GTD的第一步是把所有的“东西”从你的脑袋里拿出来。其中一种方法是把所有的东西都写在3x5卡片上，而3x5卡片最好的数字等价物就是看板技术。

让我们浏览一下GTD的步骤，看看它们与看板的配合有多好。

收集你的想法

如果你像大多数人一样，你可能有100个不同的任务、项目、想法和其他东西（GTD称之为）在你的脑海里嗡嗡作响。让我们先创建一个收件箱来卸载所有这些内容。

我们将使用Trello，因为它是最流行的看板工具，并提供了一个慷慨的免费层。除此之外，Trello还有很棒的键盘快捷键和组织良好的UI。这使它成为最快和最简单的程序之一，用于工作。

在头脑风暴的时候，不需要很多额外的步骤就能把你的想法表达出来是至关重要的。不过，如果你愿意的话，还是欢迎你尝试一下特雷洛的替代品。

首先创建一个新的电路板并称之为“GTD”

接下来，我们将添加一个收件箱列表来卸载所有的东西。

现在花几分钟，为你脑海中的每一个想法和想法**一张卡片。首先单击“添加卡”按钮。然后输入你的第一个任务或想法——不管是什么——然后按回车键。

重复这个过程，直到你想不出其他任何东西。

设置与gtd系统匹配的列表

下一步是确定收件箱中的每个项目是否都是可操作的。也就是说，你能做些什么吗？

首先，让我们为可操作项创建两个列表。如果某件事是可行的，你应该决定是否需要不到两分钟的时间。如果是这样的话，你应该尽快解决。

如果没有，你需要在下一步进一步细分。你需要的两个清单是“项目”和“今天要做的事”

单击添加另一个列表，然后创建两个列表，就像向收件箱添加卡片一样。

如果一个项目不可操作，它可以转到几个不同的地方。首先，问“这很重要吗？”如果不是你热衷的事情，你可以删除它，然后忘记它。

下一步，问问你是否有一天想去做这个事情，但现在还不是时候。也许这是一个遥远的梦。或者这可能只是在未来某个时候才可能发生的事情。对于这样的情况，创建一个名为“某天/也许”的列表

如果项目很重要，但是是信息性的而不是可操作的，那么它应该放在“参考”列表中。看板更适合于可操作的项目。所以参考列表应该是信息的一个临时站点，直到它被移动到一个更好的地方，比如一个轻量级的笔记web应用程序。

与团队合作时要添加的列表

在你确定一张卡片是可操作的之后，你可能仍然不能对它采取行动。这可能是因为你在等待别人在你开始之前完成其他事情。或者其他人应该在这个项目上工作。

对于第一个场景，创建一个“延迟”列表。您可以设置一个截止日期，以获得阻塞项目应在何时完成的提醒。通过单击卡片打开卡片，然后选择到期日期以访问日历。

对于第二种情况，创建一个名为“Delegated”的列表。将卡移动到该列表后，可以将其他成员添加到卡中。不过，一定有人邀请了这些成员进入董事会。

打开卡并选择成员。然后找到你想与之分担责任的成员。

先排序，然后考虑你的项目

现在是时候仔细检查你的收件箱，把邮件拖到适当的列表中了。从列表的顶部开始，一路向下。对于每个项目，请考虑您创建的类别及其所属位置。

对所有项目排序后，您将需要分析项目。看看每一个，想想它的复杂性。如果是一个简单的项目，你可以在卡片上添加一个清单。点击卡片打开。然后单击Checklist并开始添加项目，就像添加卡片一样。

对于较大的项目，可以创建新的板来管理该项目。然后你可以把卡片移到新的板上。为此，将鼠标悬停在要移动的卡片上，然后单击铅笔图标。接下来，单击移动，从下拉列表中选择要将其移动到的板。

大型项目的另一个选择还包括创建一个清单。如果你对你的项目有一个想法，但是还没有准备好投入大量的工作，那么这是一个很好的方法。

您可以在清单中创建一个粗略的项目列表作为占位符。想想看，就像是头脑风暴般的想法，你的收件箱——只有这些是潜在的子项目。然后，当你准备好了，你可以把你的卡移到另一个板上。你可以把清单中的每一个项目都变成一张新卡片。

保持系统运行

开始使用GTD很容易，一两小时后就可以做到。但是你需要维护系统，否则它会让你失败。每周向GTD Trello板办理一次或两次入住手续。将新想法转储到收件箱中，并重新评估每个列表中的项目。弄清楚他们是否还在合适的地方。

当你完成项目时，你有两个选择。如果你不需要再知道它，你可以删除它。或者，如果您想要记录您过去的项目，您可以创建一个“完成”列表并将完成的项目移动到那里。

这个系统也可以帮助你计划你的一周。您可以添加另一个名为“下一步要做”的列表。此列表用于您计划在未来几天内或下周内进行工作的项目。如果你在星期天晚上或星期一早上检查你的特雷洛董事会，你可以计划好你的工作一周。

把这个系统变成你的。如果GTD对你不起作用，你就不必严格遵守它。你可以随意混合，尝试不同的方法。最重要的是你要坚持下去！如果必须的话，设置一个日历提醒，因为只有你继续工作系统，系统才会继续工作。