カレンダーアプリケーションは、予定やイベント、ミーティングを記録することができるはずです。私たちの生産性を高めるためにあるのです。しかし、アプリを最大限に活用しなければ、見逃してしまい、結果的に生産性を下げてしまう可能性があります。

ここでは、カレンダー、特にGoogleカレンダーで犯しているかもしれないいくつかの間違いを紹介し、それを修正することでどのようなメリットがあるのかを説明します。

1クロスプラットフォームアクセス不可

カレンダーをあちこちで見るには、クロスプラットフォームでのアクセスが必要です。例えば、Macで仕事をしながらAndroidのモバイル端末を使う場合、両方の端末でGoogleカレンダーに素早くアクセスできるようにしておきましょう。そうでないと、新しいイベントを作るために、重要なイベントを見逃すことになりかねません。

Googleカレンダーは、ウェブ、モバイル端末、ブラウザの拡張機能で利用することができます。このように、さまざまなアクセスやツールを使って、カレンダーを自在に操ることができるのです。これにより、どこにいてもイベントの作成と編集、リマインダーの受信、アジェンダの閲覧が可能になり、常に正しい方向性を保つことができます。

2 他のカレンダーと連携していない

祝日、誕生日、地域のイベントを追加する時間を短縮するために、他のカレンダーとリンクさせます。これにより、カレンダー上の項目を自動的にポップアップ表示させることができます。そのため、カレンダーに***項目を入力したり、誕生日を覚えようとする無駄な時間が必要ありません。

Googleカレンダーを使えば、Googleの連絡先やGoogle+のサークルにも、その人たちの誕生日を表示させることができるのです。自国の祝日や各種プロスポーツ、月の満ち欠けまで、さまざまな共通カレンダーを購読することができます。

また、URL経由でカレンダーを追加できるので、お子さんの学校カレンダーなど、ローカルなイベントにも大変便利です。また、共有カレンダーを搭載することで、例えば夫婦で常に同調することも可能です。

右上の「設定」（歯車のアイコン）を選択します。リストから「設定」を選択し、「カレンダー」タブをクリックすると、カレンダーが表示されます。他のカレンダーと接続するには、右側の「Browse interesting calendars」をクリックします。

iii. 便利な機能が使われていない

googlecalendarは、整理整頓に役立つさまざまな機能を備えた強力なツールです。もし、あなたがこれらの便利なオプションを利用していないなら、プロジェクトを簡単に管理するための素晴らしい方法を避けていることになります。

ここでは、便利な機能とその活用方法をご紹介します。

• 色分けされたイベントは、ビジネス、個人、休日が一目でわかるようになっています。
• 通知は、イベントを覚えておくのに役立ち、種類や時間をカスタマイズできます。
• 繰り返しのイベントは、簡単なチェックマークで作成できるので、日、週、月単位で再入力する手間を省くことができます。
• また、終日活動にはチェックマークが表示され、終日を簡単に除外することが可能です。
• デートスロット（仕事と学校のアカウント）は、他の人があなたの利用可能な時間を表示し、予約することができます。

4 キーボードショートカットがない

ウェブ経由でGoogleカレンダーにアクセスする場合、キーボードショートカットを使ってカレンダーのタスクをより速く実行することができます。キーボードから指を離すことなく、カレンダーの閲覧、ビューの変更、イベントの編集をすばやく行うことができます。

キーボードショートカットを有効にするには、ブラウザでGoogleカレンダーを開き、右上の「設定」（歯車のアイコン）を選択します。リストから「設定」を選択し、「一般」タブを下にスクロールしてキーボードショートカットを有効にします。はい」にチェックが入っていることを確認し、「保存」をクリックします。

マウスやキーボードで操作している時間とエネルギーをこれ以上無駄にしないでください。

• 設定：S」に移動します。
• 日間移動：T
• リフレッシュカレンダー：R
• 日数表示：1またはD
• ウィークビュー：2またはW
• 月表示：3またはM
• イベント作成：C
• イベントの削除：バックスペースまたは削除
• イベントの詳細を見る: E
• イベントの保存（詳細ページより）:>

5 イベントを適切に記録しないこと

時間をかけて作ったイベントを、つい細かく描写してしまうことはありませんか？それとも、詳細不明な情報を紛失して、後からお金を払う派？この2つのイベントは、さまざまな理由で時間の無駄になることがあります。

イベントを作成する際には、その目的に対して最も重要な内容を盛り込むとより効果的です。この良い例が、参加者のカレンダーにあるイベントを送信する会議です。

細かすぎるイベント

カレンダーに会議のイベントを作成するのに数分以上かけると、必要以上に詳細を書き込んでしまう可能性があります。

例えば、参加者全員の連絡先、無関係と思われる添付ファイル10個、すぐ近くの会議場の地図、リマインダー7個を追加しようと思ったら、やりすぎで効率的ではありません。

詳細が不明確なイベント

イベントの詳細を適切に記載しないことは、詳細を記載しすぎることと同様に非効率的です。イベントの作成はすぐにできるはずですが、それでも最も重要な情報が必要です。そうでなければ、会う前に出席者からの質問に答えるために何度も往復することになり、時間を浪費することになります。

例えば会議の場合、「先週の課題を話し合う」というイベントを作り、それ以外の内容は何もない状態にすれば、参加者の注目を集められる可能性が高くなります。この場合、少なくとも簡単な説明、簡単な議題、文書やメールに関する質問などを記載する必要があります。もちろん、タイトルはより具体的であるべきです。

基本的な内容

イベントを作るときに何を盛り込むべきかというと、次の5つのWを考えてみてください。

• 誰が参加する必要があるのですか？
• このイベントは何なのか？
• いつ（日時）行われるのですか？
• どこで起きているのか？
• なぜ、会いたいのですか？

会議の議題と関連する添付ファイルを追加して、セットアップを完了します。これは、プライベートでもビジネスシーンでも同様です。個人的な診察予約、友人の誕生日パーティー、近々開催されるコンサートなどのイベントを作成する場合は、重要な情報を追加するだけで完了します。

6関連アクセサリーを除く

前述したように、イベントを作成する際には、カレンダーのファイル添付機能を活用する必要があります。そうすることで、イベントに必要なものを事前に入手できるだけでなく、招待する他の人たちも利用できるようになります。

ビジネスでもプライベートでも活躍するアタッチメントの種類をご紹介します。

• プロジェクト計画
• ガントチャート
• 要求仕様書。
• 重要なメール
• 名刺です。
• イベントチケット
• 写真とスクリーンショット
• メールの確認
• レシートを購入する。
• 旅行**。

あなたは、このようなカレンダーの間違いをしたことがありますか？

Googleカレンダーでも、Microsoft Outlookなどの他のアプリケーションでも、このようなカレンダーのミスを犯していませんか？使ったことのない機能、試したことのないショートカット、他のインポート可能なカレンダーをチェックすることで、生産性が向上するかもしれません。

あなたのお気に入りのカレンダーツールや、カレンダーのベストプラクティスをコメントで教えてください。

写真提供：One billion photos/個人共有