パソコン内のファイルを整理するのは、なかなか難しいものです。注意しないと、ファイルやフォルダーが乱雑になり、必要なものを探すのが難しくなります。

そこで、Windowsのファイル管理術をまとめました。コンピュータのファイル管理には完璧な方法はありませんが、これらのヒントは混沌の中から秩序を生み出すのに役立ちます。

1 ゴミを片付ける

ほとんどの場合、パソコンには不要なデータがたくさん入っているはずです。不要なファイルを整理しても意味がないので、まずはこれらのファイルを探して削除してください。また、新しいデータを保存するために、ドライブをクリアにするのもよいでしょう。

この作業には、当社のWindows 10クリーニングガイドが役に立つはずです。誤って削除してしまっても、ごみ箱からいつでも復元することができます。

2 フォルダーでファイルをグループ化する

フォルダは、ファイルを論理的なコレクションにグループ化することができる、優れた整理の基幹です。

Windowsには標準でドキュメントや画像などのライブラリが用意されており、これらを起点として使用することができます。ファイルエクスプローラーでマウスの右ボタンをクリックし、「新規作成」> フォルダーを選択すると作成が始まります。

まず、フォルダ構成を紙に書き出すとよいでしょう。例えば、イベント、人、場所、その他のコンテンツごとに写真フォルダを分けたいですか？生活と仕事でファイルを分けたい？

また、フォルダーの中にフォルダーを作成することも可能です。ただし、あまり階層を深くしすぎると、何かを探すときにフォルダをクリックしてばかりになってしまうので、注意が必要です。

iii. 一貫した命名規則の作成

フォルダとファイルの命名規則には一貫性を持たせるのがベストです。開かなくても中身がわかること、でも比較的簡潔であること。

ファイルエクスプローラーを使えば、素晴らしいメタデータがたくさん表示されることをお忘れなく。リボンの「表示」>列の追加を行います。ここでは、更新日、タイプ、作者などの列を追加することができます。つまり、ファイル名にこの情報を含める必要はありません。

一般的なヒントをいくつか紹介します。

• シリアルナンバーを名前の先頭に使用する場合、順番を決めるためにゼロを前置してください（例：001、002）。
• 検索で正しく表示されるように、スペルや文法が正確であることを確認する。
• 略語は使わないでください。その時は意味がわかっても、意味を忘れてしまう可能性があります。

一度に大量のファイル名を変更する必要がある場合は、「バッチリネイムユーティリティ」などのツールを使用します。

4 フォルダやファイルへのクイックアクセス

ファイルを構造化されたフォルダに整理することは素晴らしいことですが、この構造化の中でいちいち中身を探す必要はありません。windowsには強力な検索機能があります。スタートメニューを開き、入力を開始するだけで、コンピュータ上のすべてをスキャンします。ここでは、windows 10の検索ショートカットとヒントを紹介します。

よくアクセスするフォルダをスタートメニューに固定することができます。右クリックし、[Pin]を選択すると、この操作を開始します。または、フォルダをタスクバー上にドラッグして固定します。その後、ファイルエクスプローラーのアイコンを右クリックすると、「ピン留め」セクションに表示されます。

最後に、ファイルエクスプローラーを調整することで、データの概要を把握することができます。リボン内の「表示」タブに切り替えます。ここでは、別のソート方法の選択、詳細ペインの有効化、レイアウトの変更など、さまざまな機能を利用できます。この中から、自分に合ったものを探してみてください。また、フォルダ単位で変更することも可能です。例えば、「写真」フォルダには大きなアイコンレイアウト、「ドキュメント」フォルダにはリストが有効です。

5 クラウドストレージプロバイダーを利用する

ノートパソコンやデスクトップなど、他の人と常に共同作業をしていたり、デバイス間を移動していたりすると、ファイルのやり取りは本当に面倒なものです。書類やメールなど、さまざまな場所に複数のファイルができてしまうことがあります。

この問題を克服するためには、無料のクラウドストレージプロバイダーを利用するのがよいでしょう。これらのサービスでは、データを保存するために数GBの容量を提供し、すべてのデバイスでデータを同期させることができます。

OneDriveやGoogle Driveなどのサービスがファイルブラウザに直接統合されるため、すべてのファイルを一箇所で管理できるようになります。

6 重複を排除し、ショートカットを利用する

同じファイルのコピーを複数持つことは危険なゲームです。これはストレージ容量を浪費するだけでなく、両者間の変更は同期されません。そのため、例えば同じ文書でも異なるバージョンになることがあります。

重複は偶然に起こるもので、手作業で探すのは面倒です。そのため、「dupeGuru」のようなプログラムを使用するのが最適です。このプログラムは、ファイル名と内容の両方から重複ファイルをスキャンし、類似ファイルの「あいまい」検索を含む、重複ファイルの削除を可能にするものです。-そして、それらを削除することができます。

ファイルを別の場所に保存した場合、ファイルのコピーが表示されることがよくあります。やめてください。その代わり、ショートカットを使ってください。フォルダ内で右クリックし、「新規作成」> 「ショートカット」を選択し、ウィザードに従って操作してください。

7 ノートアプリケーションの使用

メモやアイデアを定期的に書き留める必要がある人は、テキストファイルをコンピュータに残さないようにしましょう。物理的な付箋は、一時的な記念品であって、永久保存のソリューションではないと考えてください。デジタルライフも同様です。

OneNoteやEvernoteなどのノートアプリの使用や、軽量なノートアプリの利用をご検討ください。

ほとんどのアプリケーションでは、ローカルおよびオンラインに保存することができます。これらは主に廃棄物用に設計されており、独自の組織ツールを持っています。これらは一箇所にまとめておくとよいでしょう。

8 必要に応じて古い文書をアーカイブする

コンピュータに「アーカイブ」フォルダを作り、そこに古いファイルを捨てるのが好きな人もいますが、これは毛布の下にすべてを隠してしまうようなものです。適切なアーカイブファイルは、定期的にアクセスする必要がなくなったが、まだ保存する必要があるファイルを保存するために設計されています。通常、メインドライブとは別に、より低速で安価なストレージを使用することもできます。

ファイルの履歴を調べるには、ファイルを右クリックして「プロパティ」を選択すると、そのファイルがいつ作成され、いつ変更され、いつアクセスされたかを確認することができます。

ファイルを更新日順に素早くグループ化することも簡単です。ファイルエクスプローラーで、右上の検索ボックスをクリックし、リボン上の「更新日」ドロップダウンリストを使用します。このパラメータは、他の検索文字列と関連付けることができます。例えば、最終更新日が2019年の文書ファイルを検索することができます。

通常、アーカイブが必要なのは、メインドライブの記憶容量が不足している場合のみです。それ以外の場合は、適切に整理されている限り、古いデータを保持することに問題はありません。

9 組織的な計画を忠実に実行する

せっかくの組織的な作業を無駄にしないように。計画を忠実に実行する。ランダムに名前を付けてデスクトップに置くことで、素早くファイルを保存したくなるものです。デスクトップにファイルを保存するよりも、もっと良い方法がたくさんあります。

こだわらないと、結局は元の乱雑なファイルに戻ってしまいます。新しいファイルを作成または保存するときは、時間をかけて良い名前を付け、正しいフォルダーに入れること。未来の自分が、あなたに感謝することになるでしょう。

ドキュメントの自動整理

これらのヒントが、書類を整理するための基礎となることは間違いないでしょう。必要なものが見つからなかった時代は終わりました。必要な資料の探し方がよくわかるようになります。

しかし、それだけではなく、これらのアプリケーションを使ってWindowsのファイルを自動的に整理することで、負担を軽減することができます。