待办事项清单是我们永无止境地寻找如何提高工作效率的基本工具。有无数的应用程序、策略、理论和方法来维护最好、最有成效的待办事项列表。

但我们会错吗？待办事项清单会拖我们后腿吗？许多生产力很高的人说是的。他们对如何在不使用待办事项清单的情况下提高工作效率有一些有趣的想法。

为什么待办事项清单会适得其反

任务列表当然有好处——如果没有，我们一开始就不会使用它们。但它们也有一些严重的缺点。

例如，待办事项清单可以成为拖延的主要工具。你是否曾经决定坐下来整理你的清单，而不是开始一项任务？我当然有——而且不止几次。当我们在列表上工作而不是实际工作的时候，我们感觉自己是有效率的。

另一方面，待办事项清单让我们觉得我们永远做不完。你上次把单子上的所有项目都签了是什么时候？我想我在过去三四年里做过一次。即使你发现了如何提高工作效率，你也永远不会觉得自己成功了。

我们从不把清单上所有的事情都勾掉的一个原因是，待办事项清单不考虑时间。除非你有一个非常详细的清单，一个10小时的项目看起来和一个10分钟的项目完全一样。如果你检查了很多小的，不太重要的，只需要几分钟的任务，你会觉得工作效率很高。

所有这些选择看起来都很好，因为你总是有一些事情可以做，但待办事项清单让我们无法选择。如果你的单子上有47件事，你的大脑就会开始反击。它变得不知所措，负面情绪开始浮出水面。然后你就瘫痪了，什么都做不了。

当然，许多人发现待办事项清单有助于提高工作效率。为自己的生活找到一个完美的生产力系统，这是找出如何在一天内完成更多工作的第一步。你是否使用待办事项清单取决于你自己。

但是我鼓励你考虑一下如何通过对你的日常工作方式做以下改变来提高你的工作效率。

生活在你的日历里

丹尼尔·马科维茨在《哈佛商业评论》（Harvard Business Review）的一篇文章中提出了一种替代任务列表的方法，他称之为“活在你的日历中”。这个方法很简单：把你的任务从列表中去掉，估计它们需要多长时间，然后把它们移到你的日历中。

调度任务——不仅仅是将日历用作待办事项列表——有很多好处。许多人发现，实际上看到特定活动的专用时间会使他们更容易完成这些任务并保持专注。其他人则报告说，这使他们无法在一天内安排太多的时间。

有一个关于你正在做多少事情的视觉提醒会帮助你确定你当前项目的优先顺序，并弄清楚你是否可以对新项目说“是”。

凯文·克鲁斯采访了“200多位亿万富翁、奥林匹克运动员、优等生和企业家”，讨论了时间管理和如何提高工作效率。你认为有多少人说他们使用待办事项清单？一个也没有。但他们中的许多人生活在他们的日历里。

我们在过去讨论过时间阻塞，这正是我们在这里讨论的。设定具体的工作时间，坚持你的时间表。

遵循两分钟规则

待办事项清单排得这么满的一个原因是我们经常在上面放很多小任务。那时候事情开始变得势不可挡，我们会有压力。处理这个问题的最佳方法之一是遵循两分钟规则。如果一项任务需要不到两分钟的时间，不要把它列在一个清单上，只要去做就行了。

这将使你的清单上的项目数量惊人。激活你的信用卡，回复邮件，站起来舒展筋骨，你会惊讶于你能在两分钟内做多少事情。这就直接转化为从你的清单中删除项目。最终，你会发现你根本不需要一份清单！

注重培养习惯

你知道你需要做的大事。是那些小家伙填满了你的待办事项清单，习惯了在更重要的事情上拖延。像“打扫房子”、“买日用品”和“管理电子邮件”这样的项目常常会在你的清单上放上好几天，反复嘲弄你。

这就是习惯派上用场的地方。

养成每天下午下班前管理收件箱30分钟的习惯。或者早上就去。在一周中下班后的特定日子开始购买杂货。在一周的某一天回电话。

你可以从任何事情中养成习惯。当你养成了更多的习惯，你就可以从你的待办事项列表中删除更多的事情。最终，你将只剩下大的了，这时时间限制和日历真的开始产生积极的影响。

自动化和委派小任务

再说一次，是那些小事填满了你的清单，给你带来了压力。自动化可以大大有助于解决这个问题。你可以把你的财务自动化，这样你几乎不需要做任何事情——这会节省你很多时间。你还可以自动跟进电子邮件，这（取决于你发送多少电子邮件）可以节省你每周的时间。

使用IFTTT或Zapier，您可以自动化几乎任何数字任务。智能家居技术可以让你在家里实现自动化。你也可以使用Arduino来自动化你的家。

当你不能自动化某件事时，考虑把它委托给其他人。寻求帮助很难，但这会给你的生活带来很大的改变。你可以在家里授权：在家里向你的配偶或孩子寻求帮助。或者在工作中：找一个位置更好的人帮你完成一项任务。你甚至可以在你的朋友之间授权：让别人计划下一次聚会以节省你一些时间。

如果你身边没有人可以承担任务，可以考虑雇一个助理。虚拟助理（virtualassistants，VAs）的价格相对低廉，尤其是如果你每周只**几个小时，而且可以为你处理很多重复性的任务。如果你在寻找提高工作效率的方法，VA是很难打败的。

自动化和授权的建立和运行需要时间，但一旦你这样做了，你会惊讶于有多少事情你不再需要放在一个清单上。

或者改变你列清单的方式

如果你计划好每件事，执行两分钟的规则，改善你的习惯，并找到方法来自动化和委派，你很有可能不再需要你的待办事项清单。如果你还没有准备好跳转，那么考虑改变你如何制定待办事项清单。

我最喜欢的方法是采用三项待办事项列表。这正是它的声音：你只放了三件东西。

当你知道自己被限制在三项之内时，你只会把一天中最重要的任务写在纸上。这会鼓励你把注意力集中在大问题上，让小问题在以后解决。

这并不容易。但我强烈鼓励你给我一个机会。减少清单上的项目数量可以是一个非常自由的体验。

取消你的待办事项清单，提高工作效率

如果你想得到关于如何过上更有成效的生活的建议，你可能会对我的建议感到惊讶，我建议你在待办事项清单之外寻找其他选择。这违背了你以前读过的许多建议。感觉会很奇怪。

有一些令人信服的证据表明这是个好办法。如何提高生产力的探索从未停止。但下一步最好还是把你的待办事项清单处理掉。

你还使用待办事项清单吗？或者你用你的日历？你如何保持高效？在下面的评论中分享你的想法！