職場でMacを使っている方は、メールのやりとりにメールアプリケーションを使うことが多いと思います。このmacOS内蔵のユーティリティは、柔軟な機能を備えており、プロフェッショナルのための便利なツールとなっています。

もしかしたら、これらの機能を探求する時間がないだけかもしれませんし、初めてMacを使う人かもしれません。いずれにせよ、Macのメールに関するプロフェッショナルな生産性向上のためのヒントのリストは、アプリケーションのインストールを成功させるのに役立ちます。

1 上司や取引先にVIPを利用する

メールのVIP機能（MacとiOSの両方で利用可能）は、最も重要な連絡先からのメールを簡単に発見する素晴らしい方法を提供します。専用メールボックスのおかげで、上司やクライアントからのメッセージを常に素早く確認することができる便利な機能です。

VIPを設定し、カスタマイズされた通知音を与えることができます。そうすれば、たとえ目が画面の外にあったとしても、そのメールがVIPからのものであることがわかります。

メールにvipを設定する

連絡先やメール送信者をVIPに指定するのも、わずか数クリックで完了します。

1. メールアプリケーションでVIPにしたい送信者からのメールを選択する。
2. メールのヘッダーにある相手の名前をクリックします。
3. ショートカットメニューから「VIPに追加」を選択します。

これを実行すると、すぐにさまざまな変化が起こるのがわかるでしょう。まず、メールヘッダーの人名の横に星印が付くようになりました。次に、その人の名前と電子メールがVIPメールボックスに表示されます。

カスタムVip通知の設定

この部分はオプションですが、非常に便利です。以下の手順で、VIPリストからの受信メールにカスタム通知音を設定することができます。

1. メニューバーから「メール」 >「環境設定」をクリックし、「ルール」タブを選択します。
2. ルールの追加］をクリックします。
3. ルールに名前を付け、以下の条件に対して[any/all]をanyに設定します。
4. 条件としては、SenderがVIPであることを選ぶ。
5. アクション]で[サウンドを再生]を選択し、右側のボックスで使用するサウンドを選択します。
6. 受信トレイにあるメッセージにもルールを適用するかどうかを尋ねるボックスで、「いいえ」を選択することができます。

これで、書類に目を落としたとき、声のすぐそばにVIPメールが届いていることがわかります。

2 チームや従業員用のメールグループを作成

毎日プロジェクトチームで仕事をしたり、定期的にスタッフにメールを送ったりする場合、これらの連絡先にグループを使用すれば、簡単に一斉にメールを送信することができます。グループを作成するには「連絡先」アプリケーションを使用する必要がありますが、「メール」アプリケーションを使用すれば、彼らにメールを送ることができます。

グループを作成する

まず、Macの「連絡先」アプリケーションを開きます。

• メニューバーから「ファイル」→「新規グループ」をクリックするか、連絡先カテゴリ（iCloudやGmailなど）の横にあるプラス記号をクリックします。その後、別の場所にある連絡先を新しいグループにドラッグすることができます。
• グループ内で必要な連絡先をすべて選択します。最初のコマンドをクリックした後、コマンドを押しながら、追加の各コマンドをクリックすることができます。次に、メニューバーの「選択」から「ファイル」→「新規グループ」を選択し、グループに名前をつけます。

グループメールの作成

連絡先アプリでグループを設定したら、メールを送るのも簡単です。または、「連絡先」アプリや「メール」アプリで行うこともできます。

連絡先アプリケーションで、メールグループを右クリックし、「[グループ名]にメールを送信」を選択します。メールアプリケーションに新しいメッセージウィンドウが開き、宛先フィールドにグループが表示されます。

メールアプリケーションで、宛先フィールドにグループ名を入力し始めます。候補リストにグループが表示されたら、そのグループをクリックします。

どの方法でグループメールを作成するにしても、このテクニックを使えば、一度に複数の人にメールを送ることができ、特に同じ人に定期的にメールを送っている場合は便利です。

III.プロジェクトメールのメールルールを設定する

上記のようにVIPのカスタム通知音を設定した場合、メールアプリケーションでのルールの使い方を掘り下げたことになります。しかし、このメールルールは、通知音を設定するだけでなく、もっといろいろなことができます。

項目や特定の件名に関連するメールにメールルールを設定することで、アプリケーションに自動的にアクションを実行させることができます。これは、受信トレイを整理して似たようなメールをまとめたり、特定の方法でメールをタグ付けして、すばやく探せるようにするための素晴らしい方法です。

メールをフォルダに移動する

最初の例では、projectxからのすべてのメールをprojectxのメールボックスに移動します。件名に「projectx」が含まれるメッセージや、projectxグループメンバーからのメッセージも含まれます。

1. メニューバーから「メール」 >「環境設定」をクリックし、「ルール」タブに移動します。
2. ルールの追加］をクリックします。
3. ルールに名前を付けます。この例では、projectx emailと名付けます。
4. 以下の条件を満たす場合、[any/all]をanyに設定することで、設定した条件をすべて捕捉するようになります。
5. 条件は、最初のドロップダウンボックスで「件名」、2番目のドロップダウンボックスで「含む」を選択し、テキストボックスに「項目X」と入力します。
6. 右のプラス記号をクリックすると、別の条件を追加できます。
7. 次の条件として、最初のドロップダウンボックスでSender is member of groupを選択し、2番目のドロップダウンボックスでprojectx group（先ほど作成したグループ）を選択します。
8. アクションは、1つ目のドロップダウンボックスでMoveMessageを、2つ目のドロップダウンボックスでProjectXを選択します。
9. OK」をクリックし、「適用しない」または「適用する」を選択して、新しいルールを受信トレイに適用するかどうかを決定します。

メールに色やロゴでマーキングする

メッセージを特定のフォルダに移動する必要はないが、受信箱の中ですぐに見つけられるようにしたい場合もあるでしょう。これを実現するために、メールルールに色、フラグ、またはその両方を使用することができます。

上記のprojectxの例で、手順1～7の手順で条件を設定します。操作のステップ8になったら、次のどちらか、または両方を選択します。

• 色の設定：最初のドロップダウンボックスで「色の設定」、次のドロップダウンボックスで「背景」または「文字」を選択し、3番目のドロップダウンボックスで色を選択します。
• マーカーとしてマーク：最初のドロップダウンボックスで「マーカーとしてマーク」を選択し、次のドロップダウンボックスでマーカーカラーを選択します。

OKをクリックして最後のステップに進み、受信トレイにルールを適用するかどうかを決定します。

このようなルールを設定することで、メッセージを自動的に移動させたり、受信トレイにあるプロジェクトメールを一目で探せるようになるのです。

4 未返信メール用のスマートメールボックスの作成

メールアプリケーションのスマートメールボックスは、ある意味、ルールのようなものです。受信したメールに適用する条件を追加すると、移動、マーク、サウンドの再生の代わりに、スマート親展ボックスがそれらのメールを保存します。

これらのメールは元の受信トレイに残るため、実際には特定のメールアカウントから離れることはありません。ただし、自分のメールボックスの「スマートメールボックス」エリアにも表示されます。

スマートメールボックスに適用できる条件をよく見てみると、自分に合った条件が見つかるかもしれません。しかし、その良い例が、返信のないメールの受信箱です。返信が必要なメールを毎日大量に受信しても、スマートメールボックスで一度に確認することができます。

設定するには、次のようにします。

1. メニューバーの「メールボックス」 >「新規スマートメールボックス」をクリックし、メールボックスに名前を付けます。
2. any/all]を含むメッセージのうち、以下の条件に該当するものをすべて選択してください。(スマートメールボックスの使用方法が異なる場合は、異なる場合があります）。
3. 条件については、ドロップダウン・ボックスで「メッセージは未返信」を選択してください。
4. 右のプラス記号をクリックすると、別の条件を追加できます。
5. 次の条件として、最初のドロップダウンボックスで「受信日」を選択し、2番目のドロップダウンボックスで「今日」を選択します（必要に応じて、「昨日」、「今週」、「先週」のオプションから選択することも可能です）。先週）
6. OK」をクリックします。

このスマートメールボックスの設定により、1日の終わりに未返信のメールを確認することができ、返信の機会を逃すことがありません。

macメールを使った、より多くの操作

Macのメールアプリケーションの生産性を向上させるためのヒントは、ほんの一部に過ぎません。また、Mailを全体的に優れたデスクトップメールクライアントとするためのいくつかの方法を見ることができます。

しかし、まだよくわからない、他のメールオプションも見てみたいという方は、MacとiOSのメールを管理するのにSparkを使うべき理由をご覧ください。