2020年秋のアップデートで、Microsoft Outlook 365 for Macは、カレンダーの2つの追加ビュー、RSVPのより便利な方法、イベントのスケジュール管理のより良いオプション、新しいステータスへの便利な招待を提供します。しかも、それがさらに魅力的なひとつのアプリに凝縮されているのです。

本日のスケジュールを確認する

Microsoft Outlookの便利な機能「My Day」を使えば、1日のスケジュールをすぐに確認することができます。スケジュール表示や日付表示、イベントの追加をワンクリックで行えます。

メール」タブで「私の一日」を表示するには、右側の「タスクペインを表示」ボタンをクリックするか、メニューバーから「表示」→「タスクペイン」を選択します。メニューバーの「表示」→「タスクペイン」を選択します。他のOutlookタブで表示するには、「タスクペインを表示」ボタンをクリックするか、メニューバーから「表示」→「私の一日」を選択します。

マイデイで表示を切り替えるには、右上の3つの点のアイコンをクリックします。これにより、カレンダー表示から日表示へ、また日表示から日表示へと移動することができます。

また、このメニューから「設定」を選択すると、表示するカレンダーをカスタマイズすることができます。

マイ・デーにイベントを追加するには、3つの点のアイコンの隣にあるプラス記号（+）をクリックします。

3日分のカレンダー表示を利用する

Microsoft Outlookのカレンダーで複数の日を見たいけれど、1週間（あるいは営業週）は多すぎるという方は、3日表示を試してみてください。

カレンダー」タブをクリックすると、Outlookのカレンダーが表示されます。そこから右上のドロップダウン矢印を選択するか、メニューバーから「表示」→「3日間」をクリックします。

rsvpを同じウィンドウで表示する

自動的に新しいメールが開かれるのではなく、同じウィンドウ内で返信できるようにすると効果的です。そこで、マイクロソフトはメールに加えて、カレンダーにもイベント対応を追加しました。

新しいイベントの招待状を受け取ったとき、これまでと同じように返信することができますが、読書ペインにメッセージを追加することもできるようになりました。

いつものように、「承諾」「仮承認」「辞退」「新しい時間の提案」をクリックしてください。これらのオプションのすぐ上に、イベント主催者に送信する任意のメッセージを入力するボックスが表示されます。メッセージを追加したい場合は、回答をクリックする前に必ず追加してください。

高度なオプションを使用したイベントのスケジューリング

イベントのスケジューリングは、全員のスケジュールを合わせると大変です。しかし、Microsoft Outlookの詳細オプションを使えば、時間の選択、空き状況の確認、他の日付への切り替えが簡単にできます。

新しいイベントを作成するには、任意のOutlookタブのメニューバーで、「ファイル」→「新規作成」→「イベント」をクリックします。または、「カレンダー」タブをクリックし、左上にある「新規イベント」をクリックすることもできます。その後、左側ですべてのイベントの詳細を追加することができます。

時間調整を容易にするために、右側のカレンダーグリッドを使用します。時間ブロックをドラッグして好きな位置に移動し、拡大・縮小して時間範囲を調整します。

その時間帯を維持したまま、別の日付を選択したい場合は、日付の横にある上部の矢印を使用します。同じ時間帯でお好きな日にログインしたら、招待状を完成させて送信するだけです。

招待者が多い場合は、イベントウィンドウの上部にある「Scheduling Assistant」をクリックして、希望する招待者や任意で場所を追加することも可能です。

これにより、複数の参加者の空き時間を一度に確認することができます。また、タイムブロックをドラッグして、両端の矢印で時間範囲を広げたり狭めたりすることも可能です。

スケジューリングアシスタントが終了したら、左上にある「完了」をクリックするだけです。追加・編集した内容は、招待状に適用されます。その後、招待状の送信画面に戻りますので、必要事項を記入するか、"送信 "をクリックしてください。

作業状態の設定

イベント予約の際、「忙しい」「空いている」を選択するのが一般的かもしれません。しかし、新しいMicrosoft Outlookでは、「別の場所で仕事をする」という選択肢もあります。

使用方法は、イベントウィンドウの左上にあるステータスボタンをクリックし、「別の場所で作業中」を選択するだけです。これにより、別の場所から参加していることが参加者に伝わります。特に、リモートワークや出張の際に便利です。

Working elsewhere "は、"tentative "と同様に青い破線の円で表示され、青いストライプの円も含まれます。これによって、自分の状態が一目でわかるようになります。

注目すべきは、Outlookの最後のカレンダー新機能であるmeetinginsightsで、イベントや出席者に応じて、Outlookがイベントに必要なメールやドキュメントを提案してくれるのです。会議の詳細がある場合、イベントウィンドウの「会議の詳細」横のタブに表示されます。

また、新しいOutlook on Macでも、カレンダーのカテゴリーを使ってイベントに色をつけたり、他の場所でイベントが発生したときに天気を表示したりすることができることを覚えておいてください。