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データや情報の急激な増加により、データの保存やロールバックの必要性が高まっています。そのために、次の2つの言葉「アーカイブ」と「バックアップ」が広く使われている。両者の基本的な目的は、データのセキュリティとガバナンスに関するものである。しかし、両者は異なるスタイルでその機能を発揮し、機能やオプションも異なっています。以下、2つの用語の詳細とその違いについて説明します。
アーカイブとは、企業やコンピュータのデジタルデータや資産のうち、頻繁に変更されないものを長期的に保存し、将来の参照に役立てることである。アーカイブの基本的な目的は、データを整理して長期に保存することです。さまざまなメディアで保存できます。CD/DVD、クラウドストレージ、ハードディスク、フラッシュメモリに保存することができます。長期間にわたって整理して保存する必要があるため、安価なデータストレージが有利になります。アーカイブ機能は、コンピューターが行います。コンピュータでは、コンピュータのファイルをメタデータと一緒に保存します。その結果、ハードディスクの記憶容量が増えることになります。ファイルやフォルダーは、OSのオプションやWinZip、WinRarなどの圧縮ソフトでアーカイブすることができます。
バックアップとは、ファイルや文書をコンピューター上の第二の媒体にコピーまたは複製することです。をディスクまたはフラッシュドライブに保存します。そのため、万が一、データを紛失しても、バックアップツールを使えば、データを取り戻すことができます。多くのIT専門家は、最新のコンピューターであっても故障の可能性があり、結果としてデータが失われる可能性があるため、1日2〜3回のデータのバックアップを推奨しています。また、バックアップはデータファイルを圧縮することができるので、ハードディスクの記憶容量を増やすことができます。さらに、バックアップの保存に必要なディスクの数も少なくて済みます。ほとんどの組織では、サードパーティのソフトウェアやサービスを利用して、コンピュータ本体やオンラインデータストレージサービスにデータを自動的にバックアップしています。これにより、重要なデータを安全に保管することができます。つまり、バックアップの基本的な目的は、データを保存し、失われたデータを復元することです。