電子メールの添付ファイルを検索するのは、時間がかかるし、煩わしいものです。ありがたいことに、マイクロソフトのoutlookonlineには「ファイル」ビューがあり、探している文書を簡単に見つけることができます。その仕組みはこうだ。

Microsoft Outlookは従来、メール、カレンダー、人、タスクが混在していましたが、データという重要な要素を軽視してきました。Outlookのデスクトップクライアントを使用している場合は、このギャップを埋めるために強力な検索オプションがあります。添付ファイルについては、「検索」タブに送受信するファイル専用の「添付ファイルあり」オプションが用意されています。

Outlook Onlineにはリボンがありませんが、「検索」ボックスの矢印をクリックして「添付ファイル」チェックボックスを開けば、添付ファイルを検索することができます。

マイクロソフトは、outlookonlineでさらに一歩進んで、microsoft365/office365の契約者とoutlookliveのアカウントに専用のファイルビューを導入しています。

この表示には、Outlookの左下にある「ファイル」アイコンをクリックすることでアクセスできます。デフォルトでは、「人」と「ToDo」アイコンの間に配置されています。

表示されていなくても、3点アイコンがある場合は、3点アイコンをクリックし、ポップアップメニューから「ファイル」を選択してください。

デフォルトの表示では、ファイルの種類、件名、送信者、受信日または送信日、添付ファイル付きのメールが保存されているフォルダーを示すアイコンを持つすべてのファイルが表示されます。

少し不思議なことに、このデフォルトビューでは、画像ファイルは表示されません。これらのファイルを表示するには、「ファイル×」をクリックして画像を含むすべてのファイルを表示するか、サイドバーの「写真」をクリックして画像のみを表示することができます。

デフォルトでは、ファイルはリストビューで表示されますが、［表示］をクリックして［タイルビュー］に変更すると、ファイルをサムネイルで表示できます。

そこで、探している画像を見つけやすくするために、「写真」という選択肢を設けているのです。

添付ファイルを開くには、「添付ファイル」リストで添付ファイルをダブルクリックすると、添付ファイルと添付されたメッセージのプレビューが表示されたパネルが開きます。

ここでは、ファイルのダウンロードなど、ファイルの種類に応じたさまざまな操作を行うことができます。また、返信や転送など、通常のメール操作と同様の操作を行うことも可能です。

添付ファイルを探してダウンロードまたは印刷するだけなら、この手順を省略して、リストから直接ダウンロードまたは印刷することができます。ファイル名の横にある3つの点のメニューアイコンをクリックし、メニューから適切なアクションを選択します。

または、項目の左側の円をクリックして選択すると、ツールバー上に同じオプションが表示されます。

この方法では、好きなだけファイルを選択できるため、複数のファイルを一度にダウンロードする場合に最適です。

文書作成が終わり、メールに戻りたいときは、Outlookの左下にある「メール」アイコンをクリックします。

ファイルビューは、Microsoft OutlookOnlineに追加された素晴らしい機能です。使いやすく、高速で、添付ファイルを管理できるので、検索結果を拾い読みするよりも確実に完成度が高いです。