Outlookで最も便利でありながら、あまり理解されていないオプションの1つが、プログラムのメールリマインダーツールである「フォローアップ」です。受信箱の1ページ目に表示されなくなったメールに返信するのを忘れてしまうという悩みをお持ちの方におすすめのツールです。

"Follow Up "は、特定の日付のメールを選択し、Outlookのタスクリストに追加することを思い出させます。リマインダーを終了し、完了マークを付けると、タスクリストから消えます。シンプルで、速く、効率的で、使い勝手の良いものです。

まず、Outlookでメールを選択し、「ホーム」→「フォローアップ」（タブグループ内）をクリックします。

マイクロソフトは、「今日」「明日」「来週」など、いくつかのクイックアクションを提供しています。ただし、「カスタム」をクリックして、日付を選択することも可能です。

すると、メールが黄色くハイライトされるので、どのメールがフォローアップとしてマークされているのかが一目瞭然です。また、Outlookのタスクリストにもメールが追加されます。

これをメールに「フラグを立てる」といいます。一度開封したメールは、アーカイブなど他のフォルダに移動しても、ダブルクリックで開くだけでタスクリストに表示されたままになります。

デフォルトでは、Outlookがその日のメールの選択をリマインドしてくれます。ただし、リマインダーの正確な日時を選択したい場合は、再度ホーム > フォローアップから "リマインダーの追加 "を選択してください。

カスタマイズ」パネルが表示されますので、看板の名前、開始日、終了日、リマインダーの日時を変更します。

また、「ホーム」→「フォローアップ」をクリックし、「カスタマイズ」を選択することでもパネルにアクセスできます。

最初のオプションである「フラグ先」は、メールに送信するフラグの名前です。メッセージの上部にメッセージプロンプトとして表示されます。この例では、デフォルトの名前である「Follow Up」、開始日、有効期限が表示されています。

ドロップダウン・メニューから別のロゴ名を選択するか、自分で入力することもできます。

ロゴの名称を「Review」に変更し、それに伴いメッセージのプロンプトも変更しました。

メールのフォローアップ日を変更したい場合は、「開始日」「終了日」の値を変更することができます。

Outlookのタスクは、デフォルトでは「締め切り」ベースで動作するため、締め切りを設定すると、タスクリストでメールが表示されるタイミングが決まります。

また、リマインダーをポップアップ表示させる日時を設定することも可能です。Outlookのデフォルトでは、リマインダーのノイズが使用されますが、必要に応じて変更することができます。

終了したら、「OK」をクリックして、カスタマイズパネルを閉じます。

フォローアップを定期的にご利用の方は、クイッククリックのオプションもお勧めです。これにより、メール上で一度クリックするだけで、デフォルトのフラグを追加することができます。Outlookのデフォルトオプションをまだ変更していない場合は、右側に「クイックアクション」ボタンが表示されるまでメールにカーソルを合わせると、その中の1つに「フォローアップ」フラグが表示されます。

このオプションが表示されていない場合は、クイックアクション・ガイドを参照して追加してください。クイックアクションボタンをクリックすると、デフォルトではメールを「今日」としてマークします。

この設定は、「ホーム」→「フォローアップ」から「設定クイッククリック」を選択することで変更できます。

ドロップダウンメニューで、クイックアクション・ボタンに使用するデフォルトの日付を選択し、"OK "をクリックします。

これで、メールにカーソルを合わせてクイックアクションの「フォローアップ」マークをクリックすると、選択した日付が自動的に使われるようになりました。これは、一日の終わりにメールを閲覧して、後で処理することを自分に思い出させるためにとても便利です。

メールの処理が完了したら、[ホーム] > [フォローアップ]をクリックし、"完了マーク" または "フラグを消去" のいずれかを選択します。

"Mark Complete" はタスクを完了したものとしてマークし、表示されているタスクの一覧から削除します。"Clear Flag" はタスクを削除します。どちらを選んでも構いませんが、私たちは、ToDoリストのボックスにチェックを入れるような感覚で使える「マークコンプリート」を好んでいます。

これでフォローアップロゴの使用準備は完了です!