如何使用excel的flash-fill和auto-fill自動錄入資料
當您處理大量數據並且需要保持組織時，Excel非常有用。但是，將這些數據輸入到文檔中並正確格式化常常非常耗時。
幸運的是，微軟在設計Excel時考慮到了這類任務，並且有各種各樣的功能可以用來加速這個過程。通過利用自動填充和快速填充，您可以確保不會在可以自動化的工作上浪費時間。
下面介紹如何充分利用自動填充和快速填充。
自動填充的第一步
在我們開始快速填充之前，我們應該確保我們知道如何從自動填充中獲得最大的收益。我很早就開始準備我的聖誕卡了，所以我建立了一個Excel文檔來幫助我整理我的收信人名單。
為列表填充序列
我想給我的單子編號，但我不想把每一個數字都寫出來。相反，我將以A2單元格中的數字1開始列表，然後拖動單元格的右下角以自動填充列的其餘部分。
不幸的是，這樣做只會用一個填充的列表來填充，這並不是很有幫助。我們需要使用高亮顯示的自動填充選項按鈕來指定我們正在尋找的內容。單擊按鈕，然後選擇“填充系列”。訪問這些選項的更快方法是單擊鼠標右鍵並拖動，當您釋放這些選項時，它會自動打開上下文菜單。
如你所見，我們的數字是按順序前進的。這是自動填充的最簡單用法。當它能對你的數據做出假設時，它真的變得強大了。
日期填充序列
例如，下面您可以看到自動填充如何處理日期。向上拖動自動填充過去的日期，向下拖動自動填充將來的日期。當分別向左和向右拖動時，其工作方式完全相同。
為次填充序列
自動填充的信息越多，效果就越好。在下面，您可以看到我在功能區的“開始”選項卡的“數字”區域中指定應將其視為時間之前，已將上午10:00輸入了一個單元格。
如果向下拖動，“自動填充”會以每小時一次的時間間隔填充選定的單元格。
這很有用，但是自動填充可以做的不僅僅是每小時的增量。如果在10:00以下的單元格中手動輸入10:30，則可以選擇兩個單元格，然後拖動，以半小時為增量。
填充單詞序列
那麼這對我們的聖誕卡清單有什麼幫助呢？我將使用自動填充來確定每個人得到的卡片設計。
我提供的三種類型的卡片已經出現在設計欄中了。通過選擇這三個單元格，然後使用填充句柄擴展我們的選擇，我們可以快速填充整個列。
您還可以使用自動填充來添加一週中的幾天或一年中的幾個月。Excel所需要的只是第一天或第一個月，它將自動填充其餘的日期。
在Excel中創建自己的自定義列表時，使用自動填充非常有用。
閃蒸填充的第一步
Flash Fill是Auto Fill的近親，但它的功能略有不同。它可以從其他單元格中獲取信息，並以所需的格式顯示，而不是繼續一系列數據。
為了使Flash Fill正常工作，我們需要使用與我們試圖格式化的數據相鄰的單元格。它還有助於改變標題的格式，這樣Excel就不會認為它們是數據集的一部分。
上面，我在電子表格中又添加了兩列，第一列包含每個人的地址，第二列準備接收他們的郵政編碼。我還手動添加了第一個郵政編碼，以幫助Excel理解我要查找的內容。
接下來，選擇要填充的所有單元格。從這裡，打開功能區中的“數據”選項卡，然後從“數據工具”選項卡中選擇“閃存填充”。（我們也可以使用Fill句柄來完成這個過程，就像我們之前使用Auto Fill一樣。）
執行此操作將提示Excel查找與我們手動從單元格D2傳輸到單元格E2的內容相對應的所有信息。軟件將找到每個郵政編碼，並將這些信息複製到選定的單元格中。
這是一個強大的省時工具。例如，假設您正在為郵件合併準備這些地址，並且希望重新配置信息的排列和格式。Flash Fill允許您對一個單元格進行實驗，然後自動為數據集的其餘部分填充相同的結果。
在上面，您可以看到我重新排序了信息，並使用Flash Fill更改了城市名稱的大小寫。這個功能不能讀懂你的想法，但如果你提供正確的數據，它可以跟隨你。請記住：第二個示例單元格通常可以產生更精確的結果，特別是當您的格式在不同的行之間變化時。
自動化excel
現在您知道了如何使用Auto Fill自動創建任何類型的列表，或者讓Excel從一個單元格中提取信息並使用Flash Fill將其添加到另一個單元格中。如果您需要數據的紙質副本，請確保您的電子表格格式良好，便於打印。
你需要更多的幫助來掌握自動填充或閃光填充？或者你有什麼建議想和其他讀者分享？不管怎樣，為什麼不在下面的評論部分分享你的想法呢？
圖片來源：Rawpixel.com網站通過Shutterstock.com網站
- 發表於 2021-03-14 22:40
- 閱讀 ( 50 )
- 分類：網際網路
你可能感興趣的文章
如何在excel中管理列
... 如何在excel中新增列 ...
3種excel列表，方便資料輸入
... 我們關於在Excel中建立自定義列表的文章介紹瞭如何使用這些方法建立自定義列表。 ...
如何在microsoft excel中建立餅圖
... 透過使用一個簡單的資訊電子表格，我們將向您展示如何**一個有用的餅圖。一旦你掌握了竅門，你就可以使用更多的資料來探索各種選擇。 ...
如何在excel 2016中錄製巨集
...使用巨集是實現任務自動化的最佳方法。我們將向您展示如何在Excel 2016中錄製巨集，以便您可以騰出時間，不再將時間浪費在重複操作上。 ...
如何將帶分隔符的文字檔案轉換為excel電子表格
...包含文字檔案中的值的字元。我們之前討論過文字限定符如何幫助您將一些值匯入一個單元格而不是單獨的單元格。 ...
microsoft excel入門指南
...論使用哪種選項，您都會收到一個彈出警報，詢問您希望如何移動單元格、行或列。只需選擇一個選項，然後單擊“確定”。 ...
在mac上的excel中使用巨集可以節省時間並執行更多操作
... 讓我們來看看這是如何在macOS上工作的。 ...
利用excel的預測功能將歷史資料轉化為預測
... 如果您真的想知道如何使用這些函式，可以檢視Microsoft的Excel forecast functi***指南。但我們建議還是按“預測表”按鈕。 ...
什麼是畫面？
...將試圖回答關於Tableau的三個基本問題：它是什麼，它是如何工作的，以及它為什麼有用。我們將探討與Tableau軟體相關的產品，以及它們是如何有用的，並解決這個問題：Tableau與Excel相比如何？ ...
如何在libreoffice庫中建立資料錄入表單
... 相關：如何在Microsoft Access中建立窗體 ...
