在通信过程中，“接收者”是听者、读者或观察者，也就是消息所指向的个人（或群体）。接收器也称为“观众”或解码器。

在通信过程中发起消息的人被称为“发送者”。简言之，“有效”消息是按照发送者预期的方式接收的消息。两端都可能出现问题，阻止预期消息传递给接收者。

信息和潜在问题

例如，Paige口头问Bill一个问题。信息通过空气“通道”传到比尔的耳朵。他回答道。Paige是发送者，问题是信息，Bill是接收者，通过回答问题给Paige反馈。

即使在这种短暂的交流中，也存在无数可能出现问题的领域和方式。如果佩奇低声说，比尔可能听不到。也许他只听到了其中的一部分，并回答了一个实际上没有被问到的问题，所以佩奇感到困惑。可能是背景噪音，或者问题不清楚。如果比尔被什么事情分散了注意力，没有集中注意力，他可能会漏掉一些单词，做出不恰当的回答，或者他可能会完全漏掉这个问题，因此交流需要重新开始。如果他在佩奇提问时没有看着她，他就会错过任何可以为问题提供潜台词的肢体语言。

如果Paige向Bill发送电子邮件或短信，可能会出现问题，因为Bill没有Paige的肢体语言或语调来解释，这可能会在信息中添加信息。“自动更正”可能会在文本中插入错误，或者缺少问号可能会使问题看起来像语句。

这些都是有效沟通的障碍。有效程度取决于接收者对消息的理解程度。

解码信息

在《商业传播》一书中，作者卡罗尔·M·雷曼（Carol M.Lehman）和黛比·D·杜弗兰（Debbie D.DuFrene）这样描述：

“接收者的任务是以尽可能少的失真解释发送者的信息，包括口头和非口头信息。解释信息的过程称为解码。由于单词和非口头信号对不同的人有不同的含义，因此在交流过程中的这一点上可能会出现无数问题：

“发送者对原始信息的编码不充分，包括接收者词汇表中不存在的词语；模棱两可、非特异性的想法；或分散接收者注意力或与口头信息相矛盾的非言语信号。

• 接收者被发送者的地位或权威所吓倒，导致紧张局势，无法有效地集中精力在信息上，也无法要求必要的澄清。
• 接收者预先判断该主题太无聊或难以理解，并且不尝试理解该消息。
• 接受者思想封闭，不接受新的和不同的想法。

“在沟通过程的每个阶段都可能出现无数次的故障，有效沟通的出现确实是一个奇迹。”

即使是环境或接收者的情绪状态也会影响信息的解码，例如，房间里的分心、接收者的不适，或是让接收者插入发送者无意插入的潜台词的压力或焦虑。对社会或文化背景的了解可能会妨碍接收者拾取线索或做出适当的反应。关系上下文也会影响消息的颜色，因为来自亲密朋友的消息接收方式可能不同于来自工作主管的消息。

反馈的重要性

当发送方不清楚接收方是否理解时，通信将继续进行，例如，通过任何一方的后续问题、进一步讨论，或发送方举例、重新表述信息或其他澄清方式，以使发送方和接收方了解相同的所谓信息“波长”。在演示中，发送者可能会显示图表或图像，使观众或读者更清楚地了解某一点。

接受者拥有的线索和渠道越多，并且对接受者开放的程度也越高；例如，在电子邮件或短信中很容易曲解语气或潜台词，而如果接收者听到对方的声音或与对方面对面交谈，同样的信息就会清晰地传达出来。

在《计划、实施和评估有针对性的沟通计划》一书中，作者加里·塞尔诺（Gary W.Selnow）和威廉·克兰诺（William D.Crano）指出，肢体语言和语调不仅仅是发送方的沟通：“人际关系设置中的反馈提供了接收者接收信息的连续记录。直接问题等明显的线索表明接收者处理信息的能力。但微妙的指标也可能提供信息。例如，接受者打哈欠、等待评论时保持沉默或表现出厌倦意味着选择性曝光门可能正在运行。”

接收者在给发送者的反馈中也可能有语调和潜台词，例如用讽刺或愤怒回应，如果反馈仅为文本，则可能会忽略这些语调和潜台词，但如果双方可以看到或听到对方或双方都能看到或听到，则可能不会忽略这些语调和潜台词。