗?他们显然没有看到智能**的到来!
但即使是智能**,也有一些数学计算太长、太复杂或太令人沮丧,无法在小屏幕上敲打出来。
幸运的是,OneNote拯救了我们。输入你想算出的等式,应用程序就会完成这项艰巨的工作。请确保将总和键入为一个连续字符串,否则OneNote将无**确识别它。
以下是一些有用的数学代码,可帮助您执行计算:
如果你在做一个大项目,很有可能你会想和你的一些同事共享一个笔记本。
前往“文件”>;“共享”进行设置。你有两个选择,要么与人分享(你通过电子邮件特别邀请人),要么获得一个分享链接(这会给你一个链接,然后你可以发送给任何你想要的人)。
如果您是通过电子邮件共享,请从左侧的下拉菜单中选择是否希望收件人能够查看或编辑笔记本。
如果要获取链接,请确保单击相应选项旁边的按钮。
设置其他用户后,也可以从此页更改他们的权限。更激烈的做法是删除整个笔记本。
如果您不想让人们永久访问您的笔记本,但仍希望共享特定页面的内容,您可以通过电子邮件向其他用户发送一份副本。单击主页选项卡并选择电子邮件。
有大量有用的键盘快捷键可以大大加快OneNote体验。对于任何超级用户来说,这些都是“必须知道的”。
有数百种不同的快捷方式可用–您可以在Microsoft的帮助页上找到它们。
以下是我最喜欢的十个:
OneNote拥有webclipper。它以前从未像Evernote那样强大,但它在2015年进行了一次大修,现在更加人性化。它适用于所有主流浏览器。
克利伯给你四个选择。您可以保存整个网页、网页的某个区域(如屏幕截图)、仅保存网页的文本或仅保存书签。
您可以通过下拉菜单决定将这些剪辑保存到哪个笔记本中。
让我们看看您可能遇到的一些公共问题。
当你在笔记本上打印时,软件不会识别分页符落在哪里。这是由于应用程序的“随处键入”特性造成的。您可能会发现一些单行文本将被拆分为两页。
如前所述,OneNote不是文字处理器。如果你迫切需要打印出你的笔记,最好的解决办法是先把它们粘贴到MicrosoftWord或记事本上,然后根据你的喜好修改格式。
转到“文件”>;“打印”>;“打印预览”,查看打印的笔记的外观。
同样,由于OneNote不是文字处理器,因此它不使用文字处理原则。相反,它使用的是排版原理。对于新用户来说,这可能会让人困惑。
例如,如果您尝试在段落间距选项中输入“2”使行距加倍,则不会发生任何情况。您需要输入要达到的字体大小和行距的总点数。这就是所谓的排版引导。
通过右键单击笔记本并选择“属性”,可以更改笔记本的显示名称。但是,这样做不会更新OneDrive中的实际文件名。
文件名不匹配不会影响OneNote的操作方式。但如果你是一个组织怪胎或有很多笔记本,最好确保文件名反映笔记本。
要将其更改为OneDrive>;文档,请右键单击笔记本以重命名。如果你不确定哪个是哪个,你可以双击每个笔记本并在web应用程序中打开它。
我们都做过——你不小心在一个文件上点击了delete,一周后才意识到这是一个可怕的错误。幸运的是,OneNote保留了一些备份。只要你足够快地意识到自己的错误,就不应该永远失去什么。
如果笔记本保存在本地驱动器上,则可以转到“文件”>;“信息”>;“打开备份”并还原丢失的文件。如果笔记本保存在OneDrive上,请登录到OneDrive帐户并导航到“历史记录”>;“笔记本回收站”>;“笔记本回收站”。备份将保留60天,除非在此期间清空垃圾箱。
OneNote是一个如此庞大且功能丰富的应用程序,本指南几乎没有触及其表面。有这么多很酷的技巧和窍门,我可以写一整本书,但仍然没有通过所有。但我希望我给了你一个良好的开端,并向你介绍了软件的一些功能。
一如既往,我很想听听你的反馈和意见。我忽略了哪些重要的工具和技巧?有没有我没有包括的重要功能?
我也很乐意帮助您提高OneNote技能。你有什么困难吗?指南的某些方面让你迷惑了吗?
请与下面的评论和问题联系。我会尽力回应的。
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