もしかしたら、新しくリーダー的な役割を担うことになったかもしれないし、仕事を任せることに悩んでいるかもしれない。リーダーとして、他人に仕事を任せることは必要なことですが、難しいことでもあります。最近チームを結成した方や、権限委譲についてお困りの方に、役立つヒントをご紹介します。

委譲の仕方を説明するには、5つのW、すなわち、who, what, when, where, whyを使うのが一番です。明確なイメージを描くために、まず「なぜ」から始めます。

なぜオーソライズが必要なのですか？

委任は、リーダーであるあなたにとっても、組織やチームにとっても、多くの利点があります。

人によっては、仕事を任せるより自分でやる方が楽だと思うかもしれません。また、一人で仕事をこなすことに価値を感じる人もいます。さらに多くの人は、単に任せる経験が不足しているだけかもしれません。

ハーバード・ビジネス・レビュー・オンラインにはこう書かれています。

委任は、マネージャー、直属の部下、そして組織のためになります。しかし、依然として最も活用されていない、発展途上の経営能力の一つである。

また、ハーバード・ビジネス・レビューに引用されているタイムマネジメントの研究では、次のような結論が出ています。

332社が調査したところ、従業員の委譲能力について懸念していることがわかりました。同時に、このテーマに関する研修を実施している企業は、そのうちの28％に過ぎませんでした。

リーダーであるあなたにとってのメリット

• 他のプロジェクトに目を向けることができます。
• 時間を有効に使うことができる
• 勤務時間中に多くの仕事をこなすことができます。

チームメンバーへの特典

• 新しいスキルを身につけたり、既存のスキルを向上させたりすることができます。
• 信頼できるチームと環境の一員であることを実感できる。
• 自信と意欲を高めることができます。

組織へのメリット

• 生産性を高めることができる。
• 顧客や取引先に、成功するプロセスを提供することができます。
• すべての社員がつながる文化を創造します。

このように、デリゲーションがもたらすメリットは、リーダーだけではありません。ですから、我慢してばかりいると、会社やチームにも影響が出ます。

何をオーソライズすべきか？

リーダーとしてのデリゲーションの重要性がわかったところで、次は何を表現すべきかを決めることです。

多くの場合、特定のタスクを委任することは、何の問題もありません。例えば、営業アシスタントにプログラミングの仕事を割り当てることはありません。しかし、自分の仕事となると、どれを任せるかの判断はより難しくなります。

自分に問いかけてみてください。

• これは私だけが知っている作業なのでしょうか？
• 他の人が時間がないからと、このタスクを割り当てるのを避けているのでは？
• 自分で「全部やりたい」と思うからこそ、タスクに固執してしまうのでしょうか。
• これは定期的または日常的な作業ですか？
• この仕事は、本当に私に責任があるのだろうか？

ノースカロライナ州立大学のプロジェクトでは、義務化すべきタスクの種類をリストアップして、これを示している。

人は、自分の担当でない仕事であっても、自分が一番楽しいと思う仕事を自分のために残しておくことが多いものです。これらの作業は、あなたの時間とエネルギーを費やす最良の方法とは言えません。

何を任せるかを決めたら、その決断を守りましょう。そして、その他に注意すべき重要な項目を考慮して、スケジュールとタスクリストをアレンジしてください。

この仕事にふさわしいのは誰なのか？

どのプロジェクトを任せるべきかを決めたら、次は誰がそのタスクを処理するかを決めるのが筋です。少人数の常設チームであれ、フレキシブルなプロジェクトチームであれ、あなたがリーダーである以上、チームメンバーを知ることは重要なことです。

そのため、仕事を任せる際には、各人のスキルを明確に把握する必要があります。しかし同時に、彼らの実績や責任感の強さを自覚しておく必要があります。信頼できる人に仕事を割り当てることは、仕事を成功させるために重要です。

フォーブスは、エンパワーメントについて、次の2つの有用なアドバイスを提供しています。

信頼と同時に、任せる相手には自分なりの仕事をするチャンスを与えなければなりません。

いったん仕事を委任したら、そのメンバーはそれに対して責任を持つべきであることを忘れないでください。これは、あなたが去るという意味ではなく、チームのメンバーにリードを任せることが重要なのです。

どのような場合に仕事を任せるべきでしょうか？

では、何を誰に委任するのかが分かっていても、いつその権限を渡すのか。仕事を任せるべきタイミングには、さまざまな変数があることがおわかりいただけると思います。少なくとも、納期や優先順位、仕事量などは考慮しなければなりません。

例えば、チームメンバーのスキルに見合った緊急の仕事は、当然ながら最初から任せるべきでしょう。しかし、優先順位が低いものや、別の人が対応できるものは、おそらく待つことができます。

この判断をするのに有効なのが、タスクの優先順位をつける方法です。そのひとつが、優先順位を素早くつけるための「アイゼンハワー・マトリクス」です。この方法を使うと、タスクを「まずやる」「スケジュールする」「任せる」「やらない」の4つの象限に分けることができます。

DoFirstとScheduleのバケットを見ると、Delegateのセクションにタスクを簡単に移動することができます。これは、「やらないこと」の象限に入る可能性のあるタスクを特定するのにも有効な方法です。

委任されたタスクはどこで管理すべきか？

タスクが委譲され、次に進むときが来た。

拠点で複数のアプリケーションやツールを使用している場合があります。信頼できるトラッキングの仕組みがあるのなら、委任したタスクを必ず集約してください。しかし、もしアドバイスが必要なら、ここに5つの素晴らしい選択肢を紹介します。

1. Outlookでは、タスクを割り当てたり、コピーを自分のリストに保存したりすることができます。
2. Googleは、GmailとGoogleカレンダーを通じて、メールやカレンダーのタスクを承認する機能を提供しています。
3. Trelloはカンバン方式でプロジェクトを管理し、タスクを他の人に割り当てることができるようにする機能を備えています。
4. Podioは、委譲されたタスクに対してきれいなコメント構造を提供し、全員が最新の情報を入手できるようにします。
5. Meistertaskは、タスクの割り当てや、タスクのステータス変更の通知を簡単に受け取ることができます。

タスクを割り当てるだけでなく、通知やフォローアップ方法、リマインダーなどの機能を提供する方法を使用することを忘れないでください。

デレゲーション・トレーニング・リソース

もし、あなたやあなたの組織がデリゲーション・トレーニング・プログラムから恩恵を受けるとお考えなら、以下のリソースを参考にしてください。

• ビジネス・トレーニング・プロジェクト
• デール・カーネギー・トレーニング
• 米国経営者協会
• CRMラーニング

オーソライズド・ステータスは何ですか？

他者をエンパワーする能力は、リーダーにとって重要なスキルです。ここにあるように、このメリットはあなただけでなく、あなたの組織やチームにも適用されるのです。みんながWin-Winになれる。

あなたは、しっかりとした委任のスキルを持っていると思いますか？それとも、一緒に委任のタスクに苦労していますか？このトピックについて、あなたの考えをコメントで自由に共有してください。

写真提供：Duncan Andison/Shutterstock