Microsoft Wordは、時間の節約に役立ちます。時間のかかる多くのプロセスを自動化することで、作業時間を短縮し、より多くの時間を執筆に費やすことができるようになります。

単語の検索と置換、**時刻と日付の自動更新、プログラム自体の更新など、Wordが自動的に更新する機能をいくつかご紹介します。

もし、あなた自身が共有したいヒントがあれば、以下のコメント欄で教えてください。

1 日付と時刻

Word文書に現在の日付や時刻**を入力しておけば、文書を開いたり印刷したりするたびに、自動的に更新されるようになります。これを行うには、「**」タブに移動し、「テキスト」カテゴリにある「日付と時刻」をクリックします。新しいウィンドウが開き、ドキュメントの日付と時間の形式の種類を選択できます**。選択し、「自動的に更新する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

このフィールドは、入力中にリアルタイムで更新されないことに注意してください。代わりに、フィールドをクリックし、「更新」をクリックする必要があります。他の人がこの文書を開くと、保存時に設定した日付と時刻ではなく、その人の現在の日付と時刻が表示されることに留意してください。自動的に更新しない場合は、フィールドをクリックして Ctrl+Shift+F9 を押してください。

2 スペル・文法

スペルチェッカーがあるのに、わざわざスペルを覚える必要があるのだろうか？

Wordは、よくある誤りを自動的に修正するだけでなく、適切な単語を大文字にしたり、記号に書式を適用するなどの便利な機能も備えています。

これらの設定を調整したり、オフにしているときに有効にしたりするには、「ファイル」 > 「オプション」 > 「校正」 > 「オートコレクトのオプション」に移動してください。"オートコレクトのオプション"。これにより、さまざまなタブを含む新しいウィンドウが開かれます。どんなことが可能なのか、一度見てみる価値はあると思います。例えば、「オートコレクト」タブでは、オートコレクトされる単語の追加、編集、削除が可能です。その他、「書式の自動適用」タブでは、箇条書きのリストを自動的に作成したり、ハイフンをダッシュに変換したりすることができます。

iii. 検索と置換

文書内の単語やフレーズをすべて置き換える必要がある場合、1つずつ置き換えるのではなく、Wordが自動的にすべてのインスタンスを更新します。まず、Ctrl+Hキーを押して、「検索と置換」ウィンドウを開きます。

入力欄は「Find what」と「Replace with」の2つ。前者に既存の語句を、後者に置換する語句を入れる。準備ができたら、各インスタンスを変更する場合はreplaceallを、順番に処理する場合はReplaceをクリックします。また、「More」をクリックすると、大文字小文字の一致、ワイルドカード、類似語句などの高度なオプションを利用することができます。

4 他のドキュメントへのリンク

Wordは他のOfficeソフトと相性が良く、特定の要素を文書に埋め込むことができます。その最たるものがExcelで、表や図形などを埋め込むことができます。

必要であれば、他のプログラムで要素を更新するたびに、Word文書でも自動的に更新することができます。

この機能は、「ファイル」 > 「オプション」 > 「詳細設定」で確認することができます。次に、「一般」の見出しまでスクロールして、「開くときに自動リンクを更新する」にチェックを入れます。文書を開くたびに、Wordはその中のリンクされた要素を更新するかどうかを尋ねます。これは、データを確実に同期させるために有効ですが、自動更新を行わない場合は、このボックスのチェックを外すことができることを覚えておいてください。

WordとExcelを同時に使うことが多い方は、WordとExcelの必須スキルについてのアドバイスもぜひご覧ください。

5 プログラム本体

Microsoft Office 2016は、スイートの最新版であり、どの更新ブランチにいるかによって自動的に更新されます。これはwindows10の更新方法と似ていますが、OSと違って更新は必須ではありません。

現在のブランチは、新機能、セキュリティパッチ、バグフィックスで毎月更新されます。現在の事業部では、4カ月ごとに同じサービスを提供しており、問題があればビジネスに影響を与える前に解決することができます。

更新設定を確認するには、Wordを起動し、「ファイル >アカウント」に移動してください。ここから、「更新オプション」ボタンをクリックすると、今すぐ更新、更新を無効にする（ただし、これは推奨されません）、更新履歴を見るには「更新を見る」をクリックします。

いずれも詳細は、Office 2016の自動更新に関するガイドをご覧ください。

マニュアルよりオートマチックがいい

できるだけ自動化するのはとても良いことです。その瞬間は数秒しか短縮できなくても、それが頻繁に繰り返される行動であれば、その時間は積み重なるのです。さらに、手作業で行う必要がなければ、それだけで生活が楽になります。

さらに優れた言葉のトリックをお探しの方は、誰もができる簡単な言葉のトリックを紹介した、生活を楽にする言葉の機能の記事もぜひご覧ください。すぐに言葉の達人になれますよ。

Wordで時間を節約するために上記のヒントを使用しましたか？Wordで自動化できる他のことをご存知ですか？