ToDoリストは、どうすれば生産性を高められるかを追求し続ける私たちにとって、必要不可欠なツールです。最高の生産性を誇るToDoリストを維持するためのアプリ、戦略、理論、方法は数え切れないほど存在します。

でも、間違っていてもいいのでしょうか？ToDoリストが私たちの足を引っ張る？多くの生産性の高い人々は、「はい」と答えます。ToDoリストを使わずに生産性を上げる方法について、面白いアイデアがあるそうです。

なぜToDoリストが逆効果なのか

タスクリストには確かにメリットがあり、そうでなければそもそも使っていません。

例えば、ToDoリストは、先延ばしのための大きなツールになり得ます。タスクを開始するのではなく、腰を据えてリストをまとめることにしたことはありますか？確かに、何度もありますね。私たちは、実際に作業をするよりも、リストに取り組む方が生産的だと感じています。

一方で、ToDoリストを見ると、絶対にやり遂げられないという気持ちになります。リスト上のすべての項目にサインオフしたのはいつですか？ここ3、4年で1回はやったと思います。生産性を上げる方法を発見しても、成功したとは思えません。

私たちがリストのすべてを達成できない理由の1つは、ToDoリストに時間が考慮されていないことです。よほど細かいリストでない限り、10時間の項目は10分の項目と全く同じに見える。数分しかかからないような、重要度の低い小さな仕事をたくさんチェックすれば、生産性を感じられるはずです。

これらのオプションはすべて、常に何かする必要があるため、良いように見えますが、ToDoリストは私たちに選択の余地を与えてくれません。47個もリストがあると、脳が反撃に出ます。圧倒され、ネガティブな感情が表面化し始めるのです。そうすると、麻痺して何もできなくなるんです。

もちろん、ToDoリストが生産性の向上に役立つと感じる人も多いでしょう。自分の生活にぴったりの生産性向上システムを見つけることが、1日に多くのことを成し遂げる方法を見つけるための第一歩です。ToDoリストを使うか使わないかは、あなた次第です。

しかし、日々の仕事の進め方を次のように変えることで、生産性を向上させることができることを、ぜひ考えてみてください。

カレンダーに生きる

ダニエル・マーコウィッツは、『ハーバード・ビジネス・レビュー』の記事で、タスクリストに代わる「カレンダーに生きる」という方法を提案しています。方法は簡単で、リストからタスクを取り出し、所要時間を見積もって、カレンダーに移動させるのです。

カレンダーをToDoリストとして使うだけでなく、タスクをスケジューリングすることは、多くの利点があります。多くの人は、特定の活動をするための専用の時間を実際に見ることで、その作業を完了し、集中力を維持することが容易になると感じています。また、1日に多くの時間を割くことができなくなったという報告もあります。

自分がどれだけやっているかを視覚的に思い出すことで、現在のプロジェクトに優先順位をつけ、新しいプロジェクトに「イエス」と言えるかどうかを判断することができます。

ケビン・クルーズは、「200人以上の億万長者、オリンピック選手、優等生、起業家」にタイムマネジメントや生産性を上げる方法についてインタビューしました。ToDoリストを使っていると言う人はどれくらいいると思いますか？1つもない。しかし、その多くはカレンダーで生活している。

以前、タイムブロッキングについて説明しましたが、ここで言うタイムブロッキングとは、まさにこのことです。

2分ルールを守る

ToDoリストがいっぱいになってしまう原因のひとつは、小さなタスクをたくさん載せてしまうことが多いからです。そうすると、いろいろなことが重なり、ストレスになるんです。その対策として、「2分ルール」を守ることが挙げられます。2分もかからない仕事は、リストに入れず、ただ行ってやってしまいましょう。

そうすると、驚くほど多くの項目がリストアップされます。クレジットカードの有効化、メールの返信、立ち上がってのストレッチ、2分間でできることは驚くほどたくさんあります。これは、リストから項目を削除することに直結します。最終的には、リストが全く必要ないことに気づくはずです。

習慣を身につけることに重点を置く

大きなことをする必要があるのは分かっているはずです。ToDoリストを埋め尽くし、より重要なことを先延ばしにすることに慣れるのは、小さな子供たちです。家の掃除」「食料品の購入」「メールの管理」などの項目は、何日もリストに載ったまま、何度もあなたを苦しめることがよくあります。

そこで役に立つのが、習慣です。

毎日午後、退社前に30分ほど受信トレイを管理する習慣をつけましょう。もしくは朝から行くだけ。仕事帰りに決まった曜日に食料品の買い出しを始める。電話をかける曜日を決めて折り返す。

習慣は何でも作れる。より多くの習慣を身につけることで、ToDoリストからより多くのものを取り除くことができます。最終的には、大きな仕事しか残らなくなります。そうなれば、時間制限とカレンダーが本当に良い影響を与え始めるのです。

小さな作業の自動化・委譲

繰り返しになりますが、小さなことがリストを埋め尽くし、ストレスの原因になるのです。自動化は、そのための大きな助けになります。財務を自動化することで、ほとんど何もする必要がなくなり、時間を大幅に節約することができます。また、メールのフォローアップを自動化することもでき、（送信するメールの数にもよりますが）毎週時間を節約することができます。

IFTTTやZapierを使えば、ほとんどすべてのデジタルタスクを自動化することができます。スマートホーム技術により、自宅を自動化することができます。また、Arduinoを使って自宅を自動化することも可能です。

自動化できないことは、他の人に任せることも考えてみましょう。助けを求めるのは難しいですが、あなたの人生を大きく変えることになるでしょう。家庭で委ねることができる：配偶者や子どもに家庭での手伝いを依頼する。あるいは、職場で：自分の仕事を手伝ってくれるより良い立場の人を探す。また、友人同士で委任することもできます。次の集まりの計画を誰かに頼めば、時間を節約することができます。

周りに引き受けてくれる人がいない場合は、アシスタントを雇うことも検討しましょう。バーチャルアシスタント（VA）は、特に週に数時間しかない場合**、比較的安価に、多くの繰り返し作業を代行してくれます。より生産的になる方法を探しているなら、VAに勝るものはないでしょう。

自動化と権限委譲を実現するには時間がかかりますが、一度実現すれば、チェックリストに載せる必要のなくなった事柄の多さに驚くことでしょう。

あるいは、リストの作り方を変える

すべてを計画し、2分ルールを実行し、習慣を改善し、自動化・委任する方法を見つければ、ToDoリストが必要なくなる可能性があります。もし、あなたがジャンプする準備ができていないなら、ToDoリストの作り方を変えることを検討してみてください。

私のお気に入りの方法は、3項目のToDoリストを使うことです。その名の通り、3つのことだけを書き込むのです。

3つまでとわかっていると、その日の最も重要なタスクだけを紙に書き出すようになります。そうすることで、大きな問題に集中し、小さな問題は後で取り組むようになります。

リストの項目を減らすことは、とても開放的な体験になります。

ToDoリストをなくし、生産性を向上させる

より生産的な生活を送るためのアドバイスとして、私は「ToDoリストの先を見る」という提案をしたのですが、皆さんは驚かれたかもしれませんね。これは、あなたがこれまでに読んだ多くのアドバイスに反するものです。違和感を覚えるだろう。

という説得力のある根拠があります。生産性をいかに向上させるか、その探求に終わりはない。しかし、次善の策は、ToDoリストをなくすことです。

あなたは今でもToDoリストを使っていますか？それともカレンダーを使っていますか？また、どのようにして生産性を維持していますか？