あなたは、数え切れないほどのブログ記事、雑誌記事、完成間近の書籍などを読んできたことでしょう。しかし、多くの記事で、生産性を維持するために必要な魔法の道具のように紹介されていることがあります。そんな魔法のようなツールかもしれませんが、要は、単にToDoリストを作るだけではダメなんです。

多くの人は、知らず知らずのうちにToDoリスト全体の効果を制限するような間違いを犯しています。これらの間違いは、その人の可能性さえも妨げてしまうかもしれません。

以下では、ToDoリストにまつわるよくある間違いを紹介します。また、これらのエラーに対する解決策も提示されますので、心当たりのある方は改善策を講じることができます。

1 予定時間のないタスクをリストアップする。

あなたが作ったToDoリストの多くは、時間制限のない数個のToDo項目しか含まれていないのではないでしょうか。タスクを個々に書き出すのが一番手っ取り早いようです。ただし、完成までにかかるであろう時間も見積もっておく必要があります。これをやらないと、タスクリストが圧倒的に多くなってしまいます。実は解決できない問題が含まれているかもしれません。

さらに、時間の見積もりは、あなたに責任を持たせ、必要以上に長い時間、責任を確認するのに役立ちます。

典型的な1週間のタイムトラッカーを使って、すべてのタスクにどれくらいの時間がかかるかを確認してみてください。そして、その情報を反映したToDoリストを作成する。月曜日の朝、1時間かけて受信トレイの整理をしましたか？その場合は、専用ツールの利用を検討し、手間を軽減してください。

2 リスト**方式の切り替え

ToDoリストの書き方を考えるとき、紙とペンを使うか、デジタルにするか、どちらかを選ぶことができます。

しかし、中には決まらない人もいます。数日間、従来の方法で遊び、その後、別のリスト作成アプリをスマートフォン**にダウンロードするのです。このような行為は、いつまでも続くことが多いのですが、生産性を阻害することもあります。一つの選択肢にこだわらなければ、生産性の高いプログラムにはならない。

最低1ヶ月はToDoリストを書く方法を決めておく。この間、気がついた長所と短所をすべて書き出してください。期間終了後、プラスとマイナスの特徴を確認する。そして、必要であれば、この1ヶ月のプロセスを別の選択肢で繰り返し、リストを**する。

理想は、初めて物事が揺らいで、乗り換える必要がないことに気づくことです。しかし、毎月、数字と昔ながらの方法で行うとしても、少なくとも、最終的に教養ある選択をするには十分な期間といえるでしょう。

III.できるだけ早くタスクの整理を開始する。

多くの人がそうであるように、あなたも達成志向の強い人なのでしょう。タスクをこなせばこなすほど、モチベーションが上がり、努力を続けることができます。そのためにToDoリストを使うようになったのかもしれませんね。この場合、ToDoリストの項目を最小から最大の推定時間でランク付けするのが賢明なようです。

このテクニックを使えば、最初は時間のかからないことをやって、徐々に時間のかかることに移行していくことで自信をつけることができるのです。しかし、このやり方も避けるべき慣習の一つです。目標に大きな影響を与えない仕事を優先してしまうことになりかねません。

そうではなく、自分にとって、会社にとって、仕事にとって、どのタスクが最も有益なのかを見極めることです。そして、これらのことをToDoリストに書き込んでください。そうすることで、時間を有効に使える可能性が高くなります。一日の終わりには、自分の成果を振り返り、楽しい時間を過ごせたと思えるはずです。

4 必要な日にリストを作成する

もしかしたら、あなたは一日の始まりにToDoリストを書き出す習慣があるかもしれません。しかし、そうすることで、他の仕事に充てられるはずの時間を無駄にしてしまうのです。

前日の夜にToDoリストを書くことの利点は、集団的な証拠によって強調されています。

専門家の中には、最も重要な3つのToDoリストを考えることを提案する人もいます。その日の予定を決めるのに役立ちますし、ToDoリストを抱えて目覚めるよりも、すぐに仕事に取りかかれるでしょう。

5 変更を避ける

人生には様々な予期せぬ要因があり、その中には一時的に生産性に影響を与えるものもあります。今朝は片頭痛で目が覚めたのですか？いつもお世話をしている人が外出するため、あなたが自宅で仕事をするとき、赤ちゃんは大騒ぎをしますか？最近、新しい会社で働き始めたり、新しい職務に就いたりしているのではないでしょうか。いずれも、つまずきを残す可能性があるため、柔軟な発想が必要です。

ToDoリストにも柔軟性を取り入れないと、それはそれで不満につながる問題です。厳格な職務を作るのではなく、ローリング・リストを作成するのです。

また、その名の通り、未完了の項目は翌日に繰り越されます。

6 タスクとプロジェクトに同じ方法でアプローチする

ToDoリストを作るとき、人はしばしばタスクとプロジェクトが全く異なるものであることを忘れがちです。両方を含めることも可能ですが、プロジェクトはタスクよりも時間がかかることを意識する必要があります。1回のセッションでタスクを完了させることができます。一方、プロジェクトには複数のタスクが含まれています。そのために必要な時間や労力を計画する際には、特別な配慮が必要です。

タスクやプロジェクトを同じように見ていると、的外れなことをやっているような気がしてきます。タスクやプロジェクトに個性を持たせるために、色やテキストベースの識別子を使用することを検討してください。また、1日ですべてのプロジェクトを完了できると思い込まないことです。プロジェクトのインクリメンタルな性質を認識するのが一番です。日々、完成に近づくような仕事を自分に課していく。

7 ToDoリストが明確でないこと

ToDoリストの書き方が悪いと、リストが全くない場合よりも生産性に影響が出ます。リストの項目が漠然としすぎていると、せっかくの時間を有効に活用できません。

おそらく、あなたはプロまたはアマチュアのブロガーであり、そのリーチを広げる準備ができています。最初は「新しい投稿を公開する」というエントリーを書きたくなるかもしれませんが、それでは具体性に欠けます。集中力を持続させるために、「最低5本の記事を公開する」というタスクを読む。

8 達成不可能な目標でリストを包む

チャレンジすることでモチベーションが上がるなら、タスクリストも高い目標で埋め尽くした方がよさそうです。自分はアキバ系で、仕事はあまり楽をしたくないと思っている人もいるかもしれません。しかし、もう一方の極である「極限の難易度」を狙うのも手っ取り早い。

この落とし穴を避けるために、生産性を最大化するための賢い目標を設定しましょう。

• 具体的に：目的を書くために、簡単な言葉を使って行動を明確に定義します。
• 測定可能：目標に到達したかどうかを証明する決定的な証拠が必要です。
• 達成可能な目標：達成可能な目標を設定する。
• 成果：個々の活動ではなく、目的を書き出し、全体の成果を考慮するということです。
• 時間枠：緊急性を持たせ、気が散らないような時間枠を設定する。ただし、タイムリーさを考慮しつつ、他の文字の意味も参考にしてください。そうでないと、実際に守れないようなスケジュールを立ててしまうかもしれません。

目標設定をスマートに行わないと、失敗して幻滅する可能性があります。おそらく問題は、あなたの計画がうまくいかないことでしょう。以上のようなプロセスで、常にチェックし、軌道に乗せることができるのです。

今週は、どのようにToDoリストを改善するのでしょうか？

ここまでで、あなたのToDoリストが期待通りに機能しない理由は明らかになったことでしょう。

幸いなことに、これらのポジティブな変化をもたらすヒントがあるため、これらの問題を素早く解決することは容易です。生産性の向上とやりがいのある価値観を期待します。

タスクを完了するために便利な機能を備えたToDoリストをお探しの方は、ぜひTickerをチェックして、これらのヒントを活用してみてください。