表計算ソフトを使った作業は、時間がかかるものです。Excelに慣れている方でも、時間を無駄にしないよう、できるだけ効率的なアプローチを心がけましょう。

マイクロソフトは、より速く物事を成し遂げるために、さまざまな方法でExcelをパッケージ化しています。しかし、これらの機能を理解していなければ、活用することはできません。

この10個のヒントは、使うたびに数秒しか節約できないかもしれません。これは大したことではないと思うかもしれませんが、ワークフローに組み込むことができれば、時間の経過とともにその効果を享受することができるに違いありません。

1 f2 でセルを編集する

ここでは、時間を節約するためのとても簡単な方法をご紹介します。表計算ソフトのセルを編集する最も分かりやすい方法は、セルをダブルクリックすることです。データ入力が多い場合、マウスからキーボードへの切り替えを繰り返すのはあまり効果的ではありません。

F2キーを押すと、現在ハイライトされているセルを編集することができます。つまり、キーボードから手を離すことなく、文書内の移動やセルの編集ができるのです。F2キーに本能的に手が届くようになるまでには時間がかかるかもしれませんが、それが自然にできるようになれば、データ入力のスピードは確実に上がります。

2 窓ガラスを凍らせるのではなく、窓を割る

ペインの凍結は、スプレッドシートの複数の異なる部分を同時に表示する簡単な方法ですが、これを一時的に行うだけなら、より速い方法があります。

表示]タブで[ウィンドウ]セクションを探し、[分割]をクリックします。これでウィンドウが4分割され、真ん中のボーダーをドラッグして調整できます。短時間だけ概要が必要な場合は、ペインを凍結するよりもはるかに柔軟性があります。

f4 で繰り返し行う

同じ作業を何度も繰り返す場合、F4キーを押すことで作業を自動化することができます。

Shift+Spaceで一度に全部の行を選択することができるんだ。

そして、Ctrl+-で行を削除することができるのです。

これで、F4キーを押すだけで、削除コマンドを繰り返し実行できるようになりました。

この手法は、さまざまなプロセスで有効です。例えば、特定のセルをハイライトし、F4キーを押すだけで、ドキュメントの他のエリアにもスタイルを適用することができます。

4**時刻と日付

Excelのスプレッドシートには、現在の日付や時刻**を入れる必要があることがよくあります。これを考慮して、マイクロソフトは簡単にできるようにしました。

Ctrl+;は現在の日付 ** アクティブセルになります。 Ctrl+Shift+;は現在のシステム時刻 ** になります。

5 altキーでセルを調整する

Excelでグラフを作成するのは簡単ですが、表計算ソフトで正しく表示するのは少し難しいかもしれません。グラフが周囲のセルと一直線に並んでいるのは、見た目も美しくプロフェッショナルですが、目で見て方向を決めるのに時間を費やす必要はありません。

チャートを作成し、Altキーを押しながらチャートのサイズを変更すると、自動的に隣接するセルと整列します。

この機能はOffice製品に標準装備されているので、特定の要素に周囲を取り込みたい場合は、Altキーを押しながら操作してみてください。

6 正確なコピー式

数式を含むセルのコーナーポイントをドラッグすると、Excelはそれに応じてセル参照を移動させます。これはほとんどの場合、非常に便利なのですが、時には**全く同じ数式を持つ方が有益な場合もあります。

コピーしたい数式の真下のセルに移動し、Ctrl+'を押します。これにより、セル参照を変更することなく、数式を正確にコピーしてセルを埋めます。

7 スプレッドシートの既定の環境設定をする

多くのExcelユーザーは、新しい文書を作成し、フォントを変更し、ページ番号を調整するなどのルーチンを持っています。しかし、いくつかの設定を調整することで、新しいワークブックのデフォルトをカスタマイズすることができ、毎回この作業をする手間を省くことができます。

一般」セクションで、「新しいワークブックを作成するとき」というタイトルの設定を探します。

上図のように、デフォルトのフォントとそのサイズ、デフォルトのビュー、新しいワークブックに含まれるワークシートの数を変更することができます。これらの設定は、Excelの文書作成に欠かせないものです。

8 クイックアクセスツールバーの使用

ほとんどのExcelユーザーはクイックアクセスツールバーを使用していると思いますが、カスタマイズする方法をご存知ですか？

Excelでは、画面の左上にある標準的な保存、元に戻す、やり直しの機能にアクセスすることができます。リボン上で右クリックし、「クイックアクセスのカスタマイズ」ツールバーを選択することで、コマンドをまるごと追加することができます。

簡単にできる**チャート**から、WindowsInkをすぐに使えるようにするショートカットまで追加することができます。様々な選択肢の中から、自分の典型的なワークフローに適したものを見つけることは、十分に価値があります。Excel を自分の使い方に合わせられるので、リボンを操作する時間が短縮されます。

9 機能を説明する

複雑なExcelスプレッドシートを作成し、それがどのように機能するかを同僚に説明しなければならないことはありませんか？数式をコメントする場合は、この義務を省略することができます。

式の末尾に次のように付け加え、自分の仕事を説明する機会を与えてください。

これにより、舞台裏で何が起こっているのかを、さりげなく知ることができるようになりました。

この機能を使いすぎると、すぐに文書に文字情報が入りすぎてしまうので、注意しましょう。しかし、他のユーザーに説明を必要とさせたい場合は、短いコメントを残しておくと、後で時間を節約することができます。

10 フォーマットのショートカットを知っておこう

セルの内容が正しく表示されるように書式を設定することは、スプレッドシートを改善するための良い方法です。しかし、リボンの「数値」エリアにあるドロップダウンメニューを使ってこれを行うのは、非常に手間がかかるものです。その代わりに、これらのショートカットを記憶しておくとよいでしょう。

• Ctrl+Shift+1 - 小数点以下2桁の数値フォーマットに設定します。
• Ctrl+Shift+4 - 通貨としてフォーマットされます。
• Ctrl+Shift+5 - パーセントで書式を設定します。
• Ctrl+Shift+6-インデックス番号としてフォーマットされます。

これらのショートカットは覚えるのが大変そうですが、標準キーボードの特殊文字に対応しています。ただし、数字書式は事実上の初期設定となっています。

通貨としてフォーマットするには、ドル記号、パーセント、パーセント記号、指数番号（科学的記数法とも呼ばれる）とパワー記号を探すだけです。

大切なことのために時間を節約する

Excelは、その核となるのは生産性向上ツールです。その主な目的は、スプレッドシートに関わる作業を軽減することです。ワークブックの作成にはある程度の肉体労働が必要かもしれませんが、さまざまな部分でスピードアップする方法があることを忘れないでください。

Excelの知識を広げることは、必ずしも新しい関数を学んだり、VBAのような複雑な機能を掘り下げることではありません。記憶のためのショートカットを書いたり、繰り返し行う作業を素早く完了させる方法を思いついたりすることも、同じように活用のメリットになります。

ユーザーがExcelで時間と労力を節約するためのヒントがありますか？それとも、この記事にあるテクニックの一つについて、より詳しい情報をお探しですか？いずれにせよ、以下のコメント欄で会話に加わってみてはいかがでしょうか？

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