家族の集い、ベビーシャワー、誕生日会など、あらゆるイベントを計画する際には、すべてをきちんと整理しておく必要があります。googlekeepが提供する強力な機能により、コラボレーション、注釈、リストの作成が迅速かつ容易に行えます。

イベントを円滑に進めるためのgooglekeepの使い方を紹介します。

細部のコラボレーション

どのような活動であっても、他の人から情報を得ることになります。会社のピクニックから週末の旅行まで、みんなのアイデアを共有し、記録し、保存することができます。

例えば、あなたと同僚が会社のピクニックを監督しているとします。みんなが楽しい時間を過ごせるように、楽しいアクティビティを計画したいものです。アクティビティというメモ帳を作成し、あなたと同僚がそれぞれ提案を追加できるようにします。

付箋にあるコラボレーターのアイコンをクリックして、ポップアップボックスに同僚のメールアドレスを入力するだけ。ノートの件名とgooglekeepでノートを開くためのリンクが記載されたメールが届きます。

その週末のリトリートでは、あなたと他の数人が旅程やスケジュールを一緒に組むとよいでしょう。スケジュールノートを作成し、上記の手順で共有することができます。共同作業者が行った更新は、時間の経過とともに自動的に表示されます。

複数の人が協力してくれる場合、複数の協力者を追加できることを忘れないでください。また、この共有機能は、コメントやリストなど、以下のいくつかの追加機能と一緒に使用することができます。

マーキング活動資料

googlekeepには便利な注釈機能があり、写真や画像、ドキュメントに注釈を付けて、イベントに最適な仕上がりにすることができます。まず、「画像を追加する」ボタンをクリックしてファイルをアップロードし、編集するときにアップロードします。

親友のためにブライダルシャワーを準備するなら、招待状やメニューを正しく用意することが大切です。招待状の写真をスキャンしたり、ケータリング会社からメニューの写真をもらったりしたのではないでしょうか。

ノート内の画像をクリックし、右上の「画像に注釈を付ける」アイコンを選択するだけです。画像は、ペン、マーカー、蛍光ペンのツールを備えた小さなウィンドウで開かれます。

娘の婚約パーティーのようなイベントを企画するときに、席次表を使いたいと思うかもしれません。友人の席、家族のそれぞれの席、メインテーブルを色分けして示すことができます。

共同作業をしている場合、色を使うのも簡単です。個々の編集に異なる色を割り当てて、整理しやすくすることができます。

必ずリストを使ってください

アクティビティを計画する際に重要なのは、リストを使うことです。googlekeepのリスト機能を使えば、物や人を忘れることなく、記録を残すことができます。パーティー、ピクニック、同窓会、シャワーなどでは、少なくとも1つのリストが必要なのはご存じのとおりです。新規ノート」ボックスの「新規リスト」ボタンをクリックすると開始されます。

ゲストリストから始めて、チェックボックス機能を様々な方法で使用することができます。招待状を作成する際、返信した人が出席する場合はチェックボックスを、出席しない場合はチェックボックスをチェックしてください。チェックボックスをどのように使うか、この便利な機能をぜひ活用してください。

次に、イベントのToDoリストを作成します。イベントの前には、会場の予約、ケーキの注文、招待状の準備、ケータリングの手配、パーティーグッズの収集などが必要です。イベントの前、あるいは後に実行する必要があるすべてのタスクをリストアップする。

もうひとつ、イベントに役立つリストとして、消耗品があります。ベビーシャワーのような屋内のイベントでも、バースデーパーティーのような屋外のお祝いでも、忘れてはならないのが消耗品です。また、アイテムを選ぶ協力者を追加すれば、購入時に入手したアイテムにマークを付けることができます。

アクティビティを最初から最後までうまく計画するために、これらのリストを作成し、保存してください。モバイル端末でgooglekeepをお使いの方は、移動中のマーキングにも最適です。

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リマインダーを使う

来週、郵便局に行くとき、家族会議の場所予約の確認の電話や、卒業パーティーの招待状を郵送する必要があるかもしれません。そんな思い出深いToDoリストを作るために、googlekeepのリマインダー機能をチェックしてみてください。

イベントのために予約した会場の詳細をすべて記載したメモを作成することもできます。住所、電話番号、写真、費用の内訳を一度に掲載するのです。この機会に、予約確認のリマインダーを追加してみてはいかがでしょうか。リマインダー」ボタンをクリックし、日時を選択するだけです。

時間ベースのリマインダーだけでなく、モバイル端末の位置情報をもとにしたリマインダーも利用できます。招待状用に作成したノートを表示させ、リマインダーボタンをクリックし、場所を選択し、場所の入力を開始します。Google検索で選択できる結果が表示されるので、終了したら「保存」をクリックします。あなたの**をピックアップし、その場所に到着するとリマインダーが表示されます。

イベントの大小に関わらず、忘れてはならない項目が必ずあります。googlekeepのリマインダー機能は、そんなあなたをサポートします。

旅程を作成する

googlekeepはgoogledocsと直接統合しており、あらゆるメモ帳を文書化し、印刷したり、参加者全員に送信したりすることができます。

メモ帳の「その他」（3つの点）アイコンをクリックし、「Googleドキュメントにコピー」を選択すると、ポップアップボックスが表示され、新しいタブで項目を開くことができます。すると、メモやリスト、画像がgoogledocsの新しいドキュメントにコピーされるのがわかります。

ドキュメントを更新して調整し、関連する詳細を含めることができます。そして、その旅程を共有し、他のプランナーもコメントや編集ができるようにします。完成したら、すぐにダウンロードしたり、印刷したりすることができます。モバイル端末でGoogleドキュメントを使用すれば、イベント期間中の旅程にアクセスすることができます。

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その他の便利な機能

これらのgooglekeepの追加機能を使って、イベントを開催することができます。

• ノートを色分けして、アクティビティに関連するすべての項目が一目でわかるようにします。
• アクティビティにタグを作成し、食事やエンターテイメントなど、似たような項目をグループ化することができます。
• リストまたはグリッドビューの最上部に最も重要な項目を維持するようにノートを修正しました。

イベントの企画・運営を簡単に

イベントを企画するとき、どこにどうやってピースを配置するかは悩みの種です。googlekeepのようなツールを使えば、図面を共有したり、材料にタグをつけたり、すべてを整理する安全な場所を確保することができ、悩むことはありません。さらに、モバイルアプリを使えば、オフラインの状態でも、どこにいても行動記録を見ることができます。

googlekeepでイベントの企画を試みたことがありますか？もしあれば、どの機能が企画・構成に最も役に立ちましたか？

写真提供：Kristina.Co/Shutterstock Inc.