今、ToDoリストアプリが大人気です。リストが生産性を高めることは科学的に証明されていますし、公開ToDoリストなどの手法でさらに高めることができます。メールの受信箱をToDoリストとして使っている人もいるくらいです。

しかし、これらをすべて試しても、どれもうまくいかないとしたらどうでしょう？

幸いなことに、生産性を高める方法は他にもあります。もし、通常のToDoリストが面倒だったり、長すぎたりする場合は、アイゼンハワー・マトリクスと呼ばれる古くからある効果的な方法を試してみることをお勧めします。

アイゼンハワーマトリックスは何ですか？

アイゼンハワー行列は、2x2の格子状のボックスである。上段が「重要な」タスク、下段が「重要でない」タスクに使われます。また、左の列は「緊急」のタスク、右の列は「非緊急」のタスクです。その様子は以下のとおりです。

多くの人にとって、「重要」と「緊急」は同義語です。そこで、この2つの違いを定義しておきましょう。

• 重要なこと - 個人、仕事など、長期的な目標や価値観に貢献する仕事。重要なのは、すべての関連性です。あるタスクが重要かどうかを判断する1つの方法は、"このタスクをスキップしても、目標を達成し、自分の価値観に忠実でいられるか？"と自分に問いかけることです。
• 緊急 - その日のうちに処理する必要があるタスク。スケジュールに余裕のある方は、週末前がいいかもしれません。いずれにせよ、緊急性は時間がすべてです。緊急性のあるタスクかどうかを判断する一つの方法として、"このタスクの期限はいつですか？"と自問することがあります。

重要な課題かどうかを判断する前に、自分の目標や価値観を知る必要があるのです。多くの人にとって、キャリアアップは長期的な目標ですから、それに直結するタスクは重要です。あるいは、何よりも家族を大切にするのであれば、定時で帰宅することが重要かもしれません。

しかし、あるタスクが緊急であり、同時に重要でないということはありえない。緊急性は、時間の問題であることを忘れないでください。締切を考える。例えば、国際コーヒーの日に、近所のコーヒーショップがコーヒーを無料で提供しているとしましょう。今日これを利用しなければ、機会は失われます。しかし、無料のコーヒーは、あなたの長期的な目標や価値観とは何の関係もないのです。緊急性はあるが、重要性はない。

この定義を用いると、4つのボックスそれぞれに属するタスクの種類を説明することが容易になる。このマトリックスは、次のように考えることもできる。

なぜアイゼンハワー・マトリクスを使うのか？

アイゼンハワー・マトリックスとは、簡単に言えば、仕事の優先順位を決める方法です。

ToDoリストは、やるべきことを把握するには最適ですが、どのタスクの優先順位が高いかを判断するのは、必ずしも容易ではありません。個人的には、どんなToDoリストアプリケーションでも「優先度」機能は使ったことがありません。なぜなら、私はいつもすべてのものに「優先度高」の印を付けているからです。すべてが優先度高になると、何もできなくなります。

また、ToDoリストを見て、30個のタスクが山のようにあるとき、どのタスクに取り組むか、どうやって決めるのでしょうか。""簡単なものから始めなさい "と言う人もいます。いや、一番難しいのからやれよ」と、他の人も言っていた。しかし、何が簡単で何が難しいのか？決して白黒つけられるものではありません。何度も何度も、10分、15分、30分と無駄な時間を使って、自分のタスクを選んでいます。

そこで、アイゼンハワー・マトリックスが輝きを放つのです。個別のToDoリストとは異なり、マトリックスは自分で優先順位をつけることができます。次に取り組むべきタスクを教えてくれます。今と後のボックスだけが本当に重要なので、認知的な負荷が軽減されます。時間に追われているとき、どのタスクが省略できるかを確認するのに役立ちます。

さらに、このマトリックスには、もう2つの小さな利点があります。まず、一つひとつのタスクに注意を払わざるを得なくなります。ごちゃごちゃと大きなToDoリストにすべてを放り込むのではなく、積極的に先回りして時間をかける価値があるかどうかを判断し、実際のToDoをきっちりリストアップしていくのです。第二に、目標や価値観を常に思い出すことができることです。

ただ、アイゼンハワー・マトリクスは、最初はちょっとやっかいなんです。特に、新規ユーザーがつまずきがちなのが、デリートやトリビアルボックスです。マトリクスを構築し、タスクを整理し、1日をやり過ごす方法を実践例で見ていきましょう。

アイゼンハワー・マトリックスの使用方法

アイゼンハワー・マトリックスは、概念的には4つのボックスからなる正方形だが、実際には、「今すぐやるリスト」「任せるリスト」「後でやるリスト」「つまらないリスト」という4つの別々のToDoリストとして扱うことができる。2つの緊急リストは、非緊急リストよりも優先されます。

このあたりは、トリヨの凄さを実感しました。人生の各分野（プライベート、仕事、教会、趣味など）ごとにボードを設置し、それぞれのボードにその4つのリストを作成します。また、やることが少なければ、1枚のボードですべて済ませることも可能です。それはあなた次第です。トレロが嫌い？これらの代替かんばんツールを検討してみてください。

リストの準備ができたら、タスクの追加を開始します。

例えば、あなたが伝統的なサラリーマンで、アイゼンハワー・マトリクスを使って生産性を向上させたいと考えているとしましょう。これが、この例の残りの部分を動かすシナリオになりますが、コンセプトを適用するのは簡単なはずです。

今日は何を食べるの？まず思い浮かぶのは、電子メールです。緊急（メールは毎日空にすべき）かつ重要（ここでは仕事関連のメールについて話している）である、inboxゼロに到達するためのタスクを作成してみましょう：。

今日はたまたま会社でプレッツェルデーで、あなたは無料のプレッツェルを欲しがっている。

上司から、あなたのチームの最後のプロジェクトの文書報告書を午後4時までに提出することが緊急かつ重要であると念を押されています。

また、次のプロジェクトの予算要求が金曜日に提出されることを念押しされる。これは重要だが、緊急ではない。

事務長がやってきて、紙とインクの供給が少なくなってきたと言う。一刻も早く発注する必要がある。しかし、これはあなたのキャリア目標や価値観とはほとんど関係がない：。

初夏になり（この場合）、梅雨のオフィスは息苦しくなってきました。除湿機を上手に使えば、湿度低下による他のメリットはもちろん、みんなの生産性もグンとアップするはず。

持ち出すためにメモを書きましたが、緊急でも重要でもなかったということです。

常に。打ち合わせが飛び込んできたり、計画を完成させなければならなかったり、やりたいことを思い出したり......。最終的にはマトリックス（＝リスト）がいっぱいになり、タスクのマスターリストよりも怖くなくなるのが良いところです：。

別のことをする時間ができたら、左から始めて右へ移動すればいいのです。Now」と「Represent」のリストにあるものを最初に処理し、その後、緊急でないリストを処理する必要があります。

委任できる場合は、まず委任者リストを処理し、これらのタスクをできるだけ多くオフロードします。次に、Nowリストを見ます。Nowリストを完成させたら、その日は成功したと思ってください。これで、後のリストを先取りすることも、1日を早く終えることもできます。

オーソライズできないなら、今すぐ始めましょう。今」のリストを終えて時間に余裕がある場合は、「委任リスト」を「今」のリストとして扱うか、その後に続くリストを先に進めるか、その日を早く終わらせるかを選択することができます。実際には、委任された仕事と後の仕事を交互に行うのがよいでしょう。

一日の終わりにエージェントリストをチェックし、締め切りを過ぎたタスクはすべて捨て、まだできるものは明日に残しておきます。

翌日の朝、後ろのリストを見て、今緊急なタスクを決めます。今公開されているリストに載せてください。些細なリストも同様に、これらのタスクだけを委任者リストに移します。日中に出てきた**タスクも追加してください。すすぐ、繰り返す。

ToDoリストが自分に向いていないとき

なお、アイゼンハワー・マトリクスは、必要に応じて変更することができます。例えば、1日中ガイドとして使うのではなく、独自のマトリックスを使ってメールを分類することができます。緊急性／重要性という概念は、仕事やメール以外のさまざまな場面でも有効です。

アイゼンハワー・マトリクスは、多くの人がその効果を実感しています。でも、ここまで来て、役に立たないと思うのなら、それでもいい。自分に合ったものを探し続けてください。結局のところ、生産性の秘訣は、実際に使うものだけなのです。

アイゼンハワー・マトリクスは役に立ちましたか？そうでない場合は、整理整頓と先手必勝のために、どのような生産性向上の秘訣をお使いでしょうか？下のコメント欄で教えてください

写真提供：Amy Bull Shutterstock.com ウェブサイト