ExcelのスプレッドシートをPDFとして保存すると、混乱することがあり、完成した文書は、私たちが望む表示方法とは異なって表示されることがよくあります。ここでは、ワークシートを読みやすく、きれいなPDFファイルとして保存する方法を紹介します。

エクセルファイルのPDF化

Excel文書をスプレッドシートではなく、PDFファイルとして保存したいケースは多いでしょう。例えば、大きな図面の特定の部分のみを送信したい場合や、編集可能な図面にしたくない場合などです。しかし、ExcelファイルをPDFに変換するのは、少し難しいかもしれません。

私たちは通常、Excelスプレッドシートが枠やページ、余白のある文書であると考えることはありません。しかし、これらを読んだり、印刷したり、他の人に配布できるようなPDF文書に変換する場合には、この点に注意する必要があります。他のページでランダムにハッシュ化されたり、セルのサイズが小さすぎて読めなかったりすることなく、読みやすく、理解しやすい文書であることが必要です。

ここでは、スプレッドシートを見栄えのする印刷可能なPDF文書に変換する方法を説明します。

セットアップページ

Office 2008以降をお使いの場合は、「ページレイアウト」タブに移動してください。ここでは、「ページ設定」セクションの下にいくつかのオプションがまとめられています。最初の3つは以下の通りです。

• 余白：ドキュメントの端と最初のセルとの間の余白の大きさ
• 向き：完成したドキュメントを横向きにするか縦向きにするか
• サイズ：完成したドキュメントのページサイズ

これらは、Word文書とほぼ同じように機能しますので、完成したPDFの見栄えに合わせて設定してください。Excelのスプレッドシートは、列数が少ない場合を除き、縦書きよりも横書きの方が読みやすいものが多いので、ご注意ください。縦書きで保存されたワークシートは、最終的な印刷領域の外に列があることが多く、ドキュメントを操作しづらく、読みづらくなることがあります。

さらに、最終的なレイアウトにヘッダーとフッターを追加することができます。ページ設定の右下にある矢印をクリックし、「ヘッダー/フッター」タブをクリックします。Officeが生成するオプションから1つを選ぶか、「カスタム」機能を使って自分で作成することができます。

また、プリントアウトの背景を変更することもできます。そのためには、ページ設定にある「背景」ボタンをクリックします。ノートパソコンやクラウドから画像を選択し、シート上にタイル状に表示することができます。

プリントエリアとアクセサリーの定義

次に、PDFに変換したい領域と、各ページに何行何列あるのかを決定する必要があります。

領域を定義する最初の方法は、クリック＆ドラッグを使って、文書に必要なすべてのセルを選択することです。このあと、［ページ設定］→［印刷領域］→［印刷領域の設定］を実行します。これにより、印刷される領域全体を囲む細いグレーのラインが作成されます。この領域の外側のものは、PDF作成時に除外されます。左下の矢印をクリックし、「ワークシート」→「印刷」エリアでセルを手入力することも可能です。

Microsoft Wordと同様に、異なる表を分割する改ページを作成することも可能です。このページ区切りは、水平または垂直のいずれかになります。改ページしたいセルに移動し、リボンの「ページレイアウト」タブをクリックし、「ページ設定> 改ページ&gt」を選択します。"**Page Breaks"（ページブレーク）。これにより、現在のセルの真上と左側に改行が作成されます。

もう一つ重要なことは、Scale to Fitオプションを定義することです。ページ設定の右側には、「幅」「高さ」「スケール」の3つのオプションが表示されます。幅と高さのオプションで、表の行または列を何ページに表示するかを設定できます。例えば、行数は多いが列数は少ない場合、幅を1ページに設定するのが理想的です。一方、スケーリングは、印刷領域全体の大きさを決定します。

ワークシートのオプション

最後に注目すべきメニューは「シートオプション」です。これらの設定は、最終的な印刷物の見栄えに影響します。フルシートオプションにアクセスするには、シートオプションのセクションの左下にある矢印をクリックします。

このメニューで実行できるさまざまなカスタムアクションの概要は次のとおりです。

• ヘッダーの印刷：ワークシートの特定の行や列を、ヘッダーやラベルなど、各ページに表示されるように適切な場所でフリーズさせることができます。
• グリッドライン：グリッドライン（セルにボーダーが描かれていないときに表示されるセル間の線）を表示するかどうかを設定します。
• 見出し：ExcelスプレッドシートのX軸とY軸に、文字（A、B、C）と数字（1、2、3）の固定ラベルである見出しを表示することができます。
• ノート、コメント、エラー：最終文書に埋め込まれたノート、コメント、エラー警告を表示します。
• 印刷順序：文書を下に作成するか、右から作成するかを設定することができます。

このメニューから印刷プレビュー画面にアクセスし、最終的なドキュメントを確認することができます。また、ショートカットキー Ctrl+P でもアクセスできます。

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pdfで保存または印刷

文書が正しくフォーマットされ、すべて設定されている場合、PDFを作成する方法は2つあります。

ExcelでファイルをPDFとして保存するには、「名前を付けて保存」ダイアログボックスを開き、「保存形式」ドロップダウンメニューから「PDF」を選択するか、「エクスポート">"XPS/PDFに書き出し"。ここからは、いくつかの選択肢があります。標準」または「最小」のどちらに最適化するかを決めることができ、それによってドキュメントの最終的な品質とファイルサイズが決まります。その後、「オプション」をクリックすると、公開する範囲を選択することができます。

• 選択：現在選択されているセル
• アクティブワークシート：カレントワークシート
• ワークブック全体：現在のファイル内で作業しているすべてのワークブック
• 表：Microsoft Excelで作成した定義済みの表

また、設定された印刷領域を完全に無視することも可能です。

Microsoftには、Microsoft Print to PDFというPDFプリンタが組み込まれており、プリンタのドロップダウンメニューから選択することができます。Adobe PDF、Foxit、PDF Xchangeなど、他のPDFドライバをお持ちの場合は、これらのいずれかを使用することもできます。印刷」をクリックする前に、印刷プレビューを閲覧し、すべてが正しく表示されていることを確認してください。

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