Dropboxの魅力はクラウドストレージだけではないことをご存知でしょうか。ファイルを一カ所に保存して、いつでもアクセスできるようにするのに適しています。さらに、Dropboxは非常に効率的なツールも提供しています。

ここでは、生産性を向上させるためのDropboxの5つのお気に入りの使い方をご紹介します。あなたが好きなものはどれですか、また、良いものを見逃していませんか？

1ドロップボックスの紙を使った収納アイデア

DropboxのPaperアプリは、EvernoteやOneNoteなどのメモアプリの代替となるものです。Dropbox paperの各ノートには、テキスト、画像、埋め込みビデオ、Dropboxファイル、タスクリスト、そしてハイライトされたコードまで含めることができます。ワンクリックで**メニューが起動し、探したいものを選択するだけです。

ノートをフォルダに分類し、他のDropboxファイルやフォルダと同じようにフォルダへのアクセスを制御することができます。また、他の多くのDropboxの特徴と同様に、共有とコラボレーションに重点を置いています。各行、各項目には著者名が記載されています。コメントは各行に入れることができ、また、著者名を明記することができます。

共有、コメント、更新や変更の追跡も簡単です。すべての共有機能を必要としない場合でも、シンプルな同期ときれいなインターフェースは、現在使用しているペン型メモアプリの素晴らしい無料代替品となります。また、iOSとAndroidの無料アプリを使えば、外出先でも簡単にメモを取ることができます。

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2 Dropboxアプリを使ったファイルの追加

Dropboxアプリは、外出先でファイルを探してすぐに見ることができますが、ファイルを作成する際にも非常に便利です。画面下部のプラスボタンをクリックするだけで、簡単なメニューが表示されます。このメニューでは、**から直接、文書のスキャン、写真のアップロード、ファイルのアップロード、Microsoft Office文書の新規作成ができます。

優れたドキュメントスキャンアプリケーションはたくさんありますが、ファイルを後で追加するのではなく、Dropboxに直接スキャンできると、より速く必要な場所にファイルを届けることができます。Microsoft Officeのファイル形式を**から直接サポートすることで、整形されたコンテンツを作成するのに便利です。また、デスクトップユーザーはこれらのファイルに簡単にアクセスし、編集することができます。まず、無料のMicrosoft Officeアプリケーションをダウンロードするだけです。

もちろん、Dropboxのアプリを使えば、いつでもどこでもファイルを見ることができます。PDF、写真、あらゆる種類のファイルをDropboxに保存するのに最適です。契約書、スプレッドシート、旅行の写真、ウィッシュリスト、音楽...。このアプリを使えば、いつでもどこでもアクセスできます。

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バージョン履歴で時間を節約

誰にでも誤字脱字はあるものです。あるいは、文書の重要な部分を削除する。あるいは、物事を混乱させるだけです。どんな理由であれ、ドキュメントの前のバージョンを取得することは、多くの時間を節約することができます。ドロップボックスでは、ドキュメントを以前のバージョンにロールバックすることが簡単にできます。パソコンのDropboxフォルダに保存されているドキュメントを編集するだけで、新しいバージョンがDropboxに保存されます。

Dropboxのファイルを右クリックし、VersionHistoryを選択すると、利用可能な各バージョンが表示されます。これらのいずれかをクリックするとそのバージョンが表示され、復元する場合は「復元」を選択します。変更点はハイライトされないので、何が更新されたかを確認したい場合は、Microsoft Officeのファイルで変更点を追跡する必要があります。

4現在のドキュメントをドロップボックスに保存する

現在作業しているファイルはどこに保存していますか？デスクトップで？ドキュメントフォルダ？その代わり、Dropboxに置いてみてください。そうすれば、いつでもどこでも好きなときに使うことができます。ほとんどいつもノートパソコンを持ち歩いている方でも、そうでない場合もあるかもしれません。空港やバスターミナルで立ち往生しているとき、**からMicrosoft Office文書を編集できれば、生産性を維持することができます。

現在作業中のファイルをDropboxに保存しておけば、瞬時に共有やコラボレーションを行うことも容易です。あなたが書いたものへのフィードバックが必要ですか？コメントを求めて送り出す。PowerPointのプレゼンテーションについて、他の人の意見を聞きたいですか？から直接、新しいスライドを素早く作成することができます。

5 コラボレーションツールの活用

Dropboxはgoogledocsに非常によく似ており、リアルタイムでドキュメントを共同編集することができます。しかし、Dropboxを使えば、Microsoft Officeで直接作業することができます。この方法を使えば、コメントやマークアップを含む文書のやり取りをリアルタイムで行うことができ、時間を大幅に短縮することができます。SkypeやGoogleハングアウトを使うか、顔を出して話すだけで、同じドキュメントに取り掛かることができます。

Dropboxフォルダーにあるドキュメントを開いたときに、他の人がそのドキュメントに変更を加えた場合、Dropboxバッジが赤くなり、自分がその変更を見ていないことを確認することができます。(バッジの様々な状態とその意味については、こちらのガイドで確認できます)。この機能を利用して、2つのコピーを最新の状態に保つことができます。これらのコラボレーション機能は、社員が自由なデジタルノマドであろうと、別の建物に住んでいようと、どこにでもいるような企業にとって便利なものです。

また、バッジを使用することで、共有されたツールやドキュメントのバージョン履歴にアクセスすることができます。

ドロップボックスの使い方を教えてください。

この5つのアイデアは、Dropboxを使った効率化方法のほんの一部に過ぎません。しかし、ストレージ、共有、コラボレーション機能により、人々がより多くの仕事をこなすために、さまざまな使い方ができるかもしれません。ぜひ、あなたのベストアドバイスをお聞かせください。

Dropboxをどのように使って効率化していますか？仕事で使うのか、プライベートで使うのか、それとも両方で使うのか？あなたの最高のヒントやトリックを下のコメントで共有してください。

画像出典：One billion photos Shutterstock.com ウェブサイト