如果你在工作場所使用Mac，那麼你很可能會使用郵件應用程序進行電子郵件通信。這個內置的macOS實用程序提供了靈活的特性，使其成為專業人士的有用工具。

也許你根本沒有時間去探索這些特性，或者你是一個新的Mac用戶。不管是哪種方式，這張Mac上Mail的專業生產力提示列表都可以幫助你成功地安裝應用程序。

1為你的老闆或客戶使用VIP

Mail的VIP功能（在Mac和iOS上都可以使用）為您提供了一個很好的方法，可以輕鬆地發現來自最重要聯繫人的電子郵件。由於其專用的郵箱，這是一個方便的方式，以確保您總是看到來自您的老闆或客戶的消息迅速。

你可以設置你的貴賓，然後給他們定製的通知聲音。這樣，即使你的眼睛在屏幕之外的某個地方，你也知道收到的電子郵件來自VIP。

在郵件中設置vip

將聯繫人或電子郵件發件人指定為VIP只需單擊幾下即可：

1. 在郵件應用程序中從要成為VIP的發件人處選擇一封電子郵件。
2. 在郵件標題中單擊他們的名字。
3. 從快捷菜單中選擇“添加到VIP”。

一旦你這樣做，你會看到一些變化立即發生。首先，電子郵件頭中的人的名字現在會有一個星星在它旁邊。其次，他們的名字和電子郵件將出現在您的VIP郵箱中。

設置自定義vip通知

雖然這部分是可選的，但它非常方便。通過以下步驟，您可以為從VIP列表中收到的電子郵件設置自定義通知聲音：

1. 從菜單欄中單擊“郵件”&gt；“首選項”，然後轉到“規則”選項卡。
2. 單擊添加規則。
3. 為您的規則指定一個名稱，並將以下條件的[任何/所有]設置為any。
4. 對於條件，pick Sender是VIP。
5. 對於動作，選擇播放聲音。然後在右邊的框中選擇要使用的聲音。
6. 單擊“確定”。在隨後詢問是否要將規則應用於收件箱中的郵件的框中，可以選擇“不應用”。

現在，當你低頭查看一個文檔時，你就會知道什麼時候一封VIP電子郵件就在聲音旁邊到達了。

2為團隊或員工創建電子郵件組

如果你每天與一個項目團隊一起工作，或者經常給你的員工發郵件，那麼使用一個組來處理這些聯繫人，可以很容易地一次給他們發郵件。雖然您必須使用“聯繫人”應用程序創建群，但您可以使用“郵件”應用程序向他們發送電子郵件。

創建您的群

首先，打開Mac上的聯繫人應用程序。然後，您就有了幾個快速創建群的方法：

• 從菜單欄中單擊“文件”>“新建組”，或單擊某個聯繫人類別（如iCloud或Gmail）旁邊的加號。命名新組並點擊Return。然後，您可以將聯繫人從不同的位置拖到新組中。
• 選擇組中所需的所有聯繫人。您可以單擊第一個，然後按住Command並單擊每個附加命令。然後從菜單欄的“選擇”中選擇“文件”>“新建組”，併為組命名。

創建群電子郵件

一旦你在“聯繫人”應用程序中設置了你的群，給他們發郵件就輕而易舉了。另外，你可以在通訊錄或郵件應用程序中完成。

在Contacts應用程序中，右鍵單擊電子郵件組，然後選擇Send email to[group name]。郵件應用程序中的新消息窗口將在“收件人”字段中與該組一起打開。

在郵件應用程序中，開始在“收件人”字段中鍵入組的名稱。當組顯示在建議列表中時，單擊它。

無論你用哪種方式來創建群郵件，這個技巧都可以讓你同時給幾個人發郵件，特別是如果你經常給同一個人發郵件的話。

三。為項目電子郵件設置郵件規則

如果您如上所述為VIP設置了自定義通知聲音，那麼您已經深入研究瞭如何在郵件應用程序中使用規則。但是你可以用這些郵件規則做更多的事情，而不僅僅是設置通知聲音。

通過為與某個項目或某個特定主題相關的電子郵件設置郵件規則，您可以讓應用程序自動執行操作。這是一個很好的方法來組織您的收件箱保持相似的郵件在一起或標記電子郵件在一個特定的方式，以發現他們迅速。

將電子郵件移動到文件夾

對於第一個示例，我們將把projectx的所有電子郵件移動到projectx郵箱。這將包括主題中帶有短語“projectx”的消息以及來自projectx組成員的消息。

1. 從菜單欄中單擊“郵件”&gt；“首選項”，然後移至“規則”選項卡。
2. 單擊添加規則。
3. 給你的規則起個名字。在我們的例子中，我們稱之為projectx電子郵件。
4. 如果滿足以下條件，則將[any/all]設置為any，以便它捕獲您設置的任何條件。
5. 對於條件，在第一個下拉框中選擇“主題”，在第二個下拉框中選擇“包含”，並在文本框中鍵入“項目X”。
6. 單擊右側的加號添加另一個條件。
7. 對於下一個條件，在第一個下拉框中選擇Sender is member of group，在第二個下拉框中選擇projectx group（我們之前創建的組）。
8. 對於操作，在第一個下拉框中選擇MoveMessage，在第二個下拉框中選擇ProjectX。
9. 單擊“確定”，然後通過選擇“不應用”或“應用”來決定是否要將新規則應用於收件箱。

用顏色或標誌標記電子郵件

也許你不想把郵件移到一個特定的文件夾中，但是你更希望能夠在收件箱中快速發現它們。要實現這一點，可以在郵件規則中使用顏色、標誌或兩者。

使用上面的projectx示例，按照步驟1到步驟7設置您的條件。當您進入操作的第八步時，請選擇以下一項或兩項：

• 設置顏色：在第一個下拉框中選擇“設置顏色”，在下一個下拉框中選擇“背景”或“文本”，然後在第三個下拉框中選擇顏色。
• 標記為標記：在第一個下拉框中選擇標記為標記，然後在下一個下拉框中選擇標記顏色。

單擊“確定”繼續執行最後一步，並確定是否要將規則應用於收件箱。

通過設置這些類型的規則，您可以自動移動郵件或在收件箱中一目瞭然地發現那些項目電子郵件。

4為未答覆的電子郵件創建智能郵箱

在某種意義上，郵件應用程序中的智能郵箱就像規則。您添加適用於傳入電子郵件的條件，但智能郵箱不移動、標記或播放聲音，而是保存這些電子郵件。

這些電子郵件仍保留在原來的收件箱中，因此它們實際上不會離開特定的電子郵件帳戶。但是，它們也會顯示在自己郵箱的“智能郵箱”區域中。

當您仔細查看可以應用於智能郵箱的條件時，您可能會找到對您有用的條件。但一個很好的例子是你的未回覆郵件郵箱。如果你每天收到大量需要回復的電子郵件，你可以通過智能郵箱在一個地方看到它們。

要設置此項，請執行以下操作：

1. 從菜單欄中單擊“郵箱”&gt；“新建智能郵箱”，併為郵箱命名。
2. 在包含符合以下條件[任何/全部]的消息中，選擇全部。（如果您使用智能郵箱的方式不同，這可能會有所不同。）
3. 對於條件，請在下拉框中選擇“消息未答覆”。
4. 單擊右側的加號添加另一個條件。
5. 對於下一個條件，在第一個下拉框中選擇Date received，然後在第二個下拉框中選擇is today。（您也可以根據自己的喜好從“昨天”、“本週”或“上週”等選項中進行選擇。）
6. 單擊“確定”。

使用此智能郵箱設置，您可以在每天結束時查看它，查看哪些電子郵件您沒有回覆，因此您永遠不會錯過回覆的機會。

使用mac mail進行更多操作

這些關於Mac上郵件應用程序的生產力提示只是提高其使用效率的開始。你也可以看看一些方法，使郵件成為一個更好的桌面電子郵件客戶端整體。

但如果你還不確定，想看看其他的電子郵件選項，看看為什麼你應該使用Spark來管理你的Mac和iOS郵件。