单击此处查看您的老板需要在周二之前更新PowerPoint演示文稿文件。你的配偶想知道你今年还有多少假期。你的同事需要你的办公室人才库。每个人整天都通过电子邮件收到任务请求，很容易让这些消息从缝隙中溜走。无论你的收件箱里塞满了埃德娜阿姨寄来的两岁大的fwd小猫照片，还是你每天清空它并努力将可采取行动的电子邮件归档到一个“待办”文件夹中，跟踪你实际上需要做些什么来使用电子邮件的信息仍然不容易。

让我们面对现实：电子邮件不是任务管理器。我在控制所有待办事项方面取得的最大进步之一是在电子邮件和任务之间进行了一次干净、认真的休息。

为什么电子邮件不是一个好的任务管理器

是的，大多数电子邮件程序都有标志、星星、标签、颜色编码和文件夹，但电子邮件是为信息而构建的，而不是为任务管理而构建的。现在，许多生活黑客已经决定让电子邮件成为一切的一站式商店，并且已经开发出了使用这些星星、标签、文件夹和旗帜的系统。我向他们致敬。至于我们其他人呢？电子邮件不利于待办事项。

例如，你收到一封朋友发来的电子邮件，主题是“嗨”。你们两人来回走了十几次，然后决定安排晚餐，突然，你决定在7月14日晚上7点在罗莎丽塔的玉米饼屋预订。把它放在你的“待办事项”文件夹中，你就有了一个任务，上面写着：“Re:Re:Re:Re:Re:Re:hi。”这不会告诉你多少，是吗？

有更好的办法。

你如何处理电子邮件

你可能已经有了一个处理电子邮件的系统（或者没有）。这个主题超出了本文的讨论范围，但要了解我的系统的详细信息，请查看我关于清空收件箱的功能，其中包含三个受信任的文件夹：ACTION、ARCHIVE和HOLD。“操作”文件夹包含您必须处理的邮件，这些邮件需要几分钟以上的时间才能完成。本质上，它是一个充满待办事项的文件夹。

在一年的时间里，我一直在虔诚地遵循这一体系，并经常沉迷于空荡荡的收件箱中，这个“大魔咒”终于现身了。将任务电子邮件归档到ACTION文件夹中的问题在于，这些邮件看不见——对大多数人来说，这意味着看不见。打开你的“行动”文件夹，发现里面满是你需要做些什么的信息，而这些信息已经被忽略了好几个月，这让人感到很难堪。

现在，别误会我。正如我在2006年所说，使用“行动”文件夹的关键是定期审查它。但这是一种习惯，生产力强的人比我发展得更成熟。我只是不经常打开那个动作文件夹。我注意我的常规待办事项清单，而那个满是需要处理的电子邮件的文件夹却积满了灰尘。

你应该只有一张待办事项清单

大卫·艾伦的工作效率系统《把事情做完》建议只保留一个收件箱，尽量减少你每天用来收集生活中所有“东西”的垃圾桶。同样的原则也适用于待办事项清单。多重混淆和碎片。两个任务列表-一个电子邮件操作文件夹和一个常规待办事项列表-是将球扔到某物上的必经之路。

因此，从现在开始，当你通过电子邮件收到待办事项时，你将把任务添加到你的待办事项列表中，该列表与你的电子邮件客户端是分开的。当你这样做的时候，要尽可能的明确和可行——比如“7月14日晚上7点在罗莎丽塔的玉米饼屋预订。”更多关于如何分配自己的可执行待办事项的信息，请参阅上周的专题《可执行待办事项列表的艺术》。

我已经能听到全球电脑屏幕上升起的**呼声。”生活黑客是关于更有效，这增加了一个完整的额外步骤！！手动将信息从电子邮件移动到我的待办事项列表是什么意思？这是更多的工作！”

事情是这样的：

额外的步骤让你思考

上周，我讨论了一份好的待办事项清单是如何将所有的想法从行动中移除的。通过一个内置的回顾和思考过程，将任务从电子邮件转移到待办事项列表的额外步骤可以帮助您做到这一点。它迫使你清楚地说出必须做什么（预订晚餐），而不是让你自己重新打开“re:re:re:re:hi”的信息，重新阅读所有内容，记住，哦，是的，你应该预订晚餐。

这一额外的步骤还强化了“一分钟规则”。简言之，当你处理电子邮件时，如果某件事情需要一分钟以上才能完成，你会将它添加到你的待办事项列表中。否则，你就应该这么做。现在你必须把任务从电子邮件转移到待办事项列表中，你更可能只做任何任务或写任何比转移花费的时间更少的快速回复，因为经历所有这些并用你现在可以删掉的东西把列表弄乱有什么意义？

把你的邮件任务分开也会给你一个好的待办事项列表的所有好处：能够对你的任务进行优先排序、排序和搜索。老板在周二要求更新PowerPoint文件比办公室人才库选择更重要（或者反之亦然），你的任务经理会比行动文件夹更善于让你看到这一点。

将操作文件夹重命名为followup

那么，如果你不付诸行动，你会如何处理这些电子邮件请求呢？任务完成后，所有这些消息都会得到回复，因此请重命名操作文件夹FOLLOWUP。当您将任务从电子邮件移至待办事项列表时，请在任务中做一个备注，以便在任务完成后快速回复。因此，你的任务可能看起来像“7月14日晚上7点在Rosarita's预订（followup）”，“followup”符号告诉你自己从followup文件夹中抓取电子邮件，一旦你预订了晚餐，立即回复请求者。

虽然定期回顾你的待办事项清单仍然是一种需要练习才能养成的习惯，但如果你在待办事项清单上寻找需要采取行动的老化任务，而不是在旧的电子邮件中寻找需要做的事情，那就容易多了。

你如何处理每天源源不断的电子邮件请求？请在评论中告诉我们。

Lifehacker的编辑Gina Trapani坚信消息和任务的分离。她的每周专题片《极客生活》每周三都会出现在Lifehacker上。订阅Geek to Live订阅源，在您的新闻阅读器中获得新的分期付款。