ドキュメントを作成・共有するためのツールはたくさんあります。レポートジェネレーター、ドキュメントエディター、Eメールアプリケーションなど、どれも日々の業務で活躍するものばかりです。

しかし、Google Docsを真剣に検討したことはありますか？

Google 独自のオフィス生産性スイートは、ドキュメントの作成、編集、共有を迅速かつ簡単に行うための機能を備えています。どこにいても、どんな仕事をしていても、Google Docsはあなたの時間を節約してくれます。

それでは、あなたやあなたのチームのために働くことができるgoogledocsの便利な機能をいくつか見てみましょう。

googleドキュメントを使ったビジネスコラボレーション

googledocsには、どんな文書でも簡単に共同作業を行うためのさまざまなツールが組み込まれています。

基本的なドキュメント共有

同僚やチームと文書を共有したい場合、Google Docsは2つの異なる方法でそれを簡単に実現します。

Google Driveからの共有。右上の「シェア」ボタンをクリックするだけで、簡単に始められます。文書に名前を付けていない場合は、共有する前に名前を付けるよう指示が表示されます。

その後、Googleの連絡先の名前やメールアドレスを入力して、直接ドキュメントを送信することができます。ただし、送信前に「文書の編集」ボタンをクリックして、権限を選択する必要があります。共有オプションを選択すると、他の人があなたの文書を編集したり、コメントしたり、閲覧したりすることができます。終了したら、「Finish」をクリックします。

リンクで共有するドキュメントへのリンクを共有したい場合は、**Handlerと入力するのではなく、ポップアップウィンドウの「共有可能なリンクを取得」をクリックします。その後、他の人に編集、コメント、閲覧を許可するための同様のオプションが表示されます。そして、リンクをコピーして、共有したいメッセージやチャットウィンドウにポップするだけです。

共有の詳細設定

機密情報を含む文書や、アクセス制限をかけたい文書には、より多くの選択肢があります。

共有」ポップアップウィンドウで、右下にある「詳細設定」をクリックします。

そして、その文書の編集者がアクセス権を変更したり、他の人を招待したりすることを制限することができます。また、コメントや閲覧者がドキュメントを印刷、コピー、ダウンロードできないようにすることも可能です。また、最初に設定したアクセス権を変更することができます。

電子メールでドキュメントを共有することにした場合、このウィンドウから行うことができます。質問がある場合は、「詳細」または終了時に「終了」をクリックしてください。

アノテーション機能

コメントは、コラボレーションの真のモチベーションになります。コメントを使用すると、文書内の特定のセクション、画像、単語にメモを追加することができます。内容を変更する前に実際に話し合うことができるので、よりよい編集に役立ちます。

コメントを追加するには、コメントを参照する部品、画像、単語を選択します。次に、文書の横にあるプラスボタン、または上部にあるコメントボタンをクリックします。メッセージを入力し、コメントボタンをクリックしてください。

コメントが追加されると、未解決のコメントとして文書側に残ります。これは、その項目についての決定がなされたときに、「解決」ボタンをクリックすれば、コメントが画面から消えてしまうので便利です。

解決したコメントを表示したり、再度開く場合は、上部にあるコメントボタンをクリックするだけです。再オープンしたコメントには、ドキュメント画面とコメント欄にこれらのアクションが表示されます。

コメント追加アクションでは、コメントの編集、削除、直接リンクの取得が可能です。また、上部の「コメントする」ボタンをクリックすると、メールでのお知らせを選択することができます。すべてのコメントに対して、あるいは気になるコメントに対して通知を受けることができます。アラートは見逃す心配がないので、大きな時間の節約になります。

バージョン履歴

文書のバージョン管理は、リアルタイムでの文書の共有とコラボレーションに不可欠であり、特にチームで文書を編集できる場合には重要です。

メニューから、「ファイル >バージョン履歴」をクリックします。その後、現在のバージョンにメインの文書名とは別の名前をつけたり、バージョン履歴だけを表示したりすることができます。

バージョン履歴を見る」を選択すると、サイドバーが開き、ドキュメントの履歴が表示されます。このボタンをクリックすると、名前のついたバージョンのみを表示したり、すべてのバージョンを表示したりすることができます。名前のないバージョンについては、「more」（3つの点）のアイコンをクリックすることで、必要に応じて追加することができます。

リスト内の各バージョンには、編集された日付と時間が表示されます。これらのいずれかをクリックしてバージョンを表示すると、上部に復元するオプションが表示されます。名前付きバージョンは、長い文書や多くの共同作業者がいる文書に便利です。

Googleドキュメントの便利なテンプレートを利用する

ビジネス文書の作成には、テンプレートの活用が有効な手段の一つです。幸いなことに、googledocsには多くのテンプレートが組み込まれており、それを利用することができます。また、外部のリソースから多くのgoogledocテンプレートを見つけることができます。ここでは、整形されたプロフェッショナルなビジネス文書を作成するための方法をいくつかご紹介します。

内蔵テンプレート

googledocsに組み込まれているすべてのテンプレートを見るには、ログイン後、テンプレートライブラリの隣にある上部の矢印をクリックするだけです。そして、仕事の企画書や会議のメモ、営業や人事など業種に特化したもの、ビジネスレターや履歴書用のものなどを見ることができます。

テンプレートを選択すると、エディターウィンドウに表示されるので、テンプレートのテキストを自分の好きなものに置き換えれば完了です。

その他のテンプレート

Google Docsに組み込まれたテンプレートの中に、自分のニーズに合ったものがない場合は、外部のオプションをチェックすることができます。ここでは、その方法をいくつかご紹介します。

事業計画

記載すべき目次を完備し、すっきりとしたビジネスプランのテンプレートです。また、さらなる支援が必要な場合は、以下のステップに従って、ご自身のビジネスプランを作成してください。

解約通知書

このテンプレートは、正式な解雇通知書が必要な場合に非常に便利です。上部に企業ロゴを配置する位置や、記載すべき内容など、便利なヒントが満載です。

会議アジェンダ

表形式のシンプルな会議アジェンダをお探しなら、これが最適です。また、参加者が読んでおいた方がいい項目や、持参した方がいい項目も記載されているので便利です。

google docsのビジネスアドオンを追加する

googledocsアドオンをご存じない方は、これらのツールは、アプリケーションに追加することができるブラウザの拡張機能に似ています。ビジネス、生産性、ユーティリティなど多岐にわたります。アドオンストアにアクセスするには、Googleドキュメントを開き、上部メニューの「アドオン」をクリックし、アドオンを取得します。

ここでは、ビジネスタスクに最適なアドオンをご紹介します。

ルーシッドチャートダイアグラム

フローチャート、流れ図、および類似のビジュアルには、Lucidchartダイアグラムが最適なツールです。また、すでにオンラインアプリケーションをご利用の方は、ログインしてgoogledocsから図にアクセスするだけです。または、無料のアカウントを作成してお試しください。

hellosign [販売終了]のお知らせ

契約書や合意書など、署名が必要な書類を扱う場合は、HelloSignをチェックしてみてください。無料アカウントに登録し、月に3つの書類を試し、その後、無制限に署名できる有料バージョンをチェックしてみてください。

整合性チェッカー

矛盾を含んだドキュメントを作成すると、ビジネスに悪影響を及ぼす可能性があります。Consistency Checkerは、文書をスキャンして、単語の切れや略語、スペルの違いなどの項目をチェックするアドオンです。

ミンマスターズ

あなたはマインドマッパーですか？そんなあなたに、MindMeisterは最適なツールです。Lucidchart Chartsのようなアドオンを使ってマインドマップを描くことも確かにできますが、MindMeisterはそれを簡単にします。文書内のテキストを選択してアドオンを開くだけで、マインドマップが作成され、自動的に**文書に追加されます。

bkper [販売終了]のお知らせ

帳簿から財務データを作成し、更新する、Bkperはクールなツールです。総勘定元帳、日誌、経費報告書など、新しい帳簿をBkperのウェブサイトに簡単に追加することができます。そして、アドオンを使って詳細をgoogledocs文書にポップアップします。

その他の便利なアドオン

• メールマージ：メールやレターへの文書の結合
• スーパーメトリクス: ビジネスメトリクスのファイル化

Googleドキュメントをビジネスで使っていますか？

このように、googledocsにはビジネス文書に役立つ機能やツールが多数内蔵されています。次のビジネス文書の作成、編集、共有、コラボレーションを簡単に行うことができます。

すでにGoogleドキュメントをビジネスで活用していますか？もしそうなら、ビジネスの世界でより有益なツールやヒント、コツがあるのでしょうか？あなたの感想を下記でシェアしてください