ビジネスを運営するのは大変なことですが、覚える必要がなく自動化できれば、より重要なことに集中できます。

ビジネスの様々な分野を自動化し、時間を節約することができます。PayPalの支払い通知ごとに収入として記録し、納税記録に残してください。GPS技術を使って、ビジネスマイルを記録する。また、ビジネスウェブサイトのフィールドを更新するためのリマインダーを、毎日のToDoリストに自動的に追加することもできます。

これらのことをどのように設定すれば、より良い自動化ができるかを知りたい方は、このまま読み進めてください。

収入の自動計上

ほとんどの中小企業は、電子メール通知を送信する決済処理サービスから支払いを受け付けています。この例として、PayPalが挙げられます。

通知は、他のオートメーションのトリガーとなる素晴らしい方法です。

この場合、このサービスを利用すれば、相手のメールに常にユニークな件名を付けて、収入のスプレッドシートに新しいレコードを追加するトリガーとすることができます。

iftttのオートメーションのセットアップ

まず、まだお持ちでない方は、IFTTのアカウントを作成してください。

次に、メニューから「My Applets」をクリックし、右側の「New Applet」のリンクをクリックします。これをクリックします。

Gmailを検索して、Gmailのリンクをクリックします。IFTTTと統合されているメールサービスであれば、他のメールサービスでもかまいません。

次のウィンドウで、「検索」から「受信トレイの新着メール」を選択します。

次の画面で、件名を「You've Got Money」（ご利用の決済サービスの通知メールの件名に使用されているテキストを使用）で検索してください。

"Subject: "は、受信したメールの "Subject "欄で指定されたテキストをスキャンするようにIFTTTに指示します。

トリガー作成」をクリックします。

次に、新しい行を所得記録スプレッドシートにロードするアクションを作成する必要があります。

その前に、googledriveでIFTTTというディレクトリを新規に作成し、その中にBusinessというディレクトリをもう一つ作成します。

Business」サブフォルダに、「Income and Expenses」というスプレッドシートを作成します。スプレッドシートの最初のタブに名前を付けます。

IFTTTに戻り、それをクリックします。ワークシートを検索し、Googleワークシートをクリックします。

次のウィンドウで、[スプレッドシートに行を追加] をクリックします。

これにより、件名行のフィルタに一致する新しい電子メールが届くたびに、収入のスプレッドシートに新しい行が作成されます。

以下の表を参考にして、必要事項を記入してください。

ここで重要なのは、書式設定行です。このフィールドのテキストは、"{BodyPlain}}｜｜｜｜｜｜｜{ReceivedAt}}"と読みます。

この場合、2つのフィールドが空白になります。これにより、メールの本文を送信者の名前と金額として解析することができます（下記のGoogleスクリプトを参照）。

アクションの作成」をクリックして、このステップを完了します。

googleスクリプトの追加

さて、いよいよスプレッドシートをカスタマイズします。先ほど作成したGoogleワークシートを開きます。

メールを受信すると、改行がこのように表示されます。

ご覧のように、メール本文は2列飛ばしてA1に、支払日はD1に読み込まれます。

A列の右側にある下矢印をクリックし、「列を隠す」を選択してください。

次に、ワークシートに新しい行が追加されるたびに実行されるGoogleスクリプトを作成する必要があります。

このスクリプトは ** 必要な計算を行い、B2 と C2 に名前と金額を記入し、メールの本文に記載します。

メニューの「ツール」をクリックし、「スクリプトエディタ」をクリックして、スクリプトエディタにアクセスします。

スクリプトエディタで、myFunction()の右括弧の下に次のコードを貼り付けます。

function FindLastRow(){ var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var data = sheet.getDataRange().getValues(); for(var i = data.length-1 ; i >=0 ; i--){ if (data[i][0] != null && data[i][0] != ''){ return i+1 ; } }}

このコードは、図面の最後の行を検索する。

さて、myFunction()の中に、以下のスクリプトを貼り付けます。

function myFunction() {var intLastRow = FindLastRow() SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('B'+intLastRow).setValue('=left(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-11)'); SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('C'+intLastRow).setValue('=mid(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-1,(Find("D",A'+intLastRow+')-Find("$",A'+intLastRow+'))+2)');

複雑そうに見えるかもしれませんが、そんなことはありません。

最初の「setValue」コマンドは、実際にはB列に次のような関数を埋め込むだけである。

= 左 (A1, find ("$", A1) - 11)

これは、本文中のドル記号の左側のテキストをすべて取り込むだけです。

そして、C列には、以下の関数が入力される。

=mid(A1, find("$", A1)-1, (find("D", A1)-find("$", A1)))+2

これは、"$" と "USD" の間のドル額を抽出します。スクリプトは、A1 を最後の列の数字に置き換えるだけです。

メニューのディスクアイコンをクリックすると、このスクリプトが保存されます。

このスクリプトは、ワークシートが更新されるたびに実行されるように設定することができます。

トリガーを追加するリンクをクリックします。

スプレッドシートからmyFunctionを選択し、最後のドロップダウン・ボックスからOn changeを選択します。

支払い通知を受け取るたびに、スプレッドシートに新しい行が追加されるようになりました。

スクリプトがトリガーされ、対応するフィールドに送信者名と金額が入力されます。

gpsを使ったマイレージの記録

次のステップの自動化は、あなたのためにGPS追跡ができるアプリケーション - Everlance GPS Trackerを使用するので、簡単です。

アプリ内課金は少し面倒ですが、旅行ログを無料でメールにエクスポートできます。ログはExcelの添付ファイルとして届きます。

IFTTTのオートメーションを設定し、受信したメールをキャプチャしてGoogle Driveアカウントにファイルを保存するだけです。

Everlanceのトリップログには、"YourTransacti***ExportisReady "という件名が付きます。これは、メールの取り込みに使えるものです。

1. IFTTで新しいアプレットを作成します。
2. これをクリックしてください。
3. Gmailを検索して選択します。
4. 検索から受信トレイの新着メールを選択する。
5. Search Field Types（検索フィールドの種類）トピックで、トランザクションのエクスポートが完了したら、Create Trigger（トリガーの作成）をクリックします。
6. これをクリックしてください。
7. ドライブを検索し、Googleドライブを選択します。
8. URLからアップロードするファイルを選択します。
9. すべてのフィールドはデフォルトのままですが、ディレクトリを iftt/Business/TripLogs に変更します。

URL設定からファイルをアップロードすると、このようになります。

Create Actionをクリックすれば完了です。

これで、トリップを完了するたびに、トリップデータをメールアカウントにエクスポートするだけで、自動的にTripLogsフォルダのGoogle Driveアカウントにログが記録されます。

ダウンロード：Everlance for Android（無料）｜iOS（無料）

ビジネスドメインを更新するためのタスクの設定

ウェブサイトを持つ際の最大の危険は、1〜2年ごとのドメイン名の更新を忘れてしまうことです。

多くのドメインレジストラは、ドメイン名の有効期限が切れると自動的に登録できるようにしていますが、そのようなことはしたくないかもしれません。おそらく、あなたは**ドメイン名またはそれらを他の誰かに転送することを探しています。

リマインダーを受け取った日に、自動的に新しいタスクをToDoアプリケーション**に入れるような自動システムを設定するのも一つの方法です。

IFTTTに戻り、それらの通知メールを取り込むオートメーションを設定する。

この例では、件名が「あなたのGoDaddy更新のお知らせ」であるGoDaddyの通知を使用することにします。

1. IFTTTに新しいAppletを作成します。
2. これをクリックしてください。
3. Gmailを検索して選択します。
4. 検索から受信トレイの新着メールを選択する。
5. 検索フィールドに件名:Your Godaddy Renewal Noticeと入力し、Create Triggerをクリックします。
6. それをクリックします。
7. ToDoリストアプリケーションを検索し、チェックを入れる（TTがToDoist、RememberTheMilkなどに対応している場合）。
8. 新規タスクの作成を選択します。
9. タスク名欄に{{Subject}}を記入します。

ほとんどのToDoアプリケーションは、タスクの名前に日時を記載すれば、期限を組み合わせることができるほど賢いのです。

この場合、Add componentをクリックし、Received atを選択します。

これにより、メールを受信した日付にタスクが設定されます。

次にToDoアプリケーションにログインすると、期限切れや期限切れのタスクが表示され、処理現場の都合の良い時間に割り当てることができます。

管理するドメインが多い場合は特に便利で、期限切れになりそうなドメインを二度と忘れることはありません。

ビジネスの自動化で時間を節約

スモールビジネスを運営する上で覚えておくべきことはたくさんありますが、上記の自動化が少しでも負担を軽くしてくれることを願っています。

フリーランサーであれば、ビジネスを管理するためのツールは他にもたくさんあることを忘れないでください。会計が苦手な方は、フリーランスに最適な会計ソフトのリストをご覧ください。

写真提供：Rawpixel/Depositphotos