ついていくのは大変です。単純で簡単なことのように思えますが、難しいことがいろいろとあるのです。時間がかかるのです。忘れないようにしないといけませんね。攻撃的な感じは嫌ですよね。その答えは、ありそうでなかった。

しかし、多くの場合、フォローアップが重要です。面接のフォローアップから、指導を依頼した相手へのリマインドまで、優れたフォローアップがあなたの成功に大きく貢献します。

フォローアップが重要な理由

要するに、人は忘れるからです。メールを読んでも、返信を忘れてしまう。あるいは、折り返し電話すると約束したことを忘れてしまった。コーヒーを飲むのを忘れてしまうかもしれない。深刻な情報過多になりつつある現在では、当然のことだと思います。

人は一日に多くのこと**を処理するため、優れたタスク管理システムをもってしても、忘れ物をしてしまうことがあります。その中には、あなたのメールや電話になるものもあるかもしれません。それが人生だ。

しかし、だからといって受け入れる必要はない。メール、電話、議論、連絡、行動をフォローすることで、他の何百人もの人たちと差をつけることができるのです。例えば、ステリ・エフティは、ある投資家と会うまでに48回もフォローアップをした。うまくいった。

少なくとも、多くのフォローアップで「ノー」と言われるよりは、他のところに努力を移せるので、全く返事がないよりはましです。

仕事を探しているのか、アドバイスを求めているのか、フリーランサーのマーケティングをしているのか、人間関係を築いているのか、単に質問に対する回答を得ているのか、フォローアップが不可欠です。これがうまくなると、生活が楽になるだけでなく、コミュニケーションを成功させるスピードも上がります。

ここでは、より良いフォローアップのためにできる5つのことをご紹介します。

1 フォローアップへのコミットメント

これは、フォローアップのスキルを向上させるために最も重要なことでしょう。相手から返事がなければ、フォローすることを理解しなければなりません。リスクが非常に低く、答えにあまりこだわらないのであれば、飛ばしてもかまいません。しかし、ほとんどのコミュニケーションはフォローアップが必要です。

事前に知っておくことが重要です。そうすれば、フォローアップを送るかどうかで議論する必要はなく、すでにそうすることを完全に約束しているからです。

2 システムのセットアップ

フォローアップをシステム化することは、大きな助けになります。物忘れは他人だけでなく、自分もするものです。つまり、リマインダーの仕組みをしっかり作っておかないと、フォローアップを忘れてしまい、また元の木阿弥になってしまうのです。

この問題を解決する方法はたくさんあります。最も簡単な方法は、スプレッドシートを使用することです。ここでは、電子メールフォローアップのスプレッドシートの例を示します。

各行には、私が誰かにメールを送った日付、相手、メールアドレス、そして意図したフォローアップが含まれています。フォローアップのメールを送る場合は、緑色のセルをハイライトしています。フォローアップに返信があった場合は、紫色で表示されます。

これはほんの一例です。スプレッドシートは様々な整理方法があります。また、連絡先を指定することで、電話に対するメールのフォローアップ（またはその逆）を追跡することができます。時間帯を入れることができるので、連絡の時間帯を変更することができます。

他にもいろいろな設定方法があります。Wunderlistのリストを作成し、フォローアップが必要なときにリマインドすることができます。Evernoteで連絡先を管理することができます。

あなたがiPhoneを持っている場合, あなたがあなたを思い出させるために使用できるクールなトリックがあります: あなたの連絡先リストに既にある誰かを呼び出すためにあなたを思い出させるためにシリを教えて, そしてあなたはそうロック画面から直接行うことができます。Android用の発信者アラートアプリ（もはや利用できない）は、同様の機能を提供しています.

メールを使い続ける必要がある場合は、多くのメールアプリや拡張機能が役に立ちます。airmailは私のお気に入りのmacOSメールアプリで、誰もメールに返信しないときにリマインダーを設定することが可能です。送信するときは、日付を選択するだけ。

Boomerangは、メールを受信トレイに戻し、さらに自動フォローアップのスケジュールを設定できる人気のGmail拡張機能です。 RebumpとLeadCookerも同様の機能を提供する他の2つのGmail拡張機能です。

これだけの選択肢があれば、きっと自分に合ったものが見つかる（あるいは作れる）はずです。ただ、役に立つものを用意してください。これだけ覚えようとしても、使い勝手が悪くなることはありません。

正しい日付と時刻を選択する

業界や目標、交流のある人などによっても異なりますが、フォローアップのタイミングを知ることで、取り組みを後押しすることができます。

フリーランスや何かのブログの宣伝のメールを受けたら、翌日にはもう一回送って頭を冷やしておくといいでしょう。翌日、その2日後、さらに5日後と、返事をもらうまでフォローすることを勧める人もいます。

そんなに電話をかけたいとは思わないかもしれませんが、電話をかける理由にもよるかもしれません。面接の1週間後まで待つのもいいかもしれません。しかし、返事がない場合は、数日おきに電話をかけてもいい。

メールを送るのに最適なタイミングを調べてみると、企業によってさまざまなことがわかります。通常は社内報ですが、深夜帯のように10時がいいようです。メールのフォローアップをするときは、別の時間に送ってみるのもよいでしょう。受信者が新しいメールを開きにくい時間帯に、単に最初のメールを送っている可能性があります。

このほかにも、電話をかける際に考慮すべきことがいくつかあります。例えば、相手の職場の電話番号からかける場合は、平日にかけたいところです。昼休みはダメかもしれませんね。また、相手のタイムゾーンも考慮する必要があります。

最後に、フォローアップのスケジュールを何種類か試してみるのもよいでしょう。私の一番のアドバイスは、メールを送ったり電話をかけたりする前に考えておくことです。今の曜日と時間帯がいいのかどうか、自問自答してみてください。であれば、それを目指せばいい。そうでない場合は、少し待ってください。意図的にやっていれば大丈夫です。

4 急いで

簡潔なコミュニケーションの重要性は、いくら強調してもしすぎることはありません。これは、ほとんどすべてのタイプのコミュニケーションに当てはまりますが、特にフォローアップの際に重要です。あなたが連絡を取っている相手は、あなたが誰で、何を望んでいるのか、すでに知っている可能性が高いのです。返事を主張すればいい。

メールを送った内容について）ちょっと確認したいことがあるんだけど」というような簡単なものでもかまいません。お忙しいとは思いますが、フォローさせてください。ご連絡をお待ちしております！"

また、自分のメールの下に、過去に送ったメールの内容を貼り付けておけば、最初に送ったことを思い出してもらえます。

電話のかけ方は非常に似ていて、自分が誰なのか、以前電話したことがあるのか、何が欲しいのかを伝えればいいのです。

"何を求めるか "も重要です。次に何をしてほしいかを伝えなければ、何もしてくれない可能性が高い。"この記事の感想、「メールで質問したいのですが、可能でしたら教えてください」「来週、電話をかけてもいいですか？"は、すべてあなたの願望を表現する大切なものです。

もし、あなたがとりとめのない文章を書きがちであれば、メール作成ツールを使ってみてください。

5 こだわり

人とのつながりがうまくいかないとき、ネガティブに考えてしまいがちです。少なくともほとんどの場合、それはあなたやあなたの要求とは関係がないことを忘れないでください。それは、みなさんがとても忙しいということと関係があるかもしれません。

実際、多くの人があなたのフォローを高く評価してくれるでしょう。メールや留守電をすべて管理している暇な人はほとんどいませんが、だからといってあなたと話したくないわけではありません。ほとんどの場合、そのまま忘れてしまうのです。

毎日、返信が来るまで電話したり、Twitterで相手を困らせたりする必要はありませんが、返信があるまでは、たとえそれが「ノー」であっても、フォローを続けてください。

どのようにフォローするのですか？

連絡事項のフォローアップのアプローチは、かなり個人的なものです。私のメールフォローのやり方は、あなたのやり方とは全く違うかもしれません。もしかしたら、電話のフォローアップを全くしていないかもしれませんし、最初の2回の電話の後にしかメールを送っていないかもしれません。環境、業界、目標など、すべてがフォローアップに影響します。あなたの体験談をお聞かせください

フォローアップで役に立ったことは？返事が来るまで連絡を取り続けるのか？メッセージを再送信するまでに長い時間待機していませんか？あなたのベストアドバイスを、下のコメント欄で共有してください

写真提供：Gustavo Frazao via Shutterstock.com