整理整頓と生産性向上といえば、ToDoリストは究極のツールです。しかし、いつの間にか、先延ばしにするための口実に変わっていたのです。こんなにたくさんのToDoリストが必要なのでしょうか？以下の3種類で対応します。複雑なシステムで時間を取られることなく、必要なリスト**のパワーを提供します。

なぜリストが必要なのですか？

人間心理の研究により，人はなぜリストを作るのか，生産性をどのように認識するのかについて，多くの興味深いアイディアが得られている．それは、人は完了したタスクよりも、未完成または中断されたタスクをよく覚えていることを示唆しています。これは便利な仕組みですが、一方で、生産性を損なうという意見もあります。

ウィルパワー：人間の最も偉大な力を再発見する』という本からよく引用される一節がある。

"ツァイガルニク効果は、私たちが何十年も想定してきたように、タスクが完了するまで絶え間なく続くリマインダーではないことがわかりました[...] 代わりに、無意識は意識に計画を立てるよう求めています[...] ひとたび計画が立てば、無意識は意識にリマインダーで煩わせるのをやめることができます。"

頭をクリアにすることで、仕事に集中することができます。これは、最も人気のある生産性システムの1つである「getting things done」の原理です。でも、全力でやる必要はないんです。この3つのリストに従えば、潜在意識のスイッチが入り、仕事がはかどると信じていいのです。

1 週間優先順位リスト

毎週日曜日には、10～15分ほどかけて、翌週の優先順位を考えてみましょう。これらは、リストから外す必要はないのです。例えば、「学業の遅れを取り戻す」「研修の再受講」などの項目を、1週間の優先順位にリストアップしておくとよいでしょう。デイリータスクリストでは、これらの項目は通常、より小さなタスクに分割されるのがベストです。

ウィークリーリストの目的は、本当に大切なことを潜在意識から紙に書き出すことです。週の始めに書き出す。そうすれば、潜在意識はあなたがそれを成し遂げるための計画を持っていることを知るので、心配することはなくなります。少なくとも、インクで記録されているので、忘れることはないでしょう。

1週間の優先リストは短く、3〜5項目で済ませましょう。完了すべきタスクではなく、その週のトップゴールとガイドラインに固執することを忘れないでください。毎朝、このリストをスキャンして、毎日のToDoリストに活用する。

2セグメントToDoリスト

また、このリストを管理するのに便利なアプリもたくさんあります。TrelloやWunderlistのような定番ツールを選ぶか、シンプルなToDoリストツールにこだわってみてはいかがでしょうか。

優先度の高いタスクを3つ、優先度の中程度のタスクを3つ、優先度の低いタスクをいくつかリストアップするのも1つの方法です。

また、「家」のタスク、「仕事」のタスク、「フィットネス」のタスクなど、コンテキストごとに区分し、リスト化しておくことも可能です。仕事では、「会議」「電話」「プロジェクト」などを利用することができます。

3つ目の方法は、InboxをToDoリストとして利用することです。

どのようにリストを分割するにしても、管理しやすいものにすることを心がけてください。24時間でできることには限りがあります。また、ある日突然、大小さまざまな割り込みが発生することもあるでしょう。

生産性をシンプルにしたいのであれば、こんなアイデアもあります。ペンタゴンで働くある女性の話からきています。という質問には、「優先順位の高い順にタスクを書き出し、3番目以下はすべて消している」と答えています。

iii. 完成品リスト

"フィニッシュリスト "は、生産性向上のための有用なツールとして、最近、勢いを増しています。Finish Listをご存じない方は、1日のうちに済ませることをリストアップしたものです。

これのどこがいいのか、と。ストレスマネジメントを行う。やることが多すぎるのも、やりきれないのも、どちらもそれなりにストレスになります。だからこそ、自分がどれだけ持っているか、一日を通して何をすることができたか、そして今後何を続けるべきか、何をToDoリストに残すべきかを知ることができるのです。

例えば、その日の最優先事項が「四半期ごとの会議の企画」「週報の執筆」「掃除**」だとします。

これらすべてにチェックを入れれば、確かに、3つのことを完了したという記録にはなります。しかし、マーケティング予算に関する電話を2本受け、採用候補者のリストを作成し、プロジェクトの承認に関するメールを6通送り、帰りに食料品を買ったと書けば、自分がどれだけのことをしたのかがわかるでしょう。

優先順位の高い仕事ばかりではないかもしれませんが、それでも取り組むべき仕事であることに変わりはありません。これらができたことを知ることで、満足感を得ることができます。このようなタスクは、生産性の大きな割合を占めるので、無視することはできません。実は思っている以上に1日に多くのことをこなしているんです!

最小限のストレスですべてをやり遂げる

もちろん、人それぞれのタスク管理戦略があります。上記の3つのリストをきっかけに、自分に合ったリストを探してみてください。

タスクリストは逆効果？ ToDoリストが無くても生産性は上がる！？