Gmailには、カスタムメールの署名を作成するための優れた機能があります。

さらに、**接続したメールアカウントごとに異なるアカウントを使用することも可能です。数分かけて、異なるアドレスに対してこの作業を行うことで、長い目で見れば時間の節約になり、受信者にも一貫性を与えることができます。

メールアドレスの追加設定

当然ながら、そこで署名を使うには、他のメールアカウントをGmailに接続する必要があります。

初めてご利用になる方は、ご自身のメールアドレスや別名で送信することができます。Yahoo、Outlook、Hotmail、ビジネスや教育分野、その他のGmailアカウントも含まれます。以下のステップを踏むだけです。

1. Gmailアカウントにログインし、右上の歯車アイコンをクリックし、「設定」を選択します。
2. ドメインによっては、タブにAccountsと表示されるだけの場合もあります。
3. "メールとして送信 "の項目で、"別のメールアドレスを追加する "をクリックする
4. すると、ポップアップウィンドウが表示されます。画面に表示される指示に従って操作してください。なお、メールアドレスの確認が必要ですので、アクセスできる状態にしておいてください。

すると、「メールの送信先」に他のメールアドレスが表示されるはずです。このセクションの一番下にあるオプション、「メールの送信元と同じアドレスから返信する」をマークしておくとよいでしょう。このオプションを有効にすると、このアカウントからのメールに返信したり、メールを作成したりする際に、自動的に**宛先と署名が表示されます。

このオプションを有効にしたくない場合は、メールを送信する前に手動で送信者アドレスを変更することができます。そのアカウント用に作成したカスタム署名は、メッセージに直接ポップアップ表示されます。

サインを作成する

Gmailアカウントに追加したメールアドレスごとに、異なる署名を作成することができることを忘れないでください。特に、個人、教育、ビジネスの各アカウントのアドレスを紐付けると、超便利です。プロフェッショナルなメール署名の作成に関する記事もぜひご覧ください。

まず、右上の歯車アイコンをクリックし、「設定」を選択します。デフォルトでは、[一般]タブに到達しているはずです。しかし、そうでない場合は、単に上部からクリックしてください。次に、「署名」エリアまでスクロールしてください。

署名の選択を解除せず、その下のアドレスドロップダウンリストを含むオプションを選択したことを確認してください。リストを表示すると、接続しているすべてのメールアドレスが表示されているはずです。

一つでも欠けている場合は、「アカウントとインポート（またはアカウント）」に戻り、「メールの送信先」にアドレスがあることを確認してください。表示されていない場合は、上記の手順でアカウント接続を行ってください。

テキストエディタの使用

ここで、作成したい署名のメールアドレスを一覧から選択します。白紙の状態からスタートし、テキストエディタツールを使って基本的な署名から複雑な署名まで作成することができます。

Gmailでは、Garamond、Tahoma、Verdanaなど、10種類以上のフォントスタイルから選ぶことができます。

その後、WYSIWYGフォントツールを使って、太字、斜体、下線などの文字スタイルや、背景色、文字色を設定することができます。

テキストの書式を設定するツールの隣に、テキストをリンクするオプションが表示されます。署名にテキストをリンクさせることで、受信者にあなたのウェブサイトやブログ、ソーシャルメディアネットワークに簡単にアクセスしてもらうことができます。受信者がプレーンテキストのメールを受け取った場合、あなたのリンクはクリックできないことを忘れないでください。

リンク**するには、テキストを選択して「リンク」ボタンをクリックするだけです。リンクする場合、リンク先が自動的にフォーマットされる場合があります。しかし、Facebookのような一般的な単語については、リンクを取得してポップアップボックスに入力する必要があります。

リンク」ボタンの右側には「画像」ボタンがあります。個人のサインに画像が使われることはほとんどありません。しかし、多くの企業は、従業員の署名に自社のロゴを入れたいと考えていますし、あなたが自分の会社を経営しているなら、このオプションが気に入るかもしれません。カーソルを好きな場所に移動して画像ボタンをクリックし、Google DriveやURL、パソコンから画像を取り込むだけです。

最後に、整列、番号付けや箇条書き、インデント、逆カンマなどのオプションが用意されています。右側には、すべての書式を削除するボタンがあります。これにより、エディターツールを使って実験することができ、気が変わったらクリックするだけで書式を削除することができます。

署名の保存とテスト

一度作成した署名は、リストの中から別のメールアドレスを選択し、次のアカウント用に作成することができます。ただし、ページ下部の「変更を保存する」ボタンをクリックしないと、変更した内容が失われます。

署名を作成したら、さまざまなメールクライアントを使用してテストするのが賢明です。これにより、受け取った人がどのように見えるかを確認し、期待通りに表示されることを確認することができます。Outlook、Gmail、Yahooにメールを送信し、モバイル端末のメールで署名がどのように見えるかを確認することができます。

トラブルシューティングに関する質問

Gmailでカスタム署名を作成するのは簡単ですが、人によっては問題が発生する場合があります。

ここでは、よくあるトラブルとその解決方法をご紹介します。

• 署名の余分な文字：Gmailの一部のバージョンでは、テキストの書式設定がサポートされていません。余分な文字を排除するために、太字、斜体、アンダースコアなどの書式を削除する必要があります。
• メール返信時に署名が表示されない：受信トレイにあるメールに返信する場合、署名が切り取られます。3点セパレーターをクリックするだけで表示されます。なお、メール送信の場合も同様です。
• 署名の書式設定ができない：プレーンテキストではなく、リッチテキストフォーマットを使用して署名を書式設定する必要があります。メール作成」をクリックすると、新しいメールが作成されます。右下の矢印をクリックし、Plain Textモードが選択されていないことを確認します。

サインを作成する準備はできましたか？

さまざまなアカウントにカスタム署名を作成することで、一貫性と効率性のメリットを得ることができます。特に、いつも同じ方法でメールに署名している場合に便利です。名前と連絡先の前に「Sincerely」、「Thank you」、「Have a nice day」を付けることも可能です。

これから始める人への提案やヒントがあれば、ぜひ下のコメント欄で共有してください。