Microsoft OneNoteは、デジタルや手書きのメモを取り込むための強力な無料ツールです。しかし、それ以上のことができ、OneNoteは特に生産性を向上させるのに有効です。

以下、OneNoteで仕事を効率的に進めるための5つの方法を紹介します。

1 クイックノートでベストアイデアを保存する

多くの人がそうであるように、仕事に関する最も輝かしいアイデアは、思いがけない時に得られるかもしれません。通勤途中やシャワーを浴びているときに頭に浮かんだかもしれません。仕事というのは、個人がよく考えることです。

幸いなことに、OneNoteには重要なアイデアを収集する機能が組み込まれています。クイックノートと呼ばれるものです。クイックノートは、OneNoteでより良いノートを取るための多くの機能の一つと考えてください。

PCでOneNoteを使用する場合、Windowsキー＋Nを押すと、OneNoteに小さなキーボードが表示されます。

自分の考えをタイプして、ウィンドウを閉じます。

クイックメモを後で見るには、画面上部の「メモ」ドロップダウン・タブを使用します。

紙切れにポイントを書き留め、それを捨てることにうんざりしていませんか？クイックノートの方がずっといい。書いたものを自動的に保存し、良いところを一箇所にまとめておくことができます。

2アウトルックとの連携によるプロジェクト管理

OneNoteといえばデジタルノートですが、プロジェクトマネジメントツールとしても活用できます。

このような使い方をするためには、まずOutlookと連携させる必要があります。このプログラムは、「タスク」セクションを通じて、すでにプロジェクト管理機能を備えています。別のタスクを開いてメモを書くこともできますが、Outlookのメモ機能は非常に限定的です。幸いなことに、プロジェクト管理のためにOutlookとOneNoteを統合するのは、ほんの一瞬で済みます。

Outlookで、左上の「ファイル」メニューから「オプション」を選択します。すると、該当するパネルが表示されます。左側を見て、「アドイン」オプションを選択します。

次に、このウィンドウの下部にあるドロップダウンリストを含む「管理」セクションを見つけます。ドロップダウンリストを変更し、COMアドオンを選択します。ドロップダウンリストの右側にある「Go」ボタンをクリックします。

すると、いくつかのチェックボックスが並んだ画面が表示されます。これらはすべて「利用可能なアドイン」の見出しの下にあり、OneNoteはそのリストの一部であるはずです。Outlook アイテムに関する OneNote ノート」というチェックボックスを探し、左側のチェックボックスをクリックして、その中にチェックマークを表示します。

最後に、右側の「OK」ボタンをクリックすると、Outlookのタスクペインの上部にOneNoteのボタンが表示されるはずです。

次に、OneNoteを開き、プロジェクト管理タスクのための新しいノートブックを作成します。ノートブックをマイコンピュータに保存することを選択し、わかりやすい名前を付けます。

次に、毎日目にするプロジェクトマネジメントのタスクの種類別にセクションを作成します。ノートブックの既存のパーティションタブの上で右クリックし、「新しいパーティション」を選択するだけです。そして、名前をつけてください。

そうすることで、OneNoteの上部にノートブックの各パーティションに対応したタブが設定されます。また、OneNoteの左ペインに別パーティションを作成します。あとは、それぞれに必要なタスクを追加していくだけです。

そこで、OneNoteとOutlookを併用し、通常通りOutlookのタスクエントリーを作成するのはどうでしょうか。

タスクをクリックしてハイライトし、Outlookの画面上部にあるOneNoteボタンをクリックします。タスクマネージャーノートブックでセクションを選択します。その後、[OK]をクリックします。

各セクションはタスク管理ノートの項目を表し、各ページはタスクであることを忘れないでください。

Outlookのタスクに関連したメモをOneNoteで自由に**取ることができるようになりました。

3.音声の書き起こしに使う

医師のオフィスや法律事務所など、音声メモを録音して後で書き写すような場所で働いている方もいらっしゃるかもしれません。OneNoteには、ユニークな使い方がたくさんあります。そのひとつが、メディアプレーヤーとしての活用です。

まず、ファイルエクスプローラで必要なオーディオクリップを見つけます。OneNoteを開き、ファイルをOneNoteのインターフェイスにドラッグ＆ドロップします。必要に応じて、タイピングの邪魔にならないようにファイルを配置します。

そして、再生ボタンをクリックすると、聞こえてくる音をそのままOneNoteのノートブックのページに入力し始めることができます。

作業中、音声ファイルはOneNoteのページの一部となり、簡単に書き写すことができます。

4 onenoteを使って自分だけのノートを作る

もしかしたら、仕事の重要な書類をたくさん読んでいるかもしれません。あるいは、キャリアのための継続教育単位を取得するためかもしれません。もしかしたら、仕事に関連したコミュニティカレッジの夜間クラスを受講しているかもしれません。仕事関係の本や読みかけの書類を有効活用したいときは、OneNoteを使いましょう。

高校の読解問題を簡単にしたクリフズ・ノートの付録を覚えていますか？自分だけのクリフノートをOneNoteにまとめることができます。

まず、本の名前を反映したノートを作るか、識別しやすいように別の名前を選びます。次に、OneNoteウィンドウの右上にある「新しいページ」ボタンを探します。その左側にプラス記号（＋）が付いています。各ページに本の章を反映させる。

また、セクションで扱うトピックについて、親子編成の構造に基づいてサブページを作成することもできます。

OneNoteの画面の右側を見て、章のページをクリックします。新規ページ] ボタンの横にある小さな矢印を見つけます。クリックすると、現在のページの下に新しいページが作成されます。

次に、新しいページを右クリックし、「サブページの生成」をクリックします。

学習した内容を簡単に保存し、整理することができます。

5 すべてのToDoをリストアップするために使用します。

驚くなかれ、OneNoteは優れたリストアプリケーションです。キーボードショートカットで素早くリストを作成することもできます。この便利なリストがあれば、1日の流れを把握でき、忘れ物も減らせます。

まず、チェックリストの最初のタスクであるテキスト行を入力します。

このショートカットは、入力した内容の左側にチェックボックスを追加します。

特に重要なステップに注意を促したい場合。Ctrl+2を同時に押すと、チェックボックスの代わりにアスタリスクが追加されますが、アスタリスクとチェックボックスの両方を残しておくこともできます。

また、タスクを箇条書きで区切ってもよいでしょう。

特に、四方八方に引っ張られそうで、集中力が必要なときに便利な方法です。Ctrl+を使用します。(ピリオド）を押すと箇条書きになります。

OneNoteのリストの使い方は他にもいろいろありますが、これらのキーボードショートカットを使うだけでも、良いスタートが切れると思います。

今週、あなたは仕事でonenoteをどのように使いますか？

OneNoteは、仕事や職場を問わず、豊かな可能性を与えてくれる万能ツールです。

上記の提案を実践することで、OneNoteに頼って生産性を向上させることができるようになります。

今週はどんなことにOneNoteを使いますか？