待辦事項清單是我們永無止境地尋找如何提高工作效率的基本工具。有無數的應用程序、策略、理論和方法來維護最好、最有成效的待辦事項列表。

但我們會錯嗎？待辦事項清單會拖我們後腿嗎？許多生產力很高的人說是的。他們對如何在不使用待辦事項清單的情況下提高工作效率有一些有趣的想法。

為什麼待辦事項清單會適得其反

任務列表當然有好處——如果沒有，我們一開始就不會使用它們。但它們也有一些嚴重的缺點。

例如，待辦事項清單可以成為拖延的主要工具。你是否曾經決定坐下來整理你的清單，而不是開始一項任務？我當然有——而且不止幾次。當我們在列表上工作而不是實際工作的時候，我們感覺自己是有效率的。

另一方面，待辦事項清單讓我們覺得我們永遠做不完。你上次把單子上的所有項目都簽了是什麼時候？我想我在過去三四年裡做過一次。即使你發現瞭如何提高工作效率，你也永遠不會覺得自己成功了。

我們從不把清單上所有的事情都勾掉的一個原因是，待辦事項清單不考慮時間。除非你有一個非常詳細的清單，一個10小時的項目看起來和一個10分鐘的項目完全一樣。如果你檢查了很多小的，不太重要的，只需要幾分鐘的任務，你會覺得工作效率很高。

所有這些選擇看起來都很好，因為你總是有一些事情可以做，但待辦事項清單讓我們無法選擇。如果你的單子上有47件事，你的大腦就會開始反擊。它變得不知所措，負面情緒開始浮出水面。然後你就癱瘓了，什麼都做不了。

當然，許多人發現待辦事項清單有助於提高工作效率。為自己的生活找到一個完美的生產力系統，這是找出如何在一天內完成更多工作的第一步。你是否使用待辦事項清單取決於你自己。

但是我鼓勵你考慮一下如何通過對你的日常工作方式做以下改變來提高你的工作效率。

生活在你的日曆裡

丹尼爾·馬科維茨在《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）的一篇文章中提出了一種替代任務列表的方法，他稱之為“活在你的日曆中”。這個方法很簡單：把你的任務從列表中去掉，估計它們需要多長時間，然後把它們移到你的日曆中。

調度任務——不僅僅是將日曆用作待辦事項列表——有很多好處。許多人發現，實際上看到特定活動的專用時間會使他們更容易完成這些任務並保持專注。其他人則報告說，這使他們無法在一天內安排太多的時間。

有一個關於你正在做多少事情的視覺提醒會幫助你確定你當前項目的優先順序，並弄清楚你是否可以對新項目說“是”。

凱文·克魯斯採訪了“200多位億萬富翁、奧林匹克運動員、優等生和企業家”，討論了時間管理和如何提高工作效率。你認為有多少人說他們使用待辦事項清單？一個也沒有。但他們中的許多人生活在他們的日曆裡。

我們在過去討論過時間阻塞，這正是我們在這裡討論的。設定具體的工作時間，堅持你的時間表。

遵循兩分鐘規則

待辦事項清單排得這麼滿的一個原因是我們經常在上面放很多小任務。那時候事情開始變得勢不可擋，我們會有壓力。處理這個問題的最佳方法之一是遵循兩分鐘規則。如果一項任務需要不到兩分鐘的時間，不要把它列在一個清單上，只要去做就行了。

這將使你的清單上的項目數量驚人。激活你的信用卡，回覆郵件，站起來舒展筋骨，你會驚訝於你能在兩分鐘內做多少事情。這就直接轉化為從你的清單中刪除項目。最終，你會發現你根本不需要一份清單！

注重培養習慣

你知道你需要做的大事。是那些小傢伙填滿了你的待辦事項清單，習慣了在更重要的事情上拖延。像“打掃房子”、“買日用品”和“管理電子郵件”這樣的項目常常會在你的清單上放上好幾天，反覆嘲弄你。

這就是習慣派上用場的地方。

養成每天下午下班前管理收件箱30分鐘的習慣。或者早上就去。在一週中下班後的特定日子開始購買雜貨。在一週的某一天回電話。

你可以從任何事情中養成習慣。當你養成了更多的習慣，你就可以從你的待辦事項列表中刪除更多的事情。最終，你將只剩下大的了，這時時間限制和日曆真的開始產生積極的影響。

自動化和委派小任務

再說一次，是那些小事填滿了你的清單，給你帶來了壓力。自動化可以大大有助於解決這個問題。你可以把你的財務自動化，這樣你幾乎不需要做任何事情——這會節省你很多時間。你還可以自動跟進電子郵件，這（取決於你發送多少電子郵件）可以節省你每週的時間。

使用IFTTT或Zapier，您可以自動化幾乎任何數字任務。智能家居技術可以讓你在家裡實現自動化。你也可以使用Arduino來自動化你的家。

當你不能自動化某件事時，考慮把它委託給其他人。尋求幫助很難，但這會給你的生活帶來很大的改變。你可以在家裡授權：在家裡向你的配偶或孩子尋求幫助。或者在工作中：找一個位置更好的人幫你完成一項任務。你甚至可以在你的朋友之間授權：讓別人計劃下一次聚會以節省你一些時間。

如果你身邊沒有人可以承擔任務，可以考慮僱一個助理。虛擬助理（virtualassistants，VAs）的價格相對低廉，尤其是如果你每週只**幾個小時，而且可以為你處理很多重複性的任務。如果你在尋找提高工作效率的方法，VA是很難打敗的。

自動化和授權的建立和運行需要時間，但一旦你這樣做了，你會驚訝於有多少事情你不再需要放在一個清單上。

或者改變你列清單的方式

如果你計劃好每件事，執行兩分鐘的規則，改善你的習慣，並找到方法來自動化和委派，你很有可能不再需要你的待辦事項清單。如果你還沒有準備好跳轉，那麼考慮改變你如何制定待辦事項清單。

我最喜歡的方法是採用三項待辦事項列表。這正是它的聲音：你只放了三件東西。

當你知道自己被限制在三項之內時，你只會把一天中最重要的任務寫在紙上。這會鼓勵你把注意力集中在大問題上，讓小問題在以後解決。

這並不容易。但我強烈鼓勵你給我一個機會。減少清單上的項目數量可以是一個非常自由的體驗。

取消你的待辦事項清單，提高工作效率

如果你想得到關於如何過上更有成效的生活的建議，你可能會對我的建議感到驚訝，我建議你在待辦事項清單之外尋找其他選擇。這違背了你以前讀過的許多建議。感覺會很奇怪。

有一些令人信服的證據表明這是個好辦法。如何提高生產力的探索從未停止。但下一步最好還是把你的待辦事項清單處理掉。

你還使用待辦事項清單嗎？或者你用你的日曆？你如何保持高效？在下面的評論中分享你的想法！