如何將excel工作表另存為pdf

將Excel電子表格儲存為PDF可能會讓人困惑，而且完成的檔案通常與我們希望的顯示方式不同。下面介紹如何將工作表儲存為可讀的乾淨PDF檔案。...

將Excel電子表格儲存為PDF可能會讓人困惑，而且完成的檔案通常與我們希望的顯示方式不同。下面介紹如何將工作表儲存為可讀的乾淨PDF檔案。

excel檔案作為PDF

在許多情況下，您可能希望將Excel文件儲存為PDF檔案而不是電子表格。例如，如果希望只發送較大圖紙的特定部分，或者不希望其可編輯。但是，將Excel檔案轉換為PDF可能有點棘手。

我們通常不認為Excel電子表格是有邊框、頁面和頁邊距的文件。然而，當涉及到將這些檔案轉換成可以閱讀、列印或分發給其他人的PDF文件時，您應該意識到這一點。您的檔案應該是可讀的和可理解的，沒有其他頁面上的隨機雜湊或單元格大小太小，無法讀取。

下面是如何將您的電子表格轉換為可呈現和列印的PDF文件。

設定頁面

如果使用的是Office 2008或更高版本，請導航到“頁面佈局”選項卡。在這裡，您將看到在頁面設定部分下分組的幾個選項。以下是前三項：

邊距：文件邊緣和第一個單元格之間的空白大小
方向：無論你想你完成的檔案是在橫向或縱向
大小：完成文件的頁面大小

這些工作方式與Word文件中的工作方式基本相同，因此請根據您希望完成的PDF的外觀來設定它們。請注意，大多數Excel電子表格的橫向可讀性比縱向可讀性好，除非列很少。以縱向方式儲存的工作表的列往往位於最終列印區域之外，這會使您的文件很難導航和閱讀。

此外，您還可以將頁首和頁尾新增到最終佈局中。單擊頁面設定部分右下角的箭頭，然後單擊頁首/頁尾選項卡。您可以選擇Office生成的選項之一，也可以使用“自定義”功能建立自己的選項之一。

您還可以選擇更改列印輸出的背景。為此，請單擊“頁面設定”中的“背景”按鈕。您可以從膝上型電腦或雲端選擇一個影象，該影象將平鋪在整個工作表上。

定義列印區域和配件

接下來，您需要確定要將哪個區域轉換為PDF，以及每個頁面上有多少行和列。

定義區域的第一種方法是使用單擊並拖動來選擇文件中所需的所有單元格。之後，進入頁面設定>列印區域>設定列印區域。這將在將要列印的整個區域周圍建立一條灰色細線。建立PDF時，此區域之外的所有內容都將不包括在內。也可以透過單擊左下角的箭頭並轉到“工作表>列印”區域來手動輸入單元格。

與Microsoft Word類似，您還可以建立分頁符來分割不同的表。這些分頁符可以是水平的也可以是垂直的。轉到要放置分頁符的單元格，單擊功能區上的“頁面佈局”選項卡，然後選擇“頁面設定”&gt；“分頁符”&gt；“**分頁符”。這將在當前單元格的正上方和左側建立一個打斷。

另一件重要的事情是定義Scale to Fit選項。在頁面設定的右側，您將看到三個選項：寬度、高度和比例。寬度和高度選項允許您設定表的行或列將顯示在多少頁中。例如，如果您有很多行，但只有幾列，那麼將寬度設定為一頁是理想的。另一方面，縮放將決定整個列印區域的整體大小。

工作表選項

最後要注意的選單是“工作表選項”。這些設定會影響最終列印頁的外觀。要訪問完整的工作表選項，請單擊“工作表選項”部分左下角的箭頭。

以下是您可以在此選單中執行的各種自定義操作的概述：

列印標題：您可以在適當的位置凍結工作表的特定行和列，以便它們顯示在每頁上，例如頁首和標籤。
網格線：這允許您設定是否顯示網格線，網格線是當單元格上沒有繪製邊框時出現的單元格之間的線。
標題：這允許您顯示標題，即Excel電子表格x軸和y軸上固定的字母（A、B、C）和數字（1、2、3）標籤。
註釋、註釋和錯誤：顯示最終文件中嵌入的註釋、註釋和錯誤警告。
列印順序：您可以設定是先向下還是先向右建立文件。

在這個選單中，你可以進入列印預覽螢幕，在那裡你可以看到你的最終檔案。您也可以使用快捷鍵Ctrl+P進入螢幕。

相關：如何在Excel中列印帶有註釋的工作表

儲存或列印為pdf

如果您的文件格式正確，並且都已設定好，有兩種方法可以建立PDF。

要在Excel中將檔案另存為PDF，請開啟“另存為”對話方塊，然後從“另存為型別”下拉選單中選擇PDF。或者，您可以轉到“匯出”>“匯出到XPS/PDF”。從這裡開始，你有幾個選擇。您可以決定是為標準還是最小最佳化檔案，這將決定文件的最終質量和檔案大小。然後可以單擊“選項”選擇要釋出的區域：

選擇：當前選定的單元格
活動工作表：當前工作表
整個工作簿：當前檔案中您正在處理的所有工作簿
表：透過Microsoft Excel建立的已定義表

您也可以選擇完全忽略已設定的列印區域。

您也可以將檔案列印為PDF格式。Microsoft有一個名為Microsoft Print to PDF的內建PDF印表機，您可以在印表機下拉選單中選擇該印表機。如果您有另一個PDF驅動器，如Adobe PDF、Foxit或PDF Xchange，也可以使用其中一個。在你點選“列印”之前，瀏覽一下你的列印預覽，確保一切看起來都是正確的。