经营企业已经够难了。你越能自动化，不必记住，你就越能专注于更重要的事情。

您可以将业务的许多领域自动化以节省时间。将每个PayPal付款通知记录为您的税务记录的收入。使用GPS技术记录业务里程。或获得提醒，以更新您的业务网站域自动添加到您的日常待办事项列表。

如果你想知道如何设置这些东西来更好地自动化你的业务，继续阅读。

自动记录收入

大多数小企业接受来自发送电子邮件通知的支付处理服务的支付。贝宝就是一个例子。

通知是触发其他自动化的一个很好的方法。

在这种情况下，您可以使用此服务始终附加到其电子邮件的唯一主题行，触发向您的收入电子表格添加新记录。

设置ifttt自动化

首先，如果您还没有，请创建一个IFTT帐户。

然后，从菜单中单击我的小程序，然后单击右侧的新小程序链接。单击此。

搜索Gmail并单击Gmail链接。您可以使用任何其他电子邮件服务，只要它与IFTTT集成。

在下一个窗口中，从“搜索”中选择“收件箱中的新电子邮件”。

在下一个屏幕上，进行搜索查询主题：您“已经有钱了（使用您的支付服务在其通知电子邮件主题行中使用的任何文本）。

“主题：”告诉IFTTT在“主题”字段中扫描收到的电子邮件中指定的文本。

单击创建触发器。

接下来，您需要创建一个操作，将新行加载到收入记录电子表格中。

在此之前，进入googledrive并创建一个名为IFTTT的新目录，然后在其中创建另一个名为Business的目录。

在“业务”子文件夹中，创建名为“收入和支出”的电子表格。命名电子表格中的第一个选项卡。

回到IFTTT，点击那个。搜索工作表并点击谷歌工作表。

在下一个窗口中，单击Add row to spreadsheet。

这将触发一个新的行在您的收入电子表格每次新的电子邮件来匹配的主题行过滤器。

使用下面显示的详细信息填写下表。

这里的重要字段是格式化行。该字段中的文本应为“{BodyPlain}}| | | | | | | |{ReceivedAt}}”

这会留下两个字段空白。这将允许您将电子邮件中的正文解析为发件人的名称和美元金额（请参阅下面的Google脚本）。

单击Create action完成此步骤。

添加google脚本

现在是时候自定义电子表格了。打开您刚刚创建的Google工作表。

当你收到一封电子邮件时，新的一行将是这样的。

如您所见，电子邮件主体被加载到A1中，跳过两列，付款日期进入D1。

通过隐藏A列来清理工作表。单击A列右侧的向下箭头，然后选择“隐藏列”。

接下来，您需要编写一个Google脚本，它将在每次向工作表中添加新行时运行。

此脚本将**所需的计算，用电子邮件正文中的名称和美元金额填写B2和C2。

通过单击菜单中的工具进入脚本编辑器，然后单击脚本编辑器。

在脚本编辑器中，将以下代码粘贴到myFunction（）的右括号下。

function FindLastRow(){ var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var data = sheet.getDataRange().getValues(); for(var i = data.length-1 ; i >=0 ; i--){ if (data[i][0] != null && data[i][0] != ''){ return i+1 ; } }}

此代码在图纸中搜索最后一行。

现在，在myFunction（）中，粘贴以下脚本。

function myFunction() {var intLastRow = FindLastRow() SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('B'+intLastRow).setValue('=left(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-11)'); SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('C'+intLastRow).setValue('=mid(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-1,(Find("D",A'+intLastRow+')-Find("$",A'+intLastRow+'))+2)');

这看起来很复杂，但事实并非如此。

第一个“setValue”命令实际上只是用以下函数填充B列：

=左（A1，查找（“$”，A1）-11）

这只是抓住了正文中美元符号左侧的所有文本。

然后用以下函数填充C列：

=mid（A1，find（“$”，A1）-1，（find（“D”，A1）-find（“$”，A1））+2

这将提取介于“$”和“USD”之间的美元金额。脚本只是用最后一列的数字来替换A1。

单击菜单中的磁盘图标保存此脚本。

然后通过单击“编辑”和当前项目的触发器，将脚本配置为在每次更新工作表时运行。

点击链接添加触发器。

从电子表格中选择myFunction，然后从最后一个下拉框中选择On change。

现在，每次收到付款通知时，都会在电子表格中添加新行。

您的脚本将被触发，并用发送者名称和美元金额填充相应的字段。

使用gps追踪里程

下一步的自动化是很容易的，因为你将使用一个应用程序，可以为你做GPS跟踪-Everlance GPS跟踪器。

应用内购买有点烦人，但你可以导出你的旅行日志到电子邮件免费。日志以Excel附件的形式到达。

你所要做的就是设置一个IFTTT自动化来捕获那些传入的电子邮件，并将文件保存到你的Google驱动器帐户。

Everlance的trip日志带有主题行：“YourTransacti***ExportisReady”。这是你可以用来捕捉电子邮件的东西。

1. 在IFTT中创建新的小程序。
2. 点击这个。
3. 搜索Gmail并选择它。
4. 从搜索中选择收件箱中的新电子邮件。
5. 在搜索字段类型主题中：您的事务导出已就绪，然后单击“创建触发器”。
6. 点击这个。
7. 搜索驱动器并选择Google Drive。
8. 从URL中选择上载文件。
9. 将所有字段保留为默认值，但将目录更改为iftt/Business/TripLogs。

这就是从URL配置上传文件的样子。

单击Create Action，就完成了。

现在，每次你完成一次旅行，只需将旅行数据导出到你的电子邮件帐户，它就会自动登录到你的TripLogs文件夹中的Google Drive帐户。

下载：Everlance for Android（免费）| iOS（免费）

设置任务以更新业务域

拥有一个网站的最大危险之一就是忘记每一两年更新一次你的域名。

许多域名注册商会让你自动注册域名时，他们到期，但你可能不想这样做。也许你正在寻找**域名或转让给其他人。

你可以做的一件事是配置一个自动化系统，它会在你收到提醒的当天自动在你的待办事项应用程序中**一个新任务。

返回IFTTT并设置一个自动化来捕获那些通知电子邮件。

在本例中，我们将使用GoDaddy通知，该通知附带主题行：“Your GoDaddy Renewal Notice”。

1. 在IFTTT中创建一个新的Applet。
2. 点击这个。
3. 搜索Gmail并选择它。
4. 从搜索中选择收件箱中的新电子邮件。
5. 在搜索字段中键入subject:Your Godaddy Renewal Notice并单击Create Trigger。
6. 点击那个。
7. 搜索您的待办事项应用程序并将其选中（如果TT支持ToDoist、RememberTheMilk和其他）
8. 选择创建新任务。
9. 在任务名称字段中填入{{Subject}}。

如果您在任务名称中提到时间和日期，大多数待办应用程序都足够智能，可以将到期日期合并。

在这种情况下，单击Add component，然后选择Received at。

这会将您的任务设置为您收到电子邮件的日期。

下次登录待办事项应用程序时，您将看到任务到期或过期，您可以将其分配到处理域最方便的时间。

如果您有很多域需要管理，这一点尤其有用。你永远不会再忘记一个即将过期的域。

通过业务自动化节省时间

当你经营一家小企业时，有很多事情要记住。希望上面的自动化能帮助减轻一点负载。

记住，如果你是一个自由职业者，有很多其他的工具可以帮助你管理你的生意。如果会计不是你的强项，你会想检讨我们的名单上最好的会计软件提供给自由职业者。

图片来源：Rawpixel/Depositphotos