Excelは、大量のデータを扱うときや、整理整頓が必要なときに非常に便利です。しかし、このデータを文書に入力し、正しくフォーマットするのは、非常に時間がかかる場合が多いのです。

幸いなことに、マイクロソフトはこの種の作業を念頭に置いてエクセルを設計しており、作業を高速化するためのさまざまな機能が用意されています。AutoFillやQuickFillを活用することで、自動化できる業務に無駄な時間を割くことなく、確実に行うことができます。

ここでは、オートフィルとクイックフィルの活用方法をご紹介します。

オートフィルの最初のステップ

クイックフィルを始める前に、オートフィルの効果を最大限に発揮させる方法を確認しておく必要があります。私はかなり早い時期からクリスマスカードの準備を始めていたので、宛先リストを整理するためにExcelの資料を作りました。

リストに対する配列の流し込み

シートに番号を付けたいけど、いちいち番号を書き出すのは面倒くさい。代わりに、セルA2の数字1からリストを開始し、セルの右下をドラッグして残りの列を自動的に埋めるようにします。

残念ながら、これでは塗りつぶされたリストが表示されるだけで、あまり役に立ちません。ハイライトされたAutoFillオプションボタンを使って、探しているものを指定する必要があります。ボタンをクリックし、"Fill Series "を選択します。これらのオプションに素早くアクセスするには、右クリックしたままドラッグし、それを離すと自動的にコンテキストメニューが表示されます。

ご覧のように、私たちの数字は順番に前に進んでいきます。これは、自動入力の最もシンプルな使い方です。データに対して仮定を立てることができれば、本当に強力になります。

日付記入の順序

例えば、以下は、オートフィルが日付を処理する方法を示しています。上にドラッグすると過去の日付が、下にドラッグすると未来の日付が自動的に入力されます。左右にそれぞれドラッグした場合も、まったく同じように動作します。

サブポーテッドシーケンス用

自動入力される情報が多ければ多いほど、良い結果が得られます。下図は、リボンの「開始」タブの「数値」エリアで時刻とみなすことを指定する前に、セルに10:00と入力していることがわかります。

下にドラッグすると、オートフィルは選択されたセルを1時間間隔で塗りつぶします。

これは便利なのですが、オートフィルは1時間単位だけでなく、もっといろいろなことができます。10時以下のセルに10時30分を手入力した場合、2つのセルを選択し、30分単位でドラッグして移動させることができます。

単語列の穴埋め

そこで、クリスマスカードのリストにどのように役立てるかですが、私は自動入力を使って、各人が受け取るカードのデザインを決定することにしています。

私が用意した3種類のカードは、すでにデザイン欄に表示されています。この3つのセルを選択し、フィルハンドルで選択範囲を広げると、列全体をすばやく塗りつぶすことができます。

オートフィルを使えば、曜日や月を追加することもできます。Excelに必要なのは、最初の日または最初の月だけで、残りの日付は自動的に入力されます。

オートフィルを使用すると、Excelで独自のカスタムリストを作成する際に非常に便利です。

フラッシュ充填の最初のステップ

フラッシュフィルは、オートフィルの近縁の機能ですが、少し機能が異なります。一連のデータを続けるのではなく、他のセルから情報を取り込み、任意のフォーマットで表示することができます。

フラッシュフィルを正しく動作させるためには、書式設定しようとするデータに隣接するセルを使用する必要があります。また、見出しの書式を変更し、Excelが見出しをデータセットの一部と認識しないようにすることも有効です。

上記で、スプレッドシートに2つの列を追加し、1つ目には各人の住所を、2つ目には郵便番号を受け取れるようにしました。また、Excelが何を探しているのかを理解しやすくするために、最初の郵便番号を手動で追加しました。

次に、塗りつぶしたいセルをすべて選択します。ここから、リボン内のデータタブを開き、データツールタブからフラッシュフィルを選択します。(先ほどの自動塗りつぶしと同様に、塗りつぶしハンドルを使ってこの処理を完了させることもできます)。

この操作を行うと、ExcelはセルD2からセルE2へ手動で転送した内容に対応するすべての情報を検索するように指示します。このソフトウェアは、各郵便番号を検索し、選択したセルにこの情報をコピーします。

これは強力な時間短縮ツールです。例えば、メールマージのためにこれらのアドレスを準備していて、メッセージの配置や書式を再設定したいとします。フラッシュフィルを使えば、1つのセルで実験して、残りのデータセットに同じ結果を自動的に入力することができます。

上では、Flash Fillを使って情報の順序を入れ替え、都市名の大文字と小文字を変えているのがわかります。この機能は、心を読むことはできませんが、正しいデータを提供すれば、あなたをフォローすることができます。特に、行ごとに書式を変更する場合は、2つ目のサンプルセルでより正確な結果を得られることが多いことを覚えておいてください。

オートメーション・エクセル

オートフィルを使用して、あらゆる種類のリストを自動的に作成する方法、フラッシュフィルを使用して、あるセルから情報を取得して別のセルに追加する方法がおわかりいただけたと思います。データの紙媒体が必要な場合は、スプレッドシートが印刷用にうまくフォーマットされていることを確認します。

オートフィルやフラッシュフィルを使いこなすために、もっと助けが必要ですか？または、他の読者と共有したい提案があるのでしょうか？いずれにせよ、以下のコメント欄でご意見をお聞かせください。

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