私がEvernoteの管理を取り戻したいと思ったとき、500以上のノートがあるノートブックが19個ありました（最近、1000のノートがある8～10個のノートブックを削除した後のことです）。43個のタブがあり、そのほとんどに付箋が貼られているだけでした。

私のノートの中には、「役に立つ」記事があります。私の目標や習慣を記録するシートもあります。他には、私が面白いと思うもの、レシピ、キャリアに関するもの、金融情報などを掲載しています。要するに、大混乱なのです。

ここでは、私がこの混乱を素晴らしい個人的なプロジェクト管理システムに変えた方法を紹介し、あなたのEvernoteのセットアップの世話をする方法を教えることができます。

1 ノートパソコンをクリーニングする

それが一番大変でしたね。いろいろなものを捨てなければならなかった。できるだけ早く終わらせるために、それぞれのノートに目を通し、必ず戻ってくるものはないか、ネットで調べられないものはないかと自問自答しました。

ほとんどの場合、ノーです。本の自費出版や確定申告に関するアドバイスは、Googleで検索すれば必ず出てきますね。今までのEvernoteのアカウントを7つのノートブックに減らしました。

このステップのオプションとして、マージがあります。同じトピックに関する複数のノートがある場合、コピーして1つのノートに貼り付けることができます。例えば、クエリレターやトーンについてのメモがたくさんあります。これらはすべて1つの音になる。

また、ノートを組み合わせて積み重ねることもできます。例えば、「ユーモア」と「メディア」を「ファン」スタックにまとめて、ナビゲーションバーに散らからないようにします。

2 プロジェクトノートや書庫の作成

次に、プロジェクト管理システム用のノートブックとスタックを作成する必要があります。私は、以下のスタックとノートブックを作成します。

• MakeUseOf Article 長文
• ハブスタッフブログコンバージョンプレスリリース
• その他 山週刊ライダーファクトリー 段ボール共和国 カジュアルゲーム インサイダー

他にもいろいろあると思いますが、まずはこんな感じにしてみました。

これで、必要な本やノートの束をいち早く手に入れることができます。

III.マスターリストの作成

手帳をきちんと整理していても、様々なアイテムを参照するための中心的な場所が必要です。一例として、現在の私のマスターリストを紹介します。

私のマスターリストには、フリーランスや請負で行っているさまざまな仕事と、それぞれの報酬が記録されています。そうすることで、時間の使い方を整理して覚えることができるんです。短期間のプロジェクトは、その内容を忘れないように、ここにも追加していきます。

ご覧のように、「フリースロー投球」というリンクがあり、自分の潜在的な投球を記録するノートに移動するようになっています。代わりに、googledriveのスプレッドシートやTrelloのボードなど、便利な場所に移動することができます。

また、やりたいけど今は時間がないことを記録するために、「潜在／副次的」セクションを設けています。ここでもまた、物事を最優先に考えることができます。

もちろん、マスターリストをカスタマイズすることも可能です。今後の締切や他の多くのメモへのリンクを含めることができます。あるいは、プロジェクトごとに次にやるべきことを思い出すために、タスクリストをつけておくのもよいでしょう。

このノートは、あなたの "Go to "パネルとして使用することができます。プロジェクトの種類によっては、最も有用な情報を使って、それぞれの状況に合わせて調整することができます。次に何をしたらいいのかわからないとき、ここに行けばいいのです。

また、このセクションはメインのタスクリストにも使用することができます。Evernoteのノートにチェックボックスを追加するのは簡単で、ノートの上部にあるチェックボックスボタンをクリックするだけです。

4 組織的な項目に関する注意事項

プロジェクトノートをノートにまとめるには、さまざまな方法があります。

1つのノートにたくさんの情報が載っていて、1つの場所に行けば情報がわかるようになっているのがいいんです。例えば、私のライティングノートには、あるテーマについて多くの情報が書かれたノートがあります。

私の「ニュースコレクション」ノートには、何を報道するかという記事が多く、9,000字近くあります。

これは、私のノートで最も便利なものの1つです。

これらの記事をそれぞれ別のノートに配置するとよいでしょう。これは、あなた個人の組織スタイルに完全に依存します。ここで重要なのは、できるだけ多くの情報をノートに書き込むことです。

メモ、ノート、計画、プロジェクト、関連メール（選択した場合）、プロジェクトに関連するものはすべて、このノートに残しておくべきです。

もちろん、常にそうできるとは限りません。会社のプロジェクトでTrelloを管理している場合は、マスターリストからTrelloのボードにリンクさせるとよいでしょう。しかし、できるだけ多くの情報をプロジェクトノートから簡単にアクセスできるようにする必要があります。

5 ショートカットの追加

個人用プロジェクト管理システムの焦点は、必要なときに必要なものをすべて見つけられるようにすることであり、まさにShortcutsがそれを可能にします。

ノートや書庫は必要最低限にしておくと探しやすくなりますが、クリックするだけで開けるノートや手帳もあるかもしれません。ノートやメモをショートカットエリアにドラッグし、そこにロックするだけで、いつでも見つけることができます。

6 リマインダーと締め切りの設定

Evernoteのリマインダーや締め切りは、多くの項目を管理しているときにとても便利です。リマインダーの追加は、メモ帳の上部にある時計をクリックし、リマインダーの日付を選択するだけと簡単です。また、ノートブックの上部には、リマインダーのメモが表示されます。

特定の日に処理が必要なメモにリマインダーを追加することができます。

私は通常、期日前にリマインダーを設定するため、通知の上部に期日をメモしています。

メモに異なるタスクがたくさんある場合、各タスクに異なるリマインダーを設定することはできないことを覚えておいてください。ノート全体に設定できるリマインダーは1つだけなので、それぞれのタスクは別のノートにまとめておくとよいでしょう。

Evernoteですべてを記憶するためのその他のヒントをご覧ください。

7 ラベリングシステムの開発

他のものと同様、タグの使い方は、プロジェクトをどのように管理したいかによります。例えば、特定の種類のプロジェクトに特定のタグが必要な場合があります - 私は「執筆」、「編集」、「調査」、「分析」を使用できます。" といった具合に。

その代わりに、高、中、低、1、2、3、今、明日、来週などの優先度タグを使用することができます。Evernoteのタグについては、こちらの記事で紹介されているような収集・ファイリングシステムを利用することができます。

効率化の方法を実現するために、多くの人がタグ付けシステムを考案しています。Soniaのコードにはその良い例があり、さまざまなタグを入れ子にして、ノートが何であるか、いつ処理する必要があるか、どこに関連するかによって分類しているのです。

あるいは、タグを使用しないことにすることもできます。私はそれらを使わず、Evernoteの強力な検索機能だけで必要なものを探す傾向にあります。それはあなた次第です。

8 他のアプリケーションとの連携

Evernoteには他のアプリケーションと連携するための優れた統合機能が多数あります。feedlyやPocketは記事を直接Evernoteに送信することができます。Treloは、ノートやカードをつなげるパススルー機能を搭載しています。MilkはEvernoteと同期して、リマインダーをタスク管理アプリに表示させることができます。

異なるタスク管理アプリを使っている場合は、TaskCloneで同期できます。ZapierとIFTTTは、Evernoteと他の様々なアプリをリンクします。どんなことができるかは、IFTTTのトップEvernoteレシピをご覧ください。端末や他のアプリの使い方によって、できることがたくさんあるんです。

自動化が進めば進むほどいい

9 協力

Evernoteを個人的なプロジェクト管理システムとして使うのであれば、コラボレーションツールをあまり使う必要はないかもしれません。しかし、Evernoteを使っている他の人と一緒に仕事をすれば、とても貴重な存在になります。結局、効果的なプロジェクト管理には、コミュニケーションが不可欠なのです。

ノートの共有は、ノート上部の共有ボタンをクリックし、メールリンクを送るだけで簡単にできます。このようにノートやメモを簡単に共有できるほか、ノートの公開リンクをソーシャルネットワークに投稿することも可能です。

特に、二人で使う共同ノートブックがあれば、同僚とのチャットも役に立ちます。File> New Chat または View> Work Chat をクリックすると、チャットダイアログが表示されます。チャットウィンドウのトップバーに名前またはメールアドレスを入力し、チャットに入る。

evernote Lifetime プロジェクト管理

Evernoteは、将来必要になるかもしれないと思うものは、すべて処分しておくとよいでしょう。しかし、高度に組織化されたプロジェクト管理システムとして構築されていれば、もっと便利です。これらの原則は、仕事だけに適用するのではなく、個人的なプロジェクトにも活用できます。本当に、何にでも使えるんです。

だから、散らかったEvernoteのアカウントを片付け、整理して、計画を立てましょう。きっと幸せになれます。

チームとしてプロジェクトに取り組むマンデードットコムの様子をご紹介します。

写真提供：Mikhail Mishchenko/Shutterstock