しかし、残念ながら、すべての会議がその目的のために成功するわけではありません。これは、多くの場合、会議の整理が不十分であることが原因です。

以下の無料会議テンプレートを使用することで、会議の準備、記録、レビューが簡単にでき、全体として効果的な結果を出すことができます。

1 プレセッション

会議を開催する上で最も重要なものの1つがアジェンダです。これにより、会議のファシリテーターは、参加者に目的、論点、参加者を提供することができます。また、準備のセクションを含むアジェンダを用意すると便利です。これにより、議論に不可欠な文書やその他の資料を含めることができます。

参加者に可能な限りの準備をさせることも、コーディネーターの仕事の一つです。また、会議を組織的に進め、前進させることも重要です。

テンプレート

TidyFormsのこのマイクロソフトワードのテンプレートは、魅力的でプロフェッショナルな、よくレイアウトされたオプションです。読みやすく、シンプルなスキャンを可能にする、テーブルベースのクリーンな外観を提供します。タイトル、発表者、日時、場所などの基本的な会議の詳細から始まるテンプレートです。

次のセクションでは、会議の目的について説明します。これはアジェンダの重要な部分であり、すべての参加者に会議の意図を明確に理解させるものです。通常、1～2文の簡潔な文章で十分です。

3番目のセクションは、ミーティングプラットフォームとその部署、メールアドレス、電話番号を記載する場所です。もちろん、これらの項目は、その時の業務内容や自社に合わせて、任意に設定することができます。

次に、会議の議題として、トピック、所有者、時間などをリストアップします。これもまた、参加者が自分のパートを準備するためのものです。また、各テーマに割り当てられた時間をリストアップすることで、会議の進行状況を把握することができます。

最後に、準備編を完成させます。あなたは、文書、図、電子メールなどの追加項目を記載し、それぞれを提供する責任者を例示する必要があります。

このアジェンダ・テンプレートの各セクションにはそれぞれの目的があり、人や資料を集め、会議の期待値を設定することができます。

2 会議中

会議中にメモを取ることは、ファシリテーターの次の大きな責任ですが、特定のメモ係りを任命する必要があります。いずれにせよ、正確な会議メモを取ることは、会議の目的を成功させるための重要なポイントです。

このメモは、フォローアップ、行動、質問、結論などを参加者全員に思い出させるものです。したがって、会議録のテンプレートを使用すれば、メモを取るのがずっと簡単になります。

テンプレート

上記のTidyFormsのアジェンダ・テンプレートには、2ページ目の議事録が付属しています。このページはアジェンダと同じフォーマットになっており、4つのセクションのうち3つは同じです。

ただ、準備の部分がアクションアイテムに代わり、次回の会議のフォローアップの部分があるのが違いです。一貫したアジェンダと議事録**に興味があるなら、この方法がおすすめです。

しかし、microsoftofficeのウェブサイトにある別のWordテンプレートでは、メモをより整理された構造にすることができます。多くのテンプレートと同様に、このテンプレートも基本的な会議情報が一番上に配置されていることがおわかりいただけると思います。

ただし、会議中に議論された各トピックの選択と、そのトピックに適用される以下のすべての詳細が提供されます。このレイアウトはより構造化されており、各議題のテーマ、割り当てられた時間、発表者、議論の内容、結論、結果として生じるアクションアイテムを一箇所に記載することができます。しかし、TidyFormsの議事録テンプレートでは、あまり詳細な説明なしに、すべてのアクションアイテムのための独立したセクションが一番下にあります。

このテンプレートのもう一つの便利な機能は、特別なコメントを追加することができる最後のセクションです。この機能は、議論されている特定のトピックとは関係のない他の項目が表示された場合に、非常に便利です。

また、「オブザーバー」の項目には、偶然に会議に参加した人の名前も入れることができます。

iii. 会議終了後

会議が終了したら、次は参加者にフォローアップの情報を提供する番です。この会議の要約は、取られた議事録と予想されるアクションアイテムを要約する必要があります。

会議の結果、何もアクションアイテムがなかったとしても、サマリーを送るのは常に良いアイデアであることを忘れないでください。議事録は、類似の会議や再出発するトピックや問題の参考として利用することができます。

テンプレート

テンプレート・ラボのこのテンプレートは、素晴らしい選択肢です。会議のタイトル、日付、参加者、場所、上部のメモ欄に記入するだけです。そして、フォームを使ってフォローアップを記載してください。

課題」では、発表者の追加など、関連する議題を含めることができます。また、「議論中」では、会議のメモと同じ詳細を継承することができます。担当者、締め切りを追加して、設定完了です。

また、この機能を利用して、アクションアイテムの完了を記録することも可能です。例えば、表に列を追加して、「行動完了」の横にXや日付をマークすることができます。

または、行全体を削除して、完了を示すこともできます。その後、すべての項目が完了するまで、新しい名前または日付を付けて保存し、参加者に再送信します。

会議の結果、アクションアイテムが得られなかった場合でも、このテンプレートを使って会議のサマリーを提供することができます。適切な内容をフォームに記入し、「期限」の下に、完了した、または適用できない指標を入力します。

このテンプレートが気に入った場合は、テンプレートラボの会議議事録のページからダウンロードできます。その後、会議メモテンプレート17までスクロールして、このテンプレートをダウンロードしてください。

会議を成功させるために

ビジネステンプレートはとても便利で、会議などでは時間の節約になります。資料を作ることよりも、会議の目的や内容を重視したほうがいい。次回の会議では、この便利なテンプレートを使って、うまく成果を上げてください。

もし、さらにミーティングを開催するための提案があれば、以下にコメントしてください

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