GTDの最初のステップは、頭の中からすべての「もの」を取り出すことです。その方法のひとつが3×5カードにすべてを書き出すことであり、3×5カードに相当する最高のデジタル技術が「かんばん方式」なのです。

GTDのステップをざっと見て、かんばんとどの程度相性が良いかを見てみましょう。

アイデアを集める

多くの人と同じように、あなたの頭の中には100種類ものタスク、プロジェクト、アイデア、その他のもの（GTDではこう呼ぶ）がうごめき続けていることでしょう。まずは、すべてをオフロードするための受信箱を作るところから始めましょう。

Trelloは、最も人気のあるカンバンツールであり、寛大な無料階層を提供しているため、これを使用する予定です。さらに、Trelloは優れたキーボードショートカットと整理されたUIを備えています。このため、仕事で使うには最も速く、最も簡単なプログラムの一つとなっています。

ブレーンストーミングでは、多くの余分な手順を踏まずに自分の考えを伝えることが肝要です。それでも、ご希望であれば、Treloの代替品をお試しいただくことは可能です。

まず新しいボードを作成し、"GTD "と名付けます。

次に、すべてをおろすために受信トレイのリストを追加します。

では、数分かけて、思いついたアイデアや考えごとにカードを作ってみましょう**。まず、「カードを追加する」ボタンをクリックします。次に、最初のタスクやアイデアを入力し、Enterキーを押します - それが何であれ。

この作業を、何も思いつかなくなるまで繰り返す。

gtdシステムとのマッチングリストを設定する

次のステップは、受信トレイにある各項目が実行可能かどうか、つまり、それについて何かできるのかどうかを判断することです。

まず、実行可能な項目として、2つのリストを作成しましょう。実現可能なものであれば、2分以内に終わるかどうかで判断すべきです。もしそうなら、できるだけ早く対処すべきです。

そうでない場合は、次のステップでさらに分解する必要があります。必要なリストは、「プロジェクト」と「今日やること」の2つです。

クリックすると別のリストが追加され、受信箱にカードを追加するように、2つのリストが作成されます。

プロジェクトが稼働していない場合、いくつかの異なる場所に行くことができます。まず、"これは重要か？"と問う。熱中できるものでなければ、削除して忘れてもいいのです。

次に、「いつかやりたいけど、今はまだその時ではないのか？遠い夢なのかもしれない。あるいは、いつかは起こりうることかもしれません。この場合、"someday/maybe "というリストを作成します。

もし、その項目が重要であっても、実用的ではなく、情報的であれば、「参考文献」リストに入れるべきです。かんばんは、実行可能な項目により適しています。ですから、参考文献リストは、軽量ノートのウェブアプリケーションなど、より良い場所に移動できるまでの一時的な情報サイトであるべきです。

チームでの作業時に追加するリスト

カードがアクション可能であると判断した後、まだアクションできない場合があります。これは、自分が始める前に、他の誰かが何かを終えるのを待っているためかもしれません。あるいは、他の人が担当したほうがいいのでは？

最初のシナリオでは、「遅延」リストを作成します。期限を設定することで、ブロックした項目をいつまでに完了させるか、リマインダーを受け取ることができます。カードをクリックして開き、期限を選択するとカレンダーにアクセスできます。

2つ目のケースでは、"Delegated "という名前のリストを作成します。このリストに移動した後、他のメンバーをカードに追加することができます。しかし、誰かがこのメンバーを役員に招いたのでしょう。

カードを開いてメンバーを選択し、責任を分担したいメンバーを探します。

まずソートして、プロジェクトを検討する

あとは、受信箱を調べて、メールを適切なリストにドラッグします。リストの一番上から順番に見ていく。各項目について、作成したカテゴリーとどこに属するかを検討します。

すべての項目を分類したら、分析する必要があります。ひとつひとつを見て、その複雑さを考えてみてください。簡単なプロジェクトであれば、カードにリストをつけてもいいでしょう。カードをクリックすると、カードが開きます。次に「チェックリスト」をクリックし、カードと同じように項目を追加していきます。

大きなアイテムの場合は、新しいボードを作成して管理することができます。その後、カードを新しいボードに移動させることができます。移動させたいカードの上にマウスを置き、鉛筆のアイコンをクリックします。次に、「移動」をクリックし、移動先のボードをドロップダウンリストから選択します。

また、大規模なプロジェクトでは、チェックリストを作成する方法もあります。プロジェクトのアイデアはあるけれど、多くの労力をかけるのはちょっと......という方にオススメの方法です。

リストのプレースホルダーとして、大まかなリストを作成することができます。受信トレイのアイデアを考えるのと同じように、小項目の候補を考えてみましょう。そして、準備ができたら、カードを別のボードに移動させることができます。リストにあるすべての項目を新しいカードにすることができます。

システムの稼働を維持する

GTDを始めるのは簡単で、1～2時間もあればできるようになります。しかし、システムを維持しなければ、失敗を招くことになります。週に1～2回、GTDのTrelloボードにチェックインする。新しいアイデアを受信トレイに捨て、それぞれのリストの項目を再検討する。まだかまだかと見極める。

プロジェクトを終了するとき、2つの選択肢があります。不要になったら、削除してください。また、過去のプロジェクトを記録しておきたい場合は、「完了」リストを作成し、完了したプロジェクトをそこに移動させることができます。

このシステムは、一週間の計画を立てるのにも役立ちます。次に何をするか」という別のリストを追加することができます。このリストは、今後数日間または来週中に取り組む予定の項目です。日曜の夜や月曜の朝にTreloのボードをチェックすれば、一週間の仕事の計画を立てることができるのです。

システムを自分のものにする。GTDが自分に合わなければ、厳格に守る必要はありません。好きなだけ混ぜて、いろいろなアプローチで試してみてください。大切なのは、それを貫くことです必要であればカレンダーのリマインダーを設定してください。