オフィスで働いている人なら、時間管理に便利なGoogleカレンダーの機能がいくつもあります...
Googleカレンダーは、時間管理が必要な人にとって欠かせないアプリです。仕事でも、勉強でも、パーティーの幹事でも、このアプリがあれば大丈夫。
オフィスで働く人や、時間管理のスキルを高めたい人には、Googleカレンダーの便利な機能がいくつもあります。詳しく見ていきましょう。
1発信する返信を送る
社外への返信は今に始まったことではありません。この技術が導入されて以来、メールサービスの定番となっており、Gmailの最も優れた機能の一つとなっています。
しかし、カレンダーアプリケーションでは、この機能はあまり見られません。つまり、時間管理は常に悪夢のようなもので、特に複数の人がいる手帳の中から空き時間を探し出すのは大変なことなのです。
Googleカレンダーに発信設定が追加されました。有効にすると、この期間に受信した会議の招待状は自動的に拒否されます。他の人が見るメッセージをカスタマイズしたり、メッセージを受信するユーザーをコントロールすることもできます。
新規イベント作成時に、適切なタグを選択することで発信メッセージを設定することができます。
この機能は現在、G Suiteで利用可能です。Googleはこのニュースを公式に確認していませんが、この機能は今後数ヶ月のうちにすべてのユーザーに展開されるとの見方が強いです。
2 労働時間の管理
G Suiteのユーザーが享受できるもう一つの新機能は、勤務時間の管理機能です。
このアイデアは、Googleが最近、同社のプラットフォーム上でデジタル特典を促進するために広く推進していることの一部です。また、Androidでアプリの使用状況を管理するツールや、Androidで休憩を取ることを思い出させるツール、Googleフォトで編集する時間を短縮するツールも紹介されています。
勤務時間機能は、ユーザーが1日単位で勤務日をカスタマイズできる機能です。現在の方法では、月曜日から金曜日までの開始時間と終了時間を設定するだけです。
Googleは、あなたのこれまでの行動から、勤務時間を提案することもできます。時間管理を徹底したいフリーランサーに役立つ、気の利いた機能です。
時間外に誰かがあなたをビジネスイベントやミーティングに招待した場合、Googleカレンダーはあなたが不在であることを招待者に伝えます。
Googleカレンダーで勤務時間を設定するには、「設定」 > 「一般」 > 「勤務時間」に進みます。
デプロイメントタイムブロッキング技術
Googleカレンダーを見ると、いくつかの会議の間に多くの空き時間があることがわかります。
しかし、待ち合わせ場所への移動時間や、メールの返信はどうするのか、食事も必要なことを忘れてはいけない。
タイムブロッキングは、サラリーマンや時間管理を改善したい人のための簡単なテクニックです。簡単に言うと、1日のすべての時間を特定の活動に割り当てることを指します。
タスクを継続する方法を学びたい方は、このサイトの別の場所で、タイムブロックの概念について詳しく見ています。
4 会議に遅刻しそうなことを皆に伝える
どんなに時間管理能力が高くても、誰もが会議に遅れることはありますし、電車の遅延や交通渋滞をすべて計算することは不可能です。
遅刻してもみんなに知らせる心配がないのはありがたいですね。Googleは、自分の苦境を参加者全員に同時に伝える方法を2つ提供しています。
- オリジナルの招待状フォームを使って、一人一人にメールで返信することができます。
- Googleカレンダーでは、該当するイベントを編集することでメッセージを送信することができます。
この2つの方法の詳細については、googlecalendarを使って会議に遅刻することを伝える方法の記事をご覧ください。
5 予約枠の利用
職場や学校でGoogleアカウントをお持ちの方は、予約枠機能を利用することができます。
仕事の時間に対する考え方が変わるのです。あなたの勤務時間全体を見てもらうのではなく、一定期間を指定して、会議やアポイントメントを手配してもらうことができます。
週に数時間だけ開放的に過ごしたい上司や、毎日小さな窓から手術や診療を主宰することもある医師、獣医、弁護士などに有効です。
もちろん、この機能は時間管理にも役立ちます。時間帯にない会議に引きずられることもありません。
新規作成時に該当するマーカーを選択することで、予約枠を設定することができます。
6 議事録テンプレートの使用
会議が本当に役に立つかどうかは、まだ判断がつきません。長く引きずりすぎたというのが、多くの人の共通認識です。合意には至らず、最高の時間管理計画さえも台無しにしたと主張している。
また、プロジェクトマネジメントに不可欠な要素であり、これがなければ、プログラムはたちまちカオスに陥ってしまうと考える人もいます。
真実は、その中間にあるのです。しかし、絶対に明らかなのは、タイムリーで生産的な会議を行うためには、会議録が必要だということです。その会議で話す予定の内容の概要と、今後の会議での履歴を提供します。
Googleドキュメントの会議録のテンプレートは数多くあります。拡張会議ビューでペーパークリップのアイコンをクリックすると、Googleカレンダーのイベントに添付することができます。議事録は、出席者全員に公開されます。
7 他人のカレンダーにアクセスする
他人のカレンダーにアクセスし、共有し、（場合によっては）編集できることは、社会人にとって不可欠な要素です。
例えば、チーム全体で進行中のプロジェクトのカレンダーを編集する必要があったり、秘書が上司の日記を管理する必要があったりします。
カレンダーを持っている人が他の人と共有していれば、他人のカレンダーにアクセスすることは容易です。
カレンダーを追加するには、相手のメールアドレスか、左側の「Other Calendars」に表示されるカレンダーの固有URLが必要です。
- メールを使って追加するには、左側のパネルでカレンダーのリストを見つけ、「友人のカレンダーを追加」または「同僚のカレンダーを追加」の欄にメールアドレスを入力して、Enterキーを押します。
- ICALのリンクを使って追加するには、マイカレンダーから「＋を追加」アイコンをクリックし、メニューから「URLから」を選択します。
グーグルカレンダーで時間管理を改善する
この7つのコツは、通勤者が毎日Googleカレンダーの使い方を改善し、時間管理もコントロールできるようにするためのものです。
Googleカレンダーの威力をもっと知りたい方は、Googleカレンダーを個人的な日記として使い、自己啓発をカレンダーの日付としてマークする方法を紹介した記事をご覧ください。
