2つのMicrosoft Excelファイルを比較する必要がある場合、ここでは2つの簡単な方法を紹介します。

あるExcel文書と別のExcel文書を比較する必要がある理由はたくさんあります。これは、高い集中力を必要とする時間のかかる作業ですが、自分で簡単にできる方法があります。

複数のワークシートを比較する簡単な方法を2つご紹介します。

エクセルファイルの比較方法

Excelでは、2つのバージョンのドキュメントを同時に画面に表示し、その違いを素早く判断することが簡単にできます。

1. まず、比較したいワークブックを開きます。
2. 表示」 > 「Windows」 > 「サイドバイサイドビュー」に移動します。

エクセルファイルの目視による比較

まず、Excelと比較したいワークブックを開いてください。同じ文書内のワークシートや、まったく異なるファイル内のワークシートを比較する場合にも、同じ手法を使うことができます。

同じワークブックに複数のワークシートがある場合は、あらかじめ分けておく必要があります。そのためには、「表示」 > 「Windows」 > 「新しいウィンドウ」に移動します。

これは、永久に別々のワークシートを分離するわけではなく、ドキュメントの新しいインスタンスを開くだけです。

次に、「表示」タブを開き、「ウィンドウ」エリアから「サイドバイサイド表示」を探します。

このメニューでは、現在開いているすべてのスプレッドシートが一覧表示され、開いているスプレッドシートが2つしかない場合は自動的に選択されます。

両方のスプレッドシートが画面に表示されるのが確認できます。

より便利な場合は、「すべてを並べる」ボタンで縦置きと横置きを切り替えることができます。

重要なオプションとして、同時スクロールの切り替えがあります。

このオプションをオンにすると、一方のウィンドウをスクロールしたときに、もう一方のウィンドウも平行に移動するようになります。これは、大きなスプレッドシートを使っていて、1つのスプレッドシートを他のスプレッドシートと照らし合わせながら作業を続けたい場合に重要です。何らかの理由で2つの図面の位置がずれてしまった場合は、「ウィンドウ位置をリセットする」をクリックするだけです。

条件付き書式を用いたエクセルファイルの比較

多くの場合、2つのスプレッドシートを比較するには、同時に画面上に表示するのが最適な方法です。しかし、このプロセスを少し自動化することが可能です。

条件付き書式を使えば、Excelに2つの表の違いをチェックさせることができます。これは、あるバージョンと他のバージョンの違いを見つけるだけでよい場合、多くの時間を節約することができます。

この方法では、使用する2つのワークシートが同じワークブックに含まれていることを確認する必要があります。そのためには、転送したい図面名の上で右クリックし、「移動」または「コピー」を選択します。

ここで、ドロップダウンメニューを使って、どの文書を**するか決めることができます。

ワークシートの中で、差分があると強調したいセルをすべて選択します。手っ取り早いのは、左上のセルをクリックしてから、Ctrl+Shift+Endのショートカットを使うことです。

ホーム」 > 「スタイル」 > 「条件付き書式」 > 「新しい罫線」に移動します。

数式を使用する」を選択して、書式を設定するセルを特定し、次のように入力します。

=A1<>sheet_name!A1

もう一方のシートの名前が何であれ、「シート名」と書くことだけは覚えておいてください。この式が行うのは、一方のワークシートのセルと他方のワークシートの対応するセルが完全に一致しているかどうかをチェックし、それぞれの事例に印をつけるだけです。

次に、「書式」をクリックして、差分をどのように強調するかを選択します。私は、標準的な赤の塗りつぶしにします。

変更点があるセルは赤くハイライトされ、2つの表を素早く簡単に比較することができます。

ハードな作業はエクセルにお任せ

上記のヒントは、Excelで重い作業を処理する方法を示しています。たとえ全神経を集中させて作業していても、手作業で行っていれば、変化を見逃す危険性があります。条件付き書式のおかげで、網掛けをすり抜けることはありません。

エクセルは単調な作業や細かい作業が得意です。その機能を使いこなせば、条件付き書式や巧妙なトリックを駆使して、時間と労力を節約することができます。

単に文書を比較して特定の値を見つけるだけでなく、Excelのvlookup関数を使いこなす必要があります。別の方法として、メモ帳++を使用して文書を比較してみるか、これらのMacファイル比較ツールをチェックしてみてください。