待办事项列表应用程序现在非常流行。科学已经证明，清单确实能提高工作效率，你可以通过公开待办事项清单等技巧进一步提高工作效率。有些人甚至把电子邮件收件箱当作待办事项。

但如果你试过所有这些，但都不管用呢？

幸运的是，还有其他的生产方法。如果你发现常规的待办事项列表太麻烦或者太过冗长，那么我们建议尝试一种古老但有效的方法，叫做艾森豪威尔矩阵。

什么是艾森豪威尔矩阵(the eisenhower matrix)？

艾森豪威尔矩阵是一个2x2的盒子网格。顶行用于“重要”任务，底行用于“不重要”任务。同时，左列用于“紧急”任务，右列用于“不紧急”任务。如下所示：

对大多数人来说，“重要”和“紧急”是同义词，所以让我们花点时间来定义它们之间的区别：

• 重要的——对你的长期目标和价值观有贡献的任务，无论是个人的，职业的，等等。重要的是所有的相关性。决定一项任务是否重要的一个方法是问问自己：“如果我跳过这项任务，我还能实现我的目标并忠于我的价值观吗？”
• 紧急——一天结束前需要处理的任务。如果你的日程安排有更多的回旋余地，你可能更喜欢在周末之前。不管怎样，紧迫感都与时间有关。决定一项任务是否紧急的一种方法是问自己：“这项任务的最后期限是什么时候？”

在决定一项任务是否重要之前，你需要知道自己的目标和价值观。对许多人来说，职业发展是一个长期目标，因此与之直接相关的任务非常重要。或者如果你最看重家庭，那么准时回家可能很重要。

但是，一项任务怎么可能既紧迫又不重要呢？记住，紧迫只是时间问题。想想最后期限。假设今天是国际咖啡日，您当地的咖啡店将免费提供咖啡。如果你今天不好好利用这一点，机会就失去了——但免费咖啡与你的长期目标或价值观毫无关系。这很紧急，但不重要。

使用这些定义，可以更容易地描述属于这四个框中每个框的任务类型。我们甚至可以这样想矩阵：

为什么要使用艾森豪威尔矩阵？

艾森豪威尔矩阵只是一种划分任务优先级的方法。

待办事项列表可以很好地跟踪您需要做的事情，但要确定哪些任务具有更高的优先级并不总是那么容易。我个人从来没有在任何待办事项列表应用程序中使用过“优先级”功能，因为我总是把所有事情都标记为“高优先级”--当所有事情都是高优先级时，就什么都不是了。

此外，当你看一个待办事项列表，看到30个堆积如山的任务时，你如何决定处理哪项任务？”有人说：“从最简单的开始。”不，从最难的开始，”其他人说。但什么是容易的，什么是困难的？从来不是黑白的。很多时候，我浪费了10分钟，15分钟，甚至30分钟来挑选我的任务！

这就是艾森豪威尔矩阵闪耀的原因。与单个待办事项列表不同，矩阵是自优先排序的。它告诉你下一步要处理哪个任务。它减少了认知负荷，因为只有现在和以后的盒子才是真正重要的。如果你的时间紧迫，它可以帮助你看到哪些任务可以跳过。

此外，矩阵还有另外两个小优点。首先，它迫使你更加注意每一项任务。不要把所有的事情都扔进一大堆杂乱无章的待办事项中，而是主动决定是否值得你花时间提前完成任务，把实际的待办事项列得很紧。其次，它不断提醒你的目标和价值观。

唯一的问题是艾森豪威尔矩阵一开始可能有点棘手。特别是，新用户往往会被委托和琐碎的框绊倒。有一个学习曲线，所以让我们通过一个实际的例子，如何建立一个矩阵，组织任务，并通过一天。

如何使用艾森豪威尔矩阵

尽管艾森豪威尔矩阵在概念上是由四个方框组成的正方形，但实际上可以将其作为四个独立的待办事项列表来处理：现在列表、代表列表、稍后列表和琐碎列表。两份紧急名单排在非紧急名单之前。

我发现崔洛在这方面很棒。为你生活的每个领域（例如个人、职业、教会、爱好）设立一个董事会，并在每个董事会中列出这四个清单。或者如果你没有太多的事情要做，你可以用一块板来完成所有的任务。这取决于你。不喜欢特雷罗？考虑这些替代看板工具。

一旦列表准备就绪，就可以开始添加任务：

假设你是一个传统的上班族，想利用艾森豪威尔矩阵提高工作效率。这将是驱动本示例其余部分的场景，但是应用这些概念应该很容易。

你今天要吃什么？首先想到的是电子邮件。让我们创建一个任务，以达到收件箱零，这是紧急的（电子邮件应该每天清空）和重要的（我们这里谈论的是工作相关的电子邮件）：

今天恰巧是办公室里的椒盐脆饼日，你渴望一份免费的椒盐脆饼。这可能很紧急，但并不重要：

你的老板提醒你，你的团队最后一个项目的文档报告要在下午4点之前提交，这既紧急又重要：

他还提醒你，你的团队对下一个项目的预算要求将在周五到期。这很重要，但并不紧急：

办公室经理来找你，说纸张和墨水的供应不足。你需要尽快下订单——但这与你的职业目标或价值观没有多大关系：

现在是初夏（在这种情况下），雨季办公室变得太闷热了。如果有一台好的除湿器，每个人的生产效率都会直线上升，更不用说降低湿度的其他好处了。

你写了个便条提出来，但这既不紧急也不重要：

不断地。会议突然出现，计划需要完成，你记得你想做的事情，等等。最终，你的矩阵（即列表）会填满，最好的部分是，它比一个任务的主列表更不可怕：

当你有时间做另一件事时，只需从左边开始，然后向右移动。你应该先处理好“现在”和“代表”列表中的所有内容，然后再处理非紧急列表。

如果你可以委派，首先处理委派列表，并尽可能多地卸载这些任务。然后看一下现在的清单。一旦你完成了现在的清单，就把你的一天看作是成功的一天。现在你可以在后面的清单上抢先一步，或者提前结束一天。

如果你不能授权，从现在开始。如果你完成了“现在”列表，并且有了更多的时间，那么你可以选择：将代表列表视为“现在”列表，在后面的列表中抢先一步，或者提前结束一天。实际上，您可能希望在委托任务和以后的任务之间进行交替。

在一天结束时，检查代理列表并转储所有截止日期已过的任务。保留那些你还能做的。留着明天用。

在第二天开始时，浏览后面的列表，决定哪些任务现在是紧急的。把他们放到现在的名单上。对琐碎列表执行相同的操作，只是将这些任务转移到委托列表中。添加一天中突然出现的任**任务。冲洗并重复。

当待办事项清单不适合你的时候

请注意，您可以根据需要修改艾森豪威尔矩阵。例如，你不用它来指导你的一整天，你可以用它自己的矩阵来分类你的电子邮件。紧迫性/重要性的整个概念在工作和电子邮件之外的各种情况下都很有用。

很多人都发现艾森豪威尔矩阵非常成功。但如果你已经到了这一步，你认为这不会有帮助，那没关系。继续寻找适合你的方法。当一切都说了，做了，唯一的生产力技巧是你真正使用的。

你觉得艾森豪威尔矩阵有用吗？如果没有，你用什么生产力技巧来保持组织和领先？请在下面的评论中与我们分享！

图片来源：艾米·布尔Shutterstock.com网站