您有许多用于创建和共享文档的工具。报表生成器、文档编辑器和电子邮件应用程序都在您的日常工作中发挥作用。

但你有没有认真考虑过谷歌文档？

Google自己的office生产力套件具有一些功能，可以帮助您快速、轻松地创建、编辑和共享文档。无论你在哪里，无论你的工作是什么，谷歌文档都能为你节省时间——而且你不必花一分钱。

让我们看看googledocs的一些有用的特性，这些特性可以为您和您的团队工作。

使用google文档进行业务协作

在团队环境中工作时，协作是关键。googledocs内置了各种工具，可以轻松地在任何文档上进行协作。

基本文档共享

如果你想与你的同事或团队共享一个文档，Google Docs通过两种不同的方法使它变得简单。

从谷歌硬盘分享。只需单击右上角的“共享”按钮即可开始。如果您没有命名文档，则在共享文档之前会看到这样做的提示。

然后，您可以输入您的谷歌联系人的姓名或他们的电子邮件地址，直接向他们发送文档。但是，在发送之前，您应该通过单击“编辑文件”按钮来选择权限。共享选项将允许其他人编辑、评论或查看您的文档。完成后，单击“完成”。

与链接共享。如果希望共享指向文档的链接，请单击弹出窗口中的“获取可共享链接”，而不是输**系人。然后您将看到类似的选项，允许其他人编辑、评论或查看文档。然后只需复制链接，并弹出到一个消息或聊天窗口，你想分享它。

高级共享设置

当您有一个包含敏感信息的文档或一个您想真正限制访问的文档时，您有更多的选项。

在“共享”弹出窗口中，单击右下角的“高级”。

然后可以限制文档的编辑器更改访问权限或邀请其他人。您还可以阻止评论者和查看者打印、复制或下载您的文档。另外，您可以更改最初设置的访问权限。

如果您决定通过电子邮件共享您的文档，您可以从此窗口执行此操作，如果有问题，请单击“了解更多”，或者在完成后单击“完成”。

注释功能

评论是合作的真正动力。您可以使用注释为文档中的特定部分、图像或单词添加注释。这有助于更好地进行编辑，因为您可以在进行任何更改之前对内容进行实际讨论。

要添加注释，请选择注释所指的零件、图像或单词。然后，单击文档侧面的加号按钮或顶部的注释按钮。键入您的留言并点击评论按钮。

添加注释后，它将作为未解析的注释保留在文档的一侧。这很方便，因为当对项目做出决定时，您可以单击Resolve按钮，注释将从屏幕上消失。

如果您想查看已解决的评论或重新打开它们，只需单击顶部的评论按钮。重新打开的任何注释都将在文档屏幕和注释部分显示这些操作。

附加的注释操作允许您编辑、删除或获取到注释的直接链接。而且，当您单击顶部的“评论”按钮时，您可以选择接收电子邮件通知。你可以收到每一条评论的通知，也可以只收到涉及你的评论。警报是一个大省时，因为你不必担心错过了。

版本历史记录

文档版本控制是实时共享和协作文档所必需的功能。当团队能够编辑文档时，这一点尤为重要。

从菜单中单击“文件”&gt；“版本历史记录”。然后可以将当前版本与主文档名称分开命名，或者只查看版本历史记录。

如果选择“查看版本历史记录”，将打开一个侧边栏并显示文档的历史记录。您可以单击该按钮仅显示命名版本或查看所有版本。对于未命名的版本，如果愿意，可以单击“更多”（三点）图标添加一个。

对于列表中的每个版本，您将看到它被编辑的日期和时间。您可以单击其中一个查看该版本，该版本为您提供了一个在顶部还原该版本的选项。命名版本对于冗长的文档或具有许多协作者的文档非常有用。

使用有用的谷歌文档模板

创建业务文档的最佳方法之一是使用模板。幸运的是，googledocs有许多内置的模板可以使用。另外，你可以从外部资源中找到更多的googledoc模板。这里有几种方法可以帮助您创建格式良好、专业的业务文档。

内置模板

要查看所有googledocs内置模板，只需在登录后单击模板库旁边顶部的箭头。然后，你可以看到类似于工作建议和会议记录的内容，那些特定于你所在行业的内容，比如销售或人力资源，还有那些商业信函和简历。

选择任何一个模板，它将在编辑器窗口中打开。然后只要用你自己的替换模板文本，你就可以设置了。

其他模板

如果你没有看到一个模板内置到谷歌文档，适合你需要的，你可以检查外部选项。以下是一些让你开始学习的方法。

商业计划书

完整的目录，你应该包括，这个商业计划模板是整洁和干净的。而且，如果您需要其他帮助，请按照以下步骤创建您自己的业务计划。

终止函

当您需要正式的终止函时，此模板非常有用。它包括一个地点为您的公司标志在顶部和有用的提示的细节，你应该包括。

会议议程

如果您正在寻找一个简单的会议议程与表格格式，这是一个完美的。它还包括你的参与者应该阅读或携带的物品，这很方便。

添加google docs业务附加组件

如果您不熟悉googledocs附加组件，这些工具类似于可以添加到应用程序的浏览器扩展。它们的范围从商业到生产力再到公用事业。要访问附加组件商店，请打开一个Google Docs文档，单击顶部菜单中的“附加组件”，然后获取附加组件。

以下是一些非常适合您的业务任务的附加组件：

lucidchart图

对于流程图、流程图和类似的视觉效果，Lucidchart图是一个很好的工具。而且，如果你已经使用了在线应用程序，只需登录并从googledocs中访问你的图表。或者创建一个免费帐户来尝试。

hellosign[不再可用]

如果您处理需要签名的合同、协议和其他文档，请查看HelloSign。注册一个免费帐户，每月试用三份文件，然后查看付费版本，获得无限签名。

一致性检查器

当您创建包含不一致的文档时，可能会对业务造成不利影响。一致性检查器是一个附加组件，它将扫描您的文档并检查断字、缩写和拼写变体等项目。

明迈斯特

你是思维导图者吗？如果是这样，那么MindMeister就是你的工具。虽然你当然可以使用Lucidchart图表这样的附加组件来绘制你的思维导图，但MindMeister让它变得简单。只需选择文档中的文本，打开加载项，就会为您创建一个思维导图，并自动**到文档中。

bkper[不再提供]

创建和更新财务数据从您的书籍，Bkper是一个很酷的工具。你可以很容易地在Bkper网站上添加一本新书，比如总账、记录簿或费用报告。然后使用附加组件，将详细信息弹出到您的googledocs文档中。

其他有用的附加组件

• 邮件合并：将文档合并为电子邮件和信件
• Supermetrics：将业务指标**文档中

你用谷歌文档做生意吗？

正如你所看到的，googledocs有一些内置的特性，还有一些工具可以让它对商业文档有用。您可以轻松地创建、编辑、共享和协作下一个业务文档。

你已经用谷歌文档做生意了吗？如果是这样，你有什么工具、技巧或窍门可以让它在商业世界中变得更加有益吗？在下面分享你的想法！